НПО «КОМПЬЮТЕР» выпускает подсистему электронного документооборота КАС «Бизнес Люкс»

На семинарах НПО «Компьютер», проходивших в октябре в городах Ижевск и Березники (Пермская обл.), была представлена новая подсистема Комплексной Автоматизированной Системы «Бизнес Люкс» - «Электронный документооборот». Данная подсистема - это самостоятельный законченный продукт, который может использоваться и совместно с другими подсистемами КАС «Бизнес Люкс». Подсистема «Электронный документооборот» предназначена для автоматизации процессов движения и хранения документов в рамках предприятия, а также управления деловыми процессами от выдачи поручений исполнителям до контроля за их выполнением. Новая подсистема стала результатом анализа требований к автоматизации процессов движения и хранения документов, а также обобщения опыта различных предприятий по автоматизации документооборота.

Документооборот неразрывно связан с деятельностью любого предприятия и сопровождает его на протяжении всей его жизни. От организации документооборота существенно зависит оперативность и качество управления предприятием. Автоматизация документооборота уменьшает объемы информации на бумажных носителях, позволяет увеличить скорость обращения документов, избежать потерь документов, снизить затраты ресурсов, направляемых на работу с документами. Автоматизация деловых процессов предприятия снижает управленческие издержки — время на контроль исполнения заданий сотрудниками, позволяет произвести анализ загруженности сотрудников, повысить исполнительскую дисциплину на предприятии, более рационально подходить к использованию трудовых ресурсов предприятия. Именно эти задачи призвана решить новая подсистема.

Подсистема «Электронный документооборот» состоит из двух модулей - «Электронный архив документов» и «Управления деловыми процессами».

Модуль «Электронный архив документов» позволяет создавать централизованное корпоративное хранилище документов и эффективно управлять им. Электронный архив эффективно решает задачи систематизации документов, организации их хранения и поиска документов, ведения истории изменений и анализа работы с документами. При этом возможна работа с любыми типами документов (текстовыми, табличными, графическими, звуковыми и т.д.). Имеются гибкие возможности поиска по реквизитам карточки и текстовому содержанию документа (полнотекстовый поиск), по связанным документам и произвольной системе папок. Подсистема «Электронный документооборот» проста в использовании благодаря знакомому интерфейсу основного рабочего пространства, приближенному к виду проводника Windows и MS Outlook.

Модуль «Управление деловыми процессами» является современной workflow-системой. Модуль оперирует понятием «задача», которая может быть связана с электронным документом, а может существовать самостоятельно. Таким образом, модуль «Управление деловыми процессами» позволяет организовать движение документов и автоматизировать поток задач (заданий) исполнителям, с заданием маршрутов их движения от одного исполнителя к другому. Модуль позволяет вести детальный контроль исполнения заданий и формировать различные аналитические отчеты.

Подсистема «Электронный документооборот» - мощное средство объединения пользователей и включения их в общую информационную систему. Благодаря тому, что подсистема «Электронный документооборот», как вся КАС «Бизнес Люкс», работает на базе MS SQL Server 2000 – мощной современной платформе управления базами данных, - система способна работать с огромными объемами документов и количеством пользователей. Благодаря встроенным механизмам репликации данных, для «Электронного документооборота» практически не существует территориальных границ, он может охватывать подразделения, разбросанные на десятки тысяч километров. Причем механизмы репликации построены таким образом, что обмен данными может осуществляться как в режиме прямого соединения, так и через электронную почту и на магнитных носителях, в режиме off-line.

Большей эффективности подсистема позволяет добиться при использовании её в составе КАС «Бизнес Люкс». Достигается это за счет тесного взаимодействия модулей подсистемы «Электронный документооборот» с другими подсистемами КАС «Бизнес Люкс». Работа осуществляется с документами электронного архива и с документами финансово-учетных подсистем (заявками на закупку, счетами-фактурами, договорами) в едином информационном пространстве. В таком случае происходит использование общих справочников системы (организации, сотрудники, договора и т.д.). Появляется возможность создания задач непосредственно из электронного архива и учетных модулей. Для модуля «Управление деловыми процессами» не существует разницы работы с неструктурированными документами из архива (doc-файл, xls-файл и т.д.) и структурированными из финасово-учетных подсистем.

Все эти возможности позволяют не только построить оптимальную систему документооборота, но и эффективно управлять ей. В результате предприятие становиться единым отлаженным механизмом, который позволяет современному руководителю легко воплощать в жизнь все новые решения.

Подсистема «Электронный документооборот» уже внедрена и используется непосредственно в НПО «Компьютер» (более 60 рабочих мест, включая удаленный филиал). Кроме того, на одном из крупных предприятий, где ранее была внедрена КАС «Бизнес Люкс», началось внедрение подсистемы «Электронный документооборот».