СЭД Directum заработала в «Авиадвигателе»: успешный опыт

Завершен проект внедрения системы электронного документооборота Directum в ОКБ «Авиадвигатель». В результате автоматизирована работа с входящей и исходящей корреспонденцией, приказами и распоряжениями, а также оптимизирован процесс подписания и согласования договоров. Сейчас в СЭД конструкторского бюро работает более 800 сотрудников, в том числе высшее руководство.

Компания «Авиадвигатель» – ведущее российское конструкторское бюро, занимающееся разработкой двигателей для гражданской и военной авиации, промышленных газотурбинных установок и электростанций на базе авиационных технологий. Подразделения компании находятся на территории пермского моторостроительного комплекса, корпуса которого значительно удалены друг от друга. При бумажном документообороте ответственные сотрудники лично относили документы всем согласующим. Длительный процесс согласования, случаи утери официальных документов и высокая трудоемкость обработки корреспонденции вызвали необходимость в модернизации работы при помощи системы электронного документооборота.

Ход проекта

При анализе существующих на рынке решений особое внимание уделялось возможностям массового перевода большого потока бумажных документов предприятия в электронный вид, удобству использования электронной подписи при визировании документов, инструментам интеграции с существующими в «Авиадвигателе» информационными системами. Система компании Directum в полной мере удовлетворила таким критериям.

Проект внедрения стартовал в конце 2011 г. «Главными задачами проекта, которые стояли перед командой внедрения Directum, были создание единого электронного архива несекретных документов; сокращение времени на обработку и поиск документов, в том числе архивных; исключение случаев утери документов; обеспечение контроля исполнения поручений», – комментирует Артем Пермяков, руководитель проекта Directum.

Для каждого автоматизируемого процесса в «Авиадвигателе» был выделен ответственный сотрудник, который осуществлял координацию работ по созданию проектной документации. Так, по приказам и распоряжениям процесс проходил через директора по персоналу – Татьяну Снитко. Согласование проектных работ по входящим и исходящим письмам осуществлял помощник генерального директора, Алексей Саженков. По договорным процессам – начальник договорного отдела Алексей Лукиных. Помощник генерального директора Алексей Саженков при совместном участии начальника отделения внешнеэкономической деятельности, Юрия Лупача, участвовали в автоматизации работ по протоколам совещаний, планам и решениям.

Окончательные решения принимал методический совет в составе первого заместителя генерального директора, директора по ИТ, персоналу, правовым вопросам, а также начальников отделов. Инициатива и активное участие руководства компании-заказчика оказали важное влияние на своевременную реализацию проекта.

В итоге была автоматизирована работа с входящей, исходящей корреспонденцией и организационно-распорядительной документацией. Оптимизирован процесс согласования протоколов совещаний. Упрощены договорные процессы, начиная с регистрации и согласования до контроля исполнения обязательств. Кроме того, обеспечена интеграция Directum с ABBYY Recognition Server, Active Directory, Microsoft Lync Server 2010, а также с учетной системой предприятия – «Навигатор».

Оценка результата

Первый заместитель генерального директора (генерального конструктора), начальник ОКБ «Авиадвигатель» Николай Кокшаров комментирует результаты проекта: «В системе Directum работают сотрудники практически из всех подразделений нашей компании, в том числе высшее руководство – всего около 800 человек. Одновременно пользуются системой более 400 сотрудников.

Уже сейчас виден значительный эффект, который мы получили благодаря оптимизации бизнес-процессов. Так, например, значительно сократилось среднее время рассмотрения и согласования входящих/исходящих писем, приказов и распоряжений, договорных документов. Внедрение системы Directum позволило нам не только оптимизировать работу с документами, но и получить высокоэффективный инструмент взаимодействия между сотрудниками». За 4 месяца работы в режиме опытно-промышленной эксплуатации в системе создано 54 тыс. документов, 40 тыс. задач и 12 тыс. поручений. «Авиадвигатель» планирует и дальше совершенствовать внедренные бизнес-процессы и автоматизировать новые.

Источник: CNews