Алексей Вуймин, ДКС: Внутри компании мы практически перестали обмениваться бумажными документами

Алексей Вуймин, директор по IT департамента информационных технологий компании ДКС, об организационных вопросах перехода на электронный документооборот

ГК «Диэлектрические кабельные системы» (ГК ДКС) — крупнейший производитель кабеленесущих систем и низковольтного оборудования в России и Европе. С 2012 года компания работает в ECM-системе Directum, а 2 года назад руководство ГК ДКС приняло решение о переходе на электронный обмен первичными финансовыми документами. В 2016 году проектная команда в лице специалистов ДКС и компании Акелон запустила обмен между организациями группы. Это был лишь первый этап, в настоящее время к электронному документообороту подключаются контрагенты ДКС.

Алексей, расскажите о предпосылках перехода на электронный обмен первичными документами?

Алексей Вуймин: Переход на электронный обмен обусловлен двумя основными моментами: логикой развития бизнес-процессов компании и тенденциями рынка в целом.

Приступая к проекту, вы имели представление о том, как должен работать процесс и какие шаги необходимо для этого предпринять? Какие задачи требовалось решить?

Алексей Вуймин: В первую очередь мы внедрили архив финансовых документов – комплексное решение, которое поддерживает работу как с бумажными носителями, так и с электронными экземплярами. Мы тщательно продумали и внедрили в работу схему обмена, т. е. непосредственно логику процесса.

Следующим шагом стал переход на межкорпоративное взаимодействие с основными контрагентами. Это задача более масштабная и растянутая во времени, работы ведутся до сих пор. Этап зависит не только от нас, но и от готовности наших партнеров к использованию новой технологии. Тем не менее проект запущен и развивается, по нашим оценкам, вполне успешно. На сегодняшний день мы перешли на полностью электронное взаимодействие с 12 контрагентами, и это число постоянно растет.

Каких подразделений коснулся новый порядок работы?

Алексей Вуймин: Проект охватил почти все подразделения ДКС, и самое активное участие в работах приняли сотрудники финансового департамента, департамента логистики, секретариат и специалисты департамента ИТ. Основные изменения в работе произошли как раз в перечисленных профильных подразделениях, но и остальным пришлось что-то менять в связи с внедрением новых технологий.

Многие компании ведут смешанный документооборот – работают с бумажным и электронным потоками документов. Как решается вопрос смешанного документооборота в ГК ДКС?

Алексей Вуймин: Смешанный документооборот, безусловно, имеет место. Как я уже сказал, не все наши контрагенты готовы в настоящее время перейти на межкорпоративное электронное взаимодействие. Я думаю, даже через несколько лет останутся компании, с которым мы будем работать в бумаге (если, конечно, государство не сделает ЭДО обязательным для всех).

Сложностей как таковых со смешанным документооборотом нет. Все процедуры подготовки документации автоматизированы, пользователи прошли обучение, подготовлен большой объем методической литературы. В ходе проекта у нас было сформировано отдельное подразделение – Центр обработки документов, в функции которого входит обработка бумажных и электронных документов, ведение архива финансовых документов.

Функции Центра обработки документов могли бы исполнять все пользователи системы на своем уровне. Насколько эффективнее работает отдельное подразделение?

Алексей Вуймин: С уверенностью могу сказать, что решение о выделении отдельного подразделения для выполнения этих функций было абсолютно правильным и полностью себя оправдало. Наличие такого центра позволяет усилить контроль за процессами документооборота и значительно сократить затраты на обеспечение процессов.

Какие организационные вопросы приходилось решать при переходе на электронный обмен первичными документами? С какими трудностями столкнулись?

Алексей Вуймин: Основная организационная сложность проекта заключалась в необходимости унифицировать процессы документооборота и архивного хранения внутри всей группы компаний. Но с помощью специалистов финансового департамента мы с этой задачей успешно справились, а создание единого Центра обработки документов позволило взять процесс под контроль.

Изменения в работе подразделений не были принципиальными, просто вместо бумажных документов сотрудники стали работать с электронными образами в Directum.

Как прошел процесс адаптации пользователей к электронной форме первичных документов?

Алексей Вуймин: Большинство сотрудников ДКС уже несколько лет работают с внутренними документами в электронном виде в системе Directum, так что больших сложностей при переходе на электронный формат работы в финансовыми документами не возникло.

В настоящее время вы активно подключаете контрагентов к межкорпоративному электронному обмену. Каким образом вы инициируете процесс подключения? Сколько контрагентов уже обмениваются с вами электронными документами?

Алексей Вуймин: На настоящий момент по схеме ЭДО с нами уже работают 12 контрагентов.

Мы разработали специальную инструкцию, где описаны основные шаги, которые необходимо выполнить для подключения контрагента к электронному обмену. Инициатором обычно выступает сотрудник ДКС, отвечающий за взаимодействие с тем или иным контрагентом. В начале года мы подготовили и отправили контрагентам официальные письма с предложением начать работу через сервис обмена юридически значимыми электронными документами. На настоящий момент процедура вполне отлажена и особых сложностей не вызывает.

Как вы мотивируете контрагентов переходить на межкорпоративный электронный документооборот (МЭДО)?

Алексей Вуймин: Вполне понятно, что технология ЭДО еще достаточно нова и для ее использования бизнес-процессы компании должны достигнуть определенного уровня зрелости. Если контрагент не готов к электронному взаимодействию, мы обычно не настаиваем. Исключение составляют наши крупные дистрибьюторы, переход с которыми на МЭДО для нас стратегически важен. К счастью, в основном дистрибьюторы ДКС — высокотехнологичные компании с высоким уровнем автоматизации и культурой бизнес-процессов. Многие из них уже работают по схеме ЭДО, и переход на межкорпоративное электронное взаимодействие с нами не вызывает особых трудностей и является просто вопросом времени.

Теперь, когда работа с первичными финансовыми документами ведется в электронном виде, подготовка к налоговым и аудиторским проверкам отнимает меньше времени?

Алексей Вуймин: Да, безусловно. Создание выделенного подразделения для централизованной обработки документов и ведения финансового архива было правильным решением.

Сейчас уже можно подвести некоторые промежуточные итоги. Как вы оцениваете результаты проекта? Какие плюсы и минусы вы видите в ЭДО?

Алексей Вуймин: Документооборот стал более прозрачным. Хотя на настоящий момент лишь небольшая часть наших контрагентов перешла на электронное взаимодействие, позитивный результат уже ясно виден. Внутри ГК ДКС мы практически перестали обмениваться бумажными документами, и это не может не радовать.

К минусам можно отнести тот факт, что ЭДО очень зависит от изменений законодательства и скорости реакции участников процесса на эти изменения. Например, при переходе на новый формат электронного счета-фактуры потребовался новый релиз ПО от оператора обмена, т.е. от компании Directum.

Какие рекомендации вы можете дать тем компаниям, которые только собираются переходить на электронный обмен первичными финансовыми документами?

Алексей Вуймин: Документооборот финансовых документов при всей своей регламентированности достаточно сильно отличается в каждой компании, поэтому дать какие-то универсальные рекомендации сложно. Наш проект отличается высоким уровнем автоматизации и основные проблемы были в области интеграции между системами-участниками процесса (SAP, Directum и сервис обмена).

Из положительного опыта хочу отметить создание Центра обработки документов. Если в компании на момент начала проекта такого централизованного подразделения нет, его стоит создать. Затраты окупятся, а плюсы будут очевидны.

И последнее: очень важно правильно выбрать надежного партнера для реализации проекта, который будет готов справляться со сложными нестандартными задачами, работать в режиме высокой нагрузки и добиваться поставленной цели.

По материалам сайта Tadviser