ООО «Оптовик» оптимизирует документационную логистику с помощью DIRECTUM

В крупнейшей торговой компании Республики Татарстан ООО «Оптовик», известной под брендом ЭССЕН, завершен проект внедрения системы DIRECTUM. Порядка 200 пользователей аппарата управления теперь работают в едином информационном пространстве.

ООО «Оптовик» уже более 10-ти лет занимается реализацией продуктов питания. На рынках Татарстана, Марий Эл, Башкирии, Чувашии, Удмуртии и Кировской области представлена 101 торговая точка компании. Сеть магазинов ЭССЕН стремится применять в своей деятельности новейшие концепции ведения бизнеса.

Понимание того, что современные технологии выявляют скрытые резервы и повышают эффективность бизнеса, позволило компании стать лидером на рынке Татарстана. В 2014 году в рамках концепции развития ИТ-ландшафта было принято решение об автоматизации процессов, обеспечивающих документационную составляющую бизнеса. По итогам тендера предпочтение получила система DIRECTUM, так как обладает широким функционалом и наличием готовых коннекторов к семейству продуктов 1С. Исполнителем была выбрана компания МайТэк, генеральный партнер DIRECTUM.

Проект стартовал в августе 2014 года и завершился в марте 2015, в результате были автоматизированы процессы канцелярии, работа с организационно-распорядительной документацией, управление договорами, управления тендерами и управления кадрами.

Для упрощения и ускорения инициации процессов большая часть из них была реализована с использованием мастеров действий. Интуитивно понятный интерфейс, запрос необходимых параметров и создание документа на основе существующего макета значительно облегчают работу пользователей, особенно на первоначальном этапе работы с системой. После создания документа у пользователя есть возможность автоматически отправить задание по соответствующему маршруту для согласования/подписания документа. Так, к примеру, был разработан мастер действий по оформлению и согласованию командировочных удостоверений. Поэтапно заполняя запрашиваемые параметры, работник получает заполненный бланк командировочного удостоверения, который система автоматически отправляет на согласование. Также мастера действий были настроены еще по 6 процессам оформления и согласования:

• договорных документов;
• заявления на отпуск/увольнение/прием/перевод;
• исходящего письма;
• приказа по основной деятельности;
• служебной записки;
• нормативных документов.

Согласование большинства документов реализовано с использованием матриц, которые представляют собой справочники с правилами определения согласующих в зависимости от параметров документа. Это делает систему гибкой для сопровождения и не требует сложных настроек в случае изменения в дальнейшем перечня согласующих или модификации процессов в целом.

Значительный объем работ был выполнен по оптимизации и формированию регламента работ с договорной документацией. Были созданы два типовых маршрута для согласования товарных и нетоварных договоров, а также типовой маршрут для проверки контрагентов. После согласования договора, он автоматически создается в 1С так же, как и одобренный контрагент. В систему DIRECTUM конвертирована существующая база договоров. Более того интеграция с 1С настроена и в части кадровых процессов, передача данных при этом происходит из 1С в DIRECTUM.

На текущий момент в системе работает порядка 200 сотрудников. В дальнейшем планируется тиражировать решение на все удаленные подразделения компании в 6 регионах России.