Новые процессы ОАО "Гипрогазцентр" перешли в DIRECTUM

В ОАО "Гипрогазцентр" - одном из ведущих проектных институтов газового комплекса России – завершился переход на новую версию DIRECTUM. В ходе работ была модернизирована вся информационная система предприятия, а также автоматизированы новые важные процессы.

Основным видом деятельности ОАО "Гипрогазцентр" является комплексное проектирование нефте-, газо- и продуктопроводов, включая их инфраструктуру: энергетические комплексы, связь, автоматические системы управления технологическими процессами и комплексы оборудования для мониторинга экологической обстановки; инженерные изыскания, проектирование зданий и сооружений, проектные работы по пожарной безопасности и т.д.

С 2005 года для автоматизации документооборота и взаимодействия в институте используется ECM-система DIRECTUM версии 2.3. Функциональным ядром информационной системы являются следующие модули DIRECTUM: Управление электронными документами, Управление деловыми процессами и Канцелярия.

В рамках создания единого информационного пространства реализована интеграция КАС "Бизнес Люкс", DIRECTUM, ИСАПР (интегрированная система автоматизации проектных работ). Интеграция систем позволяет уйти от дублирования процесса ввода данных. Информация, занесенная в одной системе, синхронизируется с данными другой: в DIRECTUM – осуществляется сбор исходных данных для составления договоров, отражение всех этапов согласования договоров, в ИСАПР – производится расчет сметной стоимости договоров, в КАС "Бизнес Люкс" - фиксируется выполнение и оплата договоров, информация о состоянии договоров в любой момент времени, формирование актов сверок.

При этом информационная система ОАО "Гипрогазцентр" активно развивается – как силами специалистов института, так и консультантов DIRECTUM. В 2008 году в связи с ростом предприятия и развитием инфраструктуры, возникла необходимость развития решения на базе DIRECTUM под новые требования бизнеса: расширить охват автоматизации, развить функционал, автоматизировать новые и оптимизировать существующие процессы взаимодействия. Для этого был инициирован проект модернизации системы предприятия, целями которого стали оптимизация работы канцелярии и автоматизация некоторых важнейших процессов системы менеджмента качества (СМК).

Проект стартовал осенью 2008 года и был завершен в осенью 2009. Для реализации проекта была сформирована рабочая группа, в состав которой вошли бизнес-аналитики, специалисты по СМК и сотрудники ИТ-отделов ОАО "Гипрогазцентр", а также бизнес-консультанты и специалисты по внедрению компании DIRECTUM.

В рамках модернизации было проведено обновление системы на более новую версию DIRECTUM 4.5.1. В ходе работ был полностью пересмотрен процесс работы в системе с входящими документами. Была значительно оптимизирована работа делопроизводителей. Появилась возможность автоматического снятия документов с контроля, с оповещением делопроизводителей, разработана система уведомлений, позволяющая специалистам Отдела управления качеством упростить контроль над соблюдением сроков работ по важным и срочным документам.

Благодаря внедрению функционала DIRECTUM Storage Services сотрудники ОАО "Гипрогазцентр" получили возможность хранить объемные данные в дополнительных хранилищах, что позволило обеспечить быстрый и удобный доступ к ним и снизило нагрузку на основной сервер.

Переход на новую версию системы позволил функционально пересмотреть старые и охватить новые процессы, играющие особую роль в основной деятельности института и управлении качества его работ. Это особенно важно для ОАО "Гипрогазцентр", поскольку предприятие уделяет пристальное внимание поддержке и развитию системы менеджмента качества.

Так, например, в систему полностью перешло управление всеми процессами, связанными с передачей технических проектов внешним подрядчикам – выбор исполнителя, согласование задания на проектирование для подрядчика и приемка результатов его работ. Ранее данные процессы фиксировались вручную на бумажных носителях, поэтому было довольно сложно управлять ими и при необходимости обращаться к связанным документам.

Теперь все внутренние работы по подрядчику описаны, и в виде сложных типовых маршрутов переведены в электронный вид. Руководители направлений теперь могут проследить процесс выбора подрядчика.

Также был автоматизирован исключительно важный для СМК процесс, определяющий деловую и профессиональную репутацию института – анализ внешней претензии.

По стандартам ОАО "Гипрогазцентр" срок обработки претензии не должен превышать 10 дней с момента ее поступления - теперь сроки и прохождение этого процесса контролируются с помощью системы DIRECTUM. Претензии от заказчиков регистрируются как входящие документы в модуле "Канцелярия" и особым типовым маршрутом отправляются главному инженеру проекта, а от него по всем участникам проекта. Главный инженер может контролировать обработку претензии на любом этапе.

Благодаря автоматизации работы по анализу внешней претензии специалистам ГГЦ стало проще соблюдать 10-дневный срок и управлять качеством своих проектов.

Таким образом, проект модернизации DIRECTUM в ОАО "Гипрогазцентр" позволил создать актуальный механизм управление деятельностью института и расширить возможности управления основными процессами по СМК. Новая информационная система уже получила высокую оценку руководства проектного института, придерживающегося стратегии широкого использования информационных технологий для повышения эффективности бизнеса.