Простое соответствие стандартам компании «Новомет»

Упростить работу с большим потоком корреспонденции, выстроить процессы управления договорами и совещаниями, в соответствии с принятыми стандартами компании – эти задачи стали ключевыми в проекте внедрения СЭД DIRECTUM в «Новомет-Пермь». В результате, уменьшилось количество бумажных документов на 70%, уровень исполнительской дисциплины вырос на 40%.

Цель:

Упростить работу с большим потоком корреспонденции, выстроить процессы управления договорами и совещаниями, в соответствии с принятыми стандартами компании – эти задачи стали ключевыми в проекте внедрения СЭД DIRECTUM в «Новомет-Пермь».

В результате, уменьшилось количество бумажных документов на 70%, уровень исполнительской дисциплины вырос на 40%, время поиска документов сократилось в 6 раз.

Заказчик:

ЗАО «Новомет-Пермь» – один из крупнейших в России производителей нефтепогружного оборудования. Компания ведет собственную конструкторскую разработку оборудования, и имеет ряд международных патентов на изобретения. Основными потребителями продукции предприятия являются «ТНК», «Лукойл», «Сибнефть», «Роснефть», «Сургутнефтегаз».

Размер бизнеса/внедрения:

В компании работает более 3000 человек. В ходе проекта автоматизирована работа 350 сотрудников основного состава компании «Новомет-Пермь» и сервисного подразделения («Новомет-Сервис»).

Отрасль:

Промышленность

Исполнитель:

Авторизованный партнер компании DIRECTUM – ЗАО «ИВС».

Задачи:

В рамках проекта было сформировано несколько главных задач:

• перевод документооборота в электронный вид;
• ускорение процесса согласования документов;
• повышение эффективности исполнения решений;
• снижение рисков случайных утечек информации;
• минимизация потерь документов;

Кроме основных задач необходимо было облегчить процесс поиска документов. Поиск необходимого документа занимал достаточно много времени, это приводило к несвоевременному решению деловых задач.

Требования:

В компании полностью выстроены внутренние бизнес-процессы, однако для повышения их эффективности руководство «Новомет-Пермь» приняло решение о внедрении системы электронного документооборота. СЭД должна была упростить документооборот, облегчить поиск нужного документа, ускорить процесс согласования документов, наладить контроль исполнения.

Для выбора СЭД было разработано техническое задание. Главными требованиями стали:

• возможность одновременной работы нескольких пользователей с одним документом,
• создание типовых и произвольных маршрутов согласования документов,
• ограничение и разграничение прав доступа различных пользователей,
• фиксация и хранение истории документов, полнотекстовый поиск,
• использование типовых форм и шаблонов документов,
• интеграция с 1С и MS Office и другими системами.

Кроме этих требований, необходимо было реализовать возможность параллельного согласования и внесения изменений в документ.

Проанализировав предложения от DIRECTUM, DocsVision, Евфрат, FlowPoint, предпочтение было отдано ЕСМ-системе DIRECTUM. По итогам выбора рабочая группа, в которую вошли представители канцелярии, юридического отдела, программисты, специалисты по договорной работе сформировали окончательное техническое задание.

Сроки проекта

Проект стартовал в марте 2012 года. Промышленная эксплуатация системы началась в апреле 2013 года.

Решение:

В соответствие с действующим в компании стандартом предприятия «Управление организационной, распорядительной и информационной документацией» были разработаны маршруты согласования проектов приказов и распоряжений, проектов исходящих писем, рассмотрения входящей корреспонденции, отправка поручений, оформление командировок, а также отчеты: «Информация на согласование», «Реестр почты за период», «Печать конверта», «Результат ознакомления с Приказом/Распоряжением» и другие.

Маршруты согласования договоров, как поступивших от контрагентов, так и подготовленных внутри компании были разработаны в соответствие с действующим в компании Положением о порядке согласования договоров.

Помимо этого произведена интеграция бизнес-решений «Управление совещаниями и заседаниями» с «Управление договорами». В процессе согласования договора, сотрудник юридического отдела отправляет его на одобрение советом директоров, если это необходимо. Автоматически этот вопрос включается в повестку заседания. В зависимости от принятого на совещании решения договор или подписывается, или отклоняется.

На основании Положения о совете директоров и Положения о порядке подготовки материалов к заседаниям совета директоров автоматизирован процесс проведения корпоративных процедур, формируются отчеты: «Корпоративные процедуры», «Отчет СД общий».

Результат:

Внедрение DIRECTUM позволило существенно повысить эффективность бизнес-процессов компании «Новомет-Пермь».

Теплых Юлия Анатольевна, начальник юридического отдела, руководитель проекта «Новомет-Пермь» подводит итоги проекта: «В настоящий момент в системе работает около 350 пользователей, включая сотрудников всех отделов, задействованных в процессе документооборота, таких как канцелярия, договорной отдел, юридический отдел, бухгалтерия, финансовый отдел, служба качества, отдел организационного развития и т.д., включая руководство компании. В результате внедрения системы DIRECTUM уменьшилось количество бумажных документов на 70%, уровень исполнительской дисциплины вырос на 40%, время поиска документов сократилось в 6 раз».

В дальнейших планах компании – развитие функционала системы и автоматизация специфических бизнес-процессов.

Источник: DOCFLOW.ru