От бумажного согласования к электронному в DIRECTUM

Завершена автоматизация договорного процесса в Центре международной торговли Москвы. В результате проекта разработано уникальное решение, охватывающее все особенности согласования договорных документов организации.

Центр международной торговли (ЦМТ) Москвы – один из крупнейших многофункциональных бизнес-комплексов в России. В настоящее время услугами ЦМТ пользуются около 500 фирм-арендаторов, среди которых ведущие российские и иностранные компании, представляющие всемирно известные бренды.

ОАО «ЦМТ» – сложная структура, включающая в себя 24 подразделения и более 1800 сотрудников. ЦМТ ежедневно заключает несколько десятков договоров, каждый из которых должен пройти определенный маршрут согласования. До реализации проекта процесс согласования проходил в бумажном виде, при этом возникали сложности в отслеживании движения документов внутри ЦМТ и задержки в их передаче между сотрудниками.

Переход Центра международной торговли Москвы на электронный документооборот начался в 2013 году. Первый этап внедрения системы DIRECTUM завершился в сентябре – с помощью бизнес-решения «Классическое делопроизводство» были автоматизированы процессы по работе с входящими и исходящими документами, согласованию организационно-распорядительной документации. Когда встал вопрос автоматизации договорной работы, было решено продолжать использовать возможности платформы DIRECTUM. Второй этап внедрения системы стартовал сразу после завершения первого – в сентябре 2013 года.

Работы по внедрению бизнес-решения «Управление договорами» были поручены специалистам компании Акелон. Продолжительность проекта составила 4 месяца. Опытная эксплуатация системы в ЦМТ длилась в течение 5 недель.

Решение DIRECTUM, адаптированное под бизнес-задачи ЦМТ, отличается большой гибкостью и расширенной функциональностью. В то же время оно обладает удобным интерфейсом и минимизирует выполняемые в системе действия пользователей.

Для быстрой адаптации сотрудников ЦМТ к работе в системе, специалисты компании Акелон провели масштабное обучение и настроили оборудование для идентификации документов с помощью технологии RapID, которая основывается на маркировке каждого бумажного документа уникальным штрихкодом. Рабочие места сотрудников управления делами в ЦМТ оборудованы специальными сканерами. Сотруднику достаточно поднести такой документ к сканеру штрихкодов, чтобы быстро найти его в электронной базе и зарегистрировать.

Для интеграции СЭД в существующую IT-среду компании была реализована синхронизация DIRECTUM с 1С.

На момент завершения опытной эксплуатации многие сотрудники ЦМТ работали с договорным процессом в DIRECTUM, большая часть из них оценивала эффект от внедрения как положительный. За это время в системе было создано более 500 документов и 450 задач.

Еще до окончания проекта было инициировано внедрение бизнес-решения по оказанию сервисной поддержки (Service Desk), а также начаты работы по автоматизации процессов подготовки и проведения совещаний на базе бизнес-решения «Управление совещаниями и заседаниями». Что стало продолжением плана развития системы в ЦМТ.