На платформе DIRECTUM автоматизирован договорной документооборот в Nokian Tyres Россия

Компания Avis Expert завершила первый этап проекта автоматизации документооборота на базе системы DIRECTUM в компании Nokian Tyres Россия. Результатом этого этапа стала автоматизация договорной работы.

Концерн Nokian Tyres – мировой производитель шин для легковых, грузовых автомобилей и индустриальной техники, а также владелец сети шинных центров Vianor. В собственности концерна - два собственных завода – в городе Нокиа (Финляндия) и в городе Всеволожск (Россия). Завод Nokian Tyres в России создан в 2005 году, в настоящее время запущены семь производственных линий, каждая из которых выпускает один миллион шин в год. Шины, произведенные на заводе во Всеволожске, экспортируются более чем в 20 стран мира. В российском подразделении концерна на конец июня 2010 года работал 691 сотрудник.

Проект

Динамичное развитие российского подразделения концерна Nokian Tyres потребовало гибкого и эффективного решения для автоматизации документооборота. Специфика бизнеса Nokian Tyres определила большой объем договорной работы, поэтому автоматизации этого участка деятельности уделялось особое внимание при выборе конкретной разработки. В результате конкурсного отбора среди ведущих российских и западных систем было выбрано решение на платформе DIRECTUM от компании Avis Expert.

Основными задачами первого этапа стали создание архива договорных документов и автоматизация процессов их согласования.

В рамках проекта была автоматизирована работа более чем с 80 категориями договорных документов, настроено более 120 шаблонов документов и более 50 сценариев согласования и утверждения договоров с использованием электронно-цифровой подписи. При этом, благодаря разработанному механизму управления этапами согласования,  появилась возможность изменять стандартную схему прохождения согласования договора (типовой маршрут) в соответствии с требованиями бизнеса без участия разработчика или администратора системы.

В ходе проекта были автоматизированы все процессы на протяжении жизненного цикла договорных документов – от создания проекта договора на основе шаблона или импорта полученного документа, до сканирования и ввода образов подписанных оригиналов. Это обеспечивает постоянное наличие актуальных версий документа, как в текстовом, так и в графическом (с подписью обеих сторон) виде.

Благодаря внедрению системы и автоматизации договорной работы существенно сократились сроки согласования документов и время работы с ними.

Также представители Заказчика особо отметили реализацию функции штрих-кодирования документов.

Использование штрих-кодирования для автоматизации ввода вернувшихся от контрагента документов

В исходящих документах уникальный штрих-код генерируется при их создании, входящие документы маркируются термоэтикетками с штрих-кодом. Использование штрих-сканеров позволяет пользователям моментально получать полную информацию как о самом документе (его реквизиты, наличие ЭЦП согласующих лиц), так и о бизнес-процессах, в которых он использовался.

Использование штрих-кодирования при работе с входящими документами

В рамках проекта была настроена интеграция DIRECTUM с ERP-системой Oracle E-Business Suite, выполняющая динамическую синхронизацию данных о контрагентах и договорных заявках. Также настроена синхронизация организационной структуры и данных о сотрудниках с системой 1С. Таким образом, исключается двойной ввод данных в различные бизнес-приложения информационного пространства компании и обеспечивается своевременное наличие актуальных данных в системе электронного документооборота.

Система управления договорами в информационном пространстве Nokian Tyres

Особенностью организации документооборота в западных компаниях является равномерное распределение всех функций делопроизводства между рядовыми сотрудниками компании. Как правило, в таких компаниях нет выделенной канцелярии и не ведется централизованная регистрация и обработка документов. Акцент делается на ответственности сотрудников и качественное выполнение ими своих обязанностей, в т.ч. и по работе с документами. Решение, предложенное Avis Expert на базе системы DIRECTUM, отлично вписалось в корпоративную среду Nokian Tyres.

Одним из требований Заказчика было выполнение проекта в сжатые сроки – 2 месяца. Успешному запуску системы в промышленную эксплуатацию в столь короткий срок способствовало наличие у Заказчика четко сформулированных требований к будущей системе, качественно проведенная работа по их согласованию и привязке к возможностям системы DIRECTUM, а также наличие большого опыта выполнения подобных проектов и отработанная методология внедрения компании Avis Expert.

Факты о проекте:

• За первый месяц эксплуатации системы было зарегистрировано более 500 договорных документов.

• За первый месяц эксплуатации системы более 200 договоров полностью прошли цикл согласования и утверждения в электронном виде и переданы в архив.

• Количество пользователей: 120.

• Количество видов и категорий документов: более 80.

• Количество шаблонов договоров: более 120.

• Количество сценариев типовых маршрутов: более 50.

• Срок выполнения проекта – 2 месяца.