СЭД + сервисы обмена электронными документами: новые возможности документооборота

В ноябре компания DIRECTUM выпустила новую версию системы DirectumRX 2.5, в которой была представлена интеграция с сервисами обмена электронными документами. Алексей Мурин, владелец раздела продукта DirectumRX, и Иван Агапов, руководитель бизнес-направления Synerdocs, рассказали, почему объединение возможностей СЭД и сервисов обмена – это новый этап развития документооборота.

СЭД, как правило, автоматизируют внутренние бизнес-процессы компании. Почему вы решили развивать функциональность электронного обмена документами с контрагентами через сервисы обмена?

Алексей Мурин: Действительно, многие компании уже оценили все преимущества использования СЭД. Для внутреннего документооборота – это мгновенный поиск документов и максимальное снижение рисков их потери, ускорение процессов исполнения и согласования, увеличение общей управляемости компании за счет формализации бизнес-процессов и контроля исполнительской дисциплины. Например, по нашему опыту за счет СЭД только срок согласования договоров снижается в 2-5 раз!

Однако юридически обязывающий документооборот с контрагентами, даже при использовании СЭД, все еще ведется «по старинке». Документы печатают и отправляют, ожидают доставки, после возврата подлинников, подписанных контрагентом, их снова сканируют. И сохраняются все те же горы бумаги, потеря времени и лишние затраты.

Поэтому перевод внешнего документооборота с контрагентами в юридически значимую электронную форму является естественным развитием СЭД. А сервисы обмена здесь выступают в качестве быстрой, надежной и юридически-значимой электронной курьерской службы.

Какие преимущества получают пользователи от использования сервиса обмена?

Агапов Иван: Помимо очевидных плюсов использования сервиса, таких как сокращение времени доставки документов, снижение стоимости отправки и гарантия доставки, есть и скрытые преимущества.

Некоторые бизнес-процессы компании напрямую завязаны на получении и отправке документов: пока не пришел документ – не запускается оплата, нельзя стартовать работы. И как раз это для многих компаний гораздо важнее, чем сокращение затрат на бумагу, доставку и прочее. В этом случае они быстрее получают оплату, а значит ускоряется оборот денежных средств, растет прибыль, сокращается кассовый разрыв.

Приведу в пример страховую компанию «Ингосстрах», которая использует сервис Synerdocs для взаимодействия с агентами. Раньше, чтобы получить финансовое вознаграждение, агентам приходилось отправлять бумажные отчеты по почте, ждать подписания, это занимало до 2 недель. Страховая в свою очередь тоже тратила время – на обработку бумажных документов, их согласование и т.д. Внедрение электронного обмена документами позволило существенно упростить всю процедуру как для агентов, так и для компании «Ингосстрах», а ускорение оплаты по агентским отчетам повысило лояльность агентов.

Есть ли другие варианты электронного обмена?

Агапов Иван: Конечно, они есть. Закон обязывает обмениваться через операторов электронного документооборота только электронными счетами-фактурами, все остальные документы могут отправляться напрямую. Но надо понимать, что когда мы говорим «напрямую», – это значит, что кто-то должен данный процесс организовать. Чтобы наладить обмен с контрагентами, надо с каждым из них отдельно договориться, решить, каким образом будет происходить обмен электронными документами, по каким форматам, с использованием каких информационных систем и т.п. Здесь же эту работу берет на себя оператор обмена – вы только подключаетесь и начинаете обмен.

Сегодня компаний, вовлеченных в обмен электронными документами, становится все больше. Снимаются психологические и технические трения, даже если на начальном этапе возникают какие-то нарекания (заставили, надо привыкать), то через 2-3 месяца работы в сервисе люди начинают осознавать реальную выгоду и удобство.

Кто выступает инициатором старта юридически значимого электронного обмена в компании?

Агапов Иван: Есть 2 вида заказчиков – компании и ключевые сотрудники.

Если говорить про компании, то, как правило – это компании-генераторы трафика. Те, кто сам создает или получает большое количество бумажных документов от контрагентов. Им интересна автоматизация, они видят выгоды, поэтому и инициируют процесс обмена.

Также среди компаний могут быть и те, кто уже увидел эффект от использования СЭД. К примеру, в Nokian Tyres внедрена система DIRECTUM и был налажен «гибридный» документооборот (оригинал в бумаге, сканы в электронном виде). Развивая СЭД, они естественным путем пришли к обмену электронными документами через сервисы. Если смотреть с точки зрения конкретных людей, то все зависит от процессов, за которые они отвечают. Для энергосбыта или телекома – это сотрудники, занятые расчетной деятельностью. В закупочных компаниях – логистики или отдел по работе с поставщиками, снабжению.

В других ситуациях инициатором электронного обмена выступает главный бухгалтер, который много работает с первичной документацией. Или ИТ-директор, который в принципе отвечает за все вопросы автоматизации и ищет новые возможности и перспективы для компании. Часто инициатором выступает финансовый директор, который рассчитывает получить выгоду за счёт экономии средств.

Почему вы начали развитие DirectumRX с неформализованных документов?

Агапов Иван: По разным оценкам, уже сотни миллионов документов передаются в электронном виде, и перспективы по росту трафика большие. И что интересно, профиль обмена документами начинает меняться. Если раньше 90% трафика составляли формализованные документы, сейчас доля неформализованных документов (договоры, организационно-распорядительные документы, письма) увеличилась, и в ближайшие годы она может достигнуть 50%.

Алексей Мурин: В части внешнего обмена с контрагентами все документы можно разделить на 2 больших класса. Первый – это неформализованные традиционные документы: официальные письма, договоры, отчеты, протоколы (т.е. обычные файлы в формате Word, Adobe PDF). Именно с такими документами работает СЭД. Второй класс – это учетные или формализованные документы, которые имеют строгий электронный формат, определенный законодательно. Жизненный цикл таких формализованных документов связан с учетной системой. В результате во внешнем электронном документообороте задействованы 3 информационные системы. Учетная система (например, 1С), в которой производится бухгалтерский учет. СЭД как инструмент подготовки, исполнения, согласования и хранения неформализованных документов. И сервис как юридически значимый посредник обмена электронными документами. При этом сейчас многие сервисы обмена уже предоставляют очень удобные интеграционные решения с учетными системами. Из них можно сразу же выставить счет-фактуру или акт, отправить документы контрагенту. Быстро и эффективно.

А вот в части работы с неформализованными документами есть некоторый пробел. В учетной системе с ними работать весьма сложно, например, если мы получили через сервис договор, нам его нужно согласовать, а это уже функция СЭД. Поэтому в DirectumRX мы реализовали функциональность обмена неформализованными документами. В СЭД осуществляется получение из сервиса и согласование договоров, рассмотрение и исполнение входящей корреспонденции, согласование и отправка через сервис обмена исходящей корреспонденции и договоров. А работа с формализованными документами осуществляется целиком и полностью в учетной системе.

Не проще ли пользоваться отдельно СЭД и сервисом обмена без их тесной интеграции?

Алексей Мурин: При небольшом потоке документов, такой вариант работы имеет право на существование. Однако, при интенсивном обмене с контрагентами без интеграции систем людям придется выполнять множество рутинных операций вручную: загрузку/выгрузку документов между СЭД и сервисом обмена. Как минимум, такие действия неэффективны и быстро утомляют. Как максимум – что-то можно упустить или вообще потерять, а на что-то вовсе не обратить внимание.

Согласитесь, что работать в одном интерфейсе привычнее и удобнее, чем в двух: документ автоматически попадает из сервиса сразу в СЭД, а после внутреннего согласования подписывается электронной квалифицированной подписью и уходит обратно контрагенту. Получается бесшовная интеграция внутреннего и внешнего электронного документооборота со всеми преимуществами как СЭД, так и сервисов обмена.

Какие есть планы по дальнейшему развитию?

Алексей Мурин: Мы будем и дальше усиливать интеграцию DirectumRX, сервисов обмена и учетных систем с целью создания единого информационного пространства компании и формирования удобных инструментов работы для всех групп пользователей (руководителей, секретарей, специалистов по работе с договорами, бухгалтеров и др.).

Идеальную целевую картину можно представить следующим образом:

• СЭД выступает как единый электронный архив документов. Причем не только корреспонденции, договоров, организационно-распорядительных документов, но и финансовых документов. Кроме того, на СЭД остается задача по исполнению бизнес-процессов, в т.ч. согласования документов.
• В учетную систему добавляются возможности по интеграции с СЭД по получению входящих документов и их быстрой проводки, отправки контрагентам комплектов неформализованных документов, поиска и просмотра документов.
• А сервисы обмена выступают в качестве быстрой, надежной и юридически значимой электронной курьерской службы.

Рынок электронного обмена документами в России уже сформировался, и он постоянно растет. Мы убеждены, что возможность тесной интеграции СЭД с сервисами обмена и учетными системами позволит выйти компаниям на новый уровень эффективности.

Спасибо за интересное интервью!