"Северодонецкий ОРГХИМ" переводит документооборот в DIRECTUM

Компания-лидер химической отрасли Украины – ЗАО "Северодонецкий ОРГХИМ" – с 1 июля 2010 г. начала внедрение системы электронного документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM. Работы по проекту проводят специалисты компании "ЛАН СЕРВИС".

Сфера деятельности ЗАО "Северодонецкий ОРГХИМ" включает комплекс инжиниринговых услуг по технологическому, теплоэнергетическому, электрическому оборудованию, системам КИПиА, АСУ ТП, промышленной вентиляции и аспирации, водоподготовке и водоочистке, а также техническому руководству и участию в подготовительных и пусконаладочных работах, вводу в эксплуатацию объектов химической, нефтехимической, нефтегазоперерабатывающей и других отраслей промышленности.

С 1996 года "Северодонецкий ОРГХИМ" принял участие в строительстве и реконструкции более 60 объектов нефтегазовой и химической промышленности Украины, Российской Федерации, Казахстана, Узбекистана, Туркменистана, Кыргызстана, Литвы. По различным направлениям ведутся работы в Беларуси, Кубе, Сербии, Индии и других странах. Штат предприятия регулярно увеличивается и в настоящий момент составляет около 1000 человек.

Постоянный рост компании потребовал повышения эффективности взаимодействия сотрудников и оптимизации работы с документами, количество которых в ЗАО "Северодонецкий ОРГХИМ" непрерывно растет. Вместе с тем, в связи со спецификой деятельности предприятия, возникла особая потребность в повышении эффективности работы с проектной документацией.

Для решения этих задач руководство ЗАО "Северодонецкий ОРГХИМ" взяло курс на внедрение современной ECM-системы. В результате детального изучения программных продуктов, представленных как российскими, так и европейскими разработчиками, выбор был сделан в пользу системы DIRECTUM, которая наиболее полно соответствует потребностям предприятия.

Внедрение системы началось 1 июля 2010 г., поставку программного продукта и работы по проекту осуществляет украинский партнер DIRECTUM – компания "ЛАН СЕРВИС". Весь проект поделен на несколько масштабных этапов. В ходе первого этапа будет автоматизирована канцелярия, работа с организационно-распорядительной документацией и проектный документооборот. В частности, в электронный вид перейдут процессы регистрации входящей и исходящей корреспонденции, ведение номенклатуры дел и журналов регистрации, работа со служебными записками. В рамках автоматизации проектного документооборота специалисты "ЛАН СЕРВИС" проведут интеграцию DIRECTUM с системой управления проектами Primavera. С помощью набора средств интеграции DIRECTUM Integration Toolset, все данные из системы Primavera будут автоматически синхронизироваться с соответствующими справочниками DIRECTUM. Это позволит более эффективно строить взаимодействие ответственных сотрудников на протяжении всего жизненного цикла проекта.

Таким образом, использование функционала DIRECTUM, внедренного в ходе первого этапа, позволит получить ощутимый экономический и управленческий эффект. Все данные, необходимые сотрудникам для совместной работы, будут доступны в единой информационной среде, в результате чего уменьшится количество их бумажных копий, будут исключены потери документов, ускорится поиск информации для анализа, а также для подготовки к различным проверкам.

Завершение первого этапа запланировано на осень 2010 года. К этому времени автоматизация охватит работу 50 сотрудников проектного офиса.

На последующих этапах будет реализована интеграция DIRECTUM с решениями, автоматизирующими расчет смет, технический документооборот и ведение бухгалтерского учета. Для повышения исполнительской дисциплины сотрудников ЗАО "Северодонецкий ОРГХИМ", а также более эффективного планирования, будет внедрен модуль "Управление показателями эффективности". Руководство предприятия сможет оперативно получать аналитическую информацию об эффективности ключевых бизнес-процессов в разрезе конкретных подразделений, сотрудников, категорий документов. Полученные количественные данные о выполнении планов и поручений, а также степени задержки определенных задач станут основанием для принятия эффективных управленческих решений

В дальнейшем представители компании смогут работать в DIRECTUM, используя дополнительный функционал - сервер мобильного и веб- доступа. С его помощью в электронный документооборот будут включены сотрудники, которые работают удаленно в разных точках мира. Планируется, что на последующих этапах количество одновременно работающих в системе сотрудников достигнет 150-200 человек.