Система Directum стала драйвером роста прибыли банка

Документооборот любого банка – это сложная и тщательно организованная система. От того, насколько эффективно она работает, зависит прибыльность работы финансовой организации в целом. Учитывая обширность филиальных сетей крупных банков и большую конкуренцию в данном сегменте бизнеса, автоматизация документооборота является серьезным конкурентным преимуществом. Это преимущество позволяет, несмотря на расстояния, своевременно принимать грамотные управленческие решения, от которых зависят вложения клиентов.

ОАО «Нордеа Банк» (ранее АБ «ОРГРЭСБАНК») основан в 1994 году. 100% акций Банка контролирует Nordea Bank AB, являющийся одним из крупнейших финансовых институтов Европы. Нордеа Банк оказывает полный спектр банковских услуг корпоративным и частным клиентам, входит в Топ-30 банков в Российской Федерации. Собственная сеть обслуживания клиентов Нордеа Банка - универсальные отделения, мини-офисы, операционные кассы и банкоматы - охватывает 15 регионов России. Нордеа Банк принадлежит к числу самых крупных и высокотехнологичных финансовых учреждений страны и активно применяет в своей деятельности новейшие информационные технологии.

В борьбе за конкурентные преимущества

Как правило, любой крупный банк предоставляет физическим и юридическим лицам полный спектр услуг, связанный с оформлением кредитов, размещением средств на депозите, денежными переводами, обменом валют, обслуживанием пластиковых карт и пр. Помимо платежных поручений и кредитных договоров, которые учитываются автоматизированными банковскими системами (АБС), в любой кредитной организации существует значительный объем документов, связанных с ведением бизнеса: организационно-распорядительная документация, переписка с клиентами и т.д. И вся эта информация требует оперативной обработки.

В конечном итоге, от того, насколько рационально построен документооборот в учреждении, зависит качество обслуживания клиентов. То есть, ценой вопроса становится конкурентоспособность банка. Поэтому без использования современных технологий становится сложно справляться с потоком поступающей информации, объем которой увеличивается с каждым годом. Системы электронного документооборота (СЭД) приходят на помощь кредитно-финансовым организациям, позволяя решать целый комплекс задач. Во-первых, это снижение затрат на операционную и административную деятельность за счет сведения к минимуму необходимости оформления бумажных документов, а также сокращение времени, затрачиваемого менеджерами на обслуживание клиентов, вследствие автоматизации банковских бизнес-процессов. Затем построение системы контроля исполнения бизнес-процессов и движения электронных документов с учетом нормативных сроков исполнения каждого этапа бизнес-процессов. Также необходимо упомянуть об обеспечении безопасности документооборота и о контроле доступа сотрудников банка к внутренним документам. Не менее важно отслеживание внесенных изменений в документы по банковским операциям на каждой стадии согласования и систематизация результатов работы сотрудников банка.

Выбор СЭД

Для совершенствования внутренних бизнес-процессов и повышения эффективности работы как отдельных сотрудников и подразделений, так и самого банка в целом, его руководством было принято решение о комплексной автоматизации документооборота. Акцент был сделан на такое развитие ИТ-инфраструктуры банка, которое бы опережало рост его клиентской базы и объем транзакций.

Задачи внедрения СЭД:

• сокращение длительности согласования и поиска документов;
• контроль движения документа на каждой стадии жизненного цикла;
• исключение потерь документов;
• оптимизация взаимодействия между структурами банка;
• повышение исполнительской дисциплины сотрудников;
• повышение централизации управления растущей филиальной сетью банка."

Летом 2005 года руководство «Нордеа Банка» объявило тендер на поставку и внедрение СЭД. По итогам тендера вопрос выбора системы решился в пользу Directum.

Принятое решение было продиктовано широкими функциональными возможностями системы, наличием доступного инструмента разработки, а также приемлемой ценой. Как отмечают представители «Нордеа Банка», Directum не только включает в себя «стандартные» функциональные характеристики (хранение документов в едином электронном архиве с возможностью отслеживания их жизненного цикла, мощная система поиска и обработки информации, регистрации, передачи в архив и подготовки к уничтожению устаревших данных), но и обладает возможностями для поддержки бизнес-процессов, связанных с обслуживанием клиентов банка.

Реализация проекта

Внедрение Directum стартовало в феврале 2006 года. Специалистам компании-интегратора необходимо было учесть направленность банка на работу с внешними клиентами и необходимость обеспечения повышенной безопасности работы с информацией. Поэтому при внедрении Directum был выделен ряд требований. Среди них были названы обеспечение безопасности работы с базой документов; поддержка механизмов шифрования и ЭЦП; возможность использования жестких типовых маршрутов движения документов; возможность оперативного реинжиниринга процессов банка; территориально распределенная работа в многофилиальных структурах; доступность всей корпоративной базы знаний в режиме everytime&everywhere (всегда и везде), а также интеграция с другими банковскими системами.

Проект был разделен на несколько этапов, что являлось способом облегчить адаптацию сотрудников при переходе к работе в системе Directum. После автоматизации конкретного бизнес-процесса рабочая группа проекта переходила к другому участку работ.

На первом этапе были внедрены базовые модули Directum и модуль «Канцелярия». С помощью их функционала были автоматизированы основные процессы делопроизводства: в электронный вид была переведена входящая и исходящая корреспонденция, организован контроль над местонахождением документов и своевременным исполнением поручений. В систему в виде типовых маршрутов перешли бизнес-процессы, связанные с согласованием писем, приказов, распоряжений, доверенностей, регламентов.

Ведущие пользователи системы прошли курсы обучения без отрыва от основной деятельности, что позволило им сразу приступить к выполнению обязанностей с использованием возможностей Directum. Был организован единый электронный архив, который, благодаря удобной системе поиска, позволил сотрудникам банка легко ориентироваться в большом количестве документов. При дальнейшем развертывании системы в электронный вид перешла работа с документами во всех подразделениях банка.

В конце 2006 года стартовал второй этап, в ходе которого была автоматизирована работа с входящими и исходящими документами, внедрен механизм ЭЦП, а также подключены дополнительные офисы и филиалы в терминальном режиме. Успешность внедрения Directum в «Нордеа Банке» была обеспечена четкой организацией работ и слаженным взаимодействием заказчика и внедряющей компании.

Новый виток развития

Новая фаза внедрения стартовала в декабре 2009 года и была обусловлена расширением спектра актуальных задач по автоматизации. За три года сотрудники «Нордеа Банка» привыкли к работе с использованием новых технологий и оценили преимущества Directum с точки зрения функциональности и эргономичности ее пользовательского интерфейса. Поэтому очередным этапом было решено охватить новые бизнес-процессы и тем самым расширить масштабы использования системы.

Автоматизация коснулась договорного управления. Функциональное ядро системы Directum пополнилось модулем «Управление договорами». При этом стандартный модуль был серьезно доработан под специфические потребности подразделений банка: были разработаны новые типовые маршруты, отчеты и справочники, интегрированные с АБС «Нордеа Банка».

Важнейшим процессом в рамках проекта стала работа с кредитными договорами банка. Для того чтобы перевести в электронный вид все процессы и операции, связанные с кредитными документами, было разработано готовое к тиражированию решение «Управление договорами по кредитным сделкам» на основе модуля «Управление договорами». Данное решение охватило ключевые процессы банка, такие как создание пакета документов по кредитным сделкам юридических лиц, ведение единого реестра кредитных документов и учет местонахождения и движения документов.

Решение объединило и синхронизировало работу сотрудников фронт- и бэк-офиса, контроллеров и юристов на всех этапах процесса кредитования. С его помощью было организовано взаимодействие по визированию договоров в условиях, когда визирующие подразделения территориально рассредоточены. Таким образом, в «Нордеа Банке» было сформировано единое информационное пространство для работы с кредитными документами.

При этом удалось обеспечить ведение электронного реестра кредитных договоров юридических лиц, с возможностью установления взаимосвязи между документами, обеспечить учет их местонахождения и движения. Благодаря чему стало возможным быстрое получение информации о том, где находится тот или иной документ, на ком из сотрудников могла произойти его задержка и т.д. Это особенно важно для сотрудников бэк-офиса, в обязанности которых входит контроль движения документа на всей стадии его жизненного цикла.

Единый электронный реестр документов позволил анализировать кредитные сделки в различных разрезах, что дало руководству банка многофункциональный инструмент контроля над всем кредитным процессом. При этом для руководителей был сохранен привычный и удобный способ работы с бумажными документами в рамках автоматизированных бизнес-процессов.

Еще одной разработкой, значительно расширившей функционал системы, стало создание электронного досье клиентов - юридических лиц в результате интеграции Directum с АБС банка. Это решение позволило оперативно находить необходимую информацию при обращении клиента в банк по типам документов, связанным с каждой конкретной организацией, по различным разрезам (правоустанавливающие, финансовые и прочие документы).

Дальнейшим шагом в ходе планомерного развития проекта стала реализация передачи данных из системы «1С:Предприятие» в Directum. Работа по синхронизации систем осуществлена на базе стандартного коннектора из Набора средств интеграции Directum Integration Toolset с доработками под специфику конфигурации системы «1С:Предприятие» банка.

Результаты и развитие сотрудничества

В итоге, работа в системе Directum на протяжении нескольких лет привела к ощутимому эффекту, который выразился в значительном ускорении документооборота в «Нордеа Банк». За счет стандартизации и оптимизации кредитных бизнес-процессов удалось сократить время внутреннего согласования договоров по кредитным сделкам юридических лиц на 20%. Когда документ поступает рецензенту, тот выражает свое согласие или несогласие с его содержанием посредством нажатия одной кнопки. За счет применения ЭЦП согласованному документу гарантируется авторство и защита от изменений после подписания. Таким образом, процесс согласования осуществляется быстро, с меньшими затратами, а его результаты надежно фиксируются в системе.

Бизнес-процессы стали более прозрачными и наглядными для руководства и сотрудников банка, что позволяет контролировать работу в режиме реального времени. Появился электронный архив документов по кредитным сделкам, благодаря чему стал возможным быстрый поиск документов в системе. Что в том числе положительно сказалось на оперативности работы сотрудников банка при повторном обращении клиентов.

На сегодняшний день в системе Directum зарегистрировано свыше 500 пользователей банка, и с каждым днем их число растет. В ближайшем будущем банк планирует докупить еще 100 лицензий Directum. Дальнейшие перспективы сотрудничества «Нордеа Банка» с компанией Directum также связаны и с расширением масштабов использования функционала системы Directum.

Источник: CNews