Основательный подход к управлению совещаниями с Directum в ГК «Полиметалл»

Крупнейшая российская компания по добыче золота и серебра продолжает развивать Directum у себя на предприятии. Для ГК «Полиметалл» решение по управлению совещаниями стало еще одним элементом единого информационного пространства для централизованного доступа к документации по совещаниям. Независимо от способа подключения (настольный или веб-клиент) функциональность решения отвечает всем нуждам пользователей.

У масштабных компаний – масштабные задачи

Группа компаний «Полиметалл» – одно из ведущих предприятий по добыче золота и серебра, которое самостоятельно осуществляет весь комплекс работ по освоению рудных месторождений в России и СНГ. Горнодобывающие предприятия в составе Полиметалла специализируются на разработке месторождений в режиме greenfield («с нуля») или радикальной реконструкции неработающих предприятий. Сегодня группа имеет солидный опыт управления полным циклом разработки месторождений, включая инжиниринговые, строительные работы и эксплуатацию.

В составе компании множество подразделений, как на территории России, так и за ее пределами. А главный офис Полиметалла находится в Санкт-Петербурге. В повседневной деятельности сотрудники головной и дочерних компаний проводят множество совещаний, решения которых имеют важнейшее значение для развития предприятия в целом.

Долгое время работа с совещаниями строилась с помощью электронной почты, таблиц Excel и общедоступного сетевого диска, на котором и размещались протоколы совещаний. Доступ удаленных подразделений к актуальной информации был крайне ограничен. А для контроля над исполнением решений использовались запросы, которые регулярно рассылались вручную по электронной почте.

Оптимизация работы с совещаниями как этап развития СЭД

С момента внедрения в 2012 году система Directum постоянно развивается, подтверждение тому растущее количество автоматизированных бизнес-процессов. Среди ключевых преимуществ использования ECM-системы Directum руководители и сотрудники отмечают обеспечение прозрачности бизнес-процессов, повышение оперативности доступа к информации, исключение потери информации и сокращение затрат времени на выполнение рутинных операций с документами.

По итогам предварительного анализа бизнес-процессов были выявлены требования и разработан прототип решения на базе «Управление совещаниями и заседаниями». Реализация проекта внедрения была доверена специалистам Акелон, которые уже зарекомендовали себя на проекте автоматизации архива проектной документации.

Каким должно быть решение по управлению совещаниями?

К решению по автоматизации работы с совещаниями в ГК «Полиметалл» были выдвинуты требования:

• автоматическое формирование и актуализация повесток и протоколов совещаний;
• интеграция процесса по работе с совещаниями с уже автоматизированными бизнес-процессами;
• организация комплексной работы (легкий и удобный доступ к информации по всем совещаниям, хранящимся в единой базе);
• эффективное планирование и учет встреч;
• реализация автоматических регулярных рассылок по электронной почте по статусам исполнения решений;
• автоматическая отправка приглашений на встречи в Outlook после утверждения повестки;
• возможность работы с совещаниями и решениями по совещаниям через веб-клиент;
• ролевой доступ к необходимой информации.

Решение на основе требований заказчика и специфики работы

Для автоматизации процесса работы с совещаниями был разработан специальный типовой маршрут, в рамках которого согласуется повестка. При ее оформлении указывается суть вопроса и докладчик. Как только повестка окончательно утверждена, всем участникам автоматически отправляются приглашения в календарь Outlook.

На селекторных совещаниях по крупным инвестиционным или производственным проектам часто один и тот же вопрос рассматривается многократно. Именно поэтому в реализован механизм добавления открытых вопросов прошедших совещаний в повестки новых встреч. Участникам обсуждения доступна вся история работ и комментарии по теме, однако права доступа сотрудников распределены в зависимости от должности и роли в бизнес-процессе. Права могут ограничить доступ пользователя как к отдельным записям вопросов в рамках какого-либо совещания, так и к отдельным полям и действиям в карточке конкретного вопроса.

При необходимости инициатор или секретарь совещания вносит изменения в повестку, после чего формирует новую версию.

Для оперативного напоминания ответственным за исполнение принятых решений и контролерам периодически приходит информационная сводка, где в структурированном и сгруппированном виде отображена информация о ходе исполнения решений. По соответствующей ссылке в письме получатель сводки может сразу перейти к тем вопросам в Directum, которые у него находятся в работе.

Информационная сводка рассылается по электронной почте, а не заданием в Directum, потому что не все сотрудники ГК «Полиметалл» могут регулярно работать в системе. Тем не менее, они должны быть в курсе исполнения решений или иных изменений.

Существенная часть пользователей работает в системе Directum через веб-клиент. С учетом потребностей и специфики работы удаленных сотрудников решение настроено и для работы через Интернет.

Какие результаты уже имеются, а какие еще ожидаются?