Системы управления персоналом:
чем HRM-система полезна для бизнеса, и как ее выбрать

Для чего бизнесу HRM

В больших и средних компаниях, как правило, уже используют программы для автоматизации расчета заработной платы и кадрового делопроизводства. С помощью HRM-систем (от англ. Human Resource Management — «управление человеческими ресурсами») можно вести в электронном виде не только расчетно-учетные операции, но и решать более узкоспециальные задачи:

• отбор, привлечение и удержание ценных сотрудников;
• мотивация и вознаграждение;
• декомпозиция общих целей организации до уровня каждого специалиста;
• адаптация, обучение и оценка работы персонала;
• стратегическое планирование и оптимизация затрат на управление кадрами.

В первую очередь, HRM-системы востребованы в крупных компаниях с численностью 500-1000 человек. Но это очень условный критерий, так как эффективная система управления персоналом нужна и растущему бизнесу, у которого есть постоянная потребность в квалифицированных кадрах, а также территориально-распределенным предприятиям.

Какие процессы можно цифровизировать

Рекрутинг

Для эффективного подбора персонала HRM-системы предлагают работу с шаблонами писем соискателям, автоматическую публикацию вакансий на сайтах и поиск кандидатов по заданным параметрам, и даже массовую выгрузку резюме в нужном формате.

Прием и увольнение сотрудников

Львиная доля рабочего времени HR-специалиста и кадровика занимает рутина, связанная с движением персонала: оформление трудовых договоров, ведение личных дел, перевод на новую должность и т.д. Главная цель цифровизации этих процессов — снизить трудозатраты и сделать жизненный цикл сотрудника прозрачным на всех этапах.

Обучение и адаптация

Еще один пример массовых процессов, которые можно автоматизировать. Например, настроить прохождение курсов для всех новичков, проводить онлайн-тестирование, собирать аналитику и т.д. Некоторые системы предлагают функциональность вовлекать и мотивировать сотрудников с помощью геймификации: магазина наград или рейтингов.

Кадровый документооборот

После вступления в силу в 2021 году поправок к ТК РФ любая компания может использовать кадровый электронный документооборот (ЭДО), сокращая трудозатраты в сфере HR.

ЭДО позволяет организовать юридически значимый обмен цифровыми документами между сотрудниками и работодателем. Компании, которые ушли от бумаги в кадровых процессах, сокращают расходы на печать, хранение и доставку документов. Но главный эффект от цифровизации заключается даже не в экономии на расходниках, а в ускорении рутинных операций.

Наглядный пример — перевод в электронный вид планирования и оформления отпусков. Если раньше кадровикам приходилось вручную собирать информацию об отпусках, контролировать соответствие графикам и трудовому законодательству, то после автоматизации процессов всю рутину заберет на себя электронная система управления персоналом: напомнит сотрудникам о необходимости запланировать отпуск, соберет все данные в график, отправит документы на согласование по маршруту. Как результат — все отпуска оформлены в срок и в соответствии с законом:

 

«Внедрение цифровых инструментов в кадровой сфере — оптимальный вариант для организации взаимодействия со всеми работниками, как удаленными, так и офисными. Бумажные документы — это не только затраты на печать и расходные материалы, это потеря времени сотрудников на оформление, подписание, исправление ошибок, пересылку оригиналов. Цифровизация ускоряет все HR-процессы, а некоторые этапы и регламенты и вовсе упраздняет за ненадобностью.

В результате переход на КЭДО вдвое сокращает временные затраты на кадровое делопроизводство, и втрое уменьшает расходы на него. Но нужно понимать, что такой эффект дает только грамотный подход к выбору HRM-системы, а также соблюдение методологии и требований законодательства. Поэтому важно выбрать вендора с наработанной экспертизой в этой области».

Артем Пермяков директор по продукту Directum HR Pro

Как выбрать ПО для цифровизации HR-процессов

Наполнение HRM-системы будет зависеть от целей бизнеса, бюджета на внедрение и от текущего уровня автоматизации HR-процессов, в том числе кадрового учета и расчета зарплаты. Также нужно убедиться, что информация, которую вы планируете передавать в систему, будет храниться в российском облаке, а функционирование ПО не зависит от иностранных вендоров. Обратите внимание на репутацию и опыт поставщика программного обеспечения.

Самостоятельная HRM или часть корпоративной системы?

Внедрение цифровых технологий в управлении персоналом возможно по двум сценариям. Первый — расширить функциональность уже используемой учетной системы, например, с помощью подключения новых модулей. При таком подходе удобно то, что все структурные подразделения компании объединены общей базой, не нужно привыкать к новому интерфейсу.

Второй вариант — покупка и настройка специализированного программного обеспечения. В этом случае следует обратить внимание на такие требования, как масштабируемость, разграничение прав доступа, гибкость настройки. Чтобы HRM-система быстро встроилась в ИТ-ландшафт бизнеса, лучше отдать предпочтение ПО с готовым решением интеграции с учетными системами компании, такими как 1С: ЗУП.

Цифровое управление персоналом: какого эффекта ждать

За счет автоматизации жизненного цикла сотрудника и внедрения готовых инструментов HR-аналитики HRM-система позволяет:

• оптимизировать затраты на привлечение кандидата;
• взять под контроль текучку специалистов;
• снизить прямые и косвенные издержки, связанные с увольнением сотрудников;
• сократить расходы на работу с кадровой документацией.