«Славкалий» развивает систему DIRECTUM

С 2017 года компания работает с решением «DIRECTUM+Prestima» для управления бюджетом строительства Нежинского ГОКа (Беларусь). Новый этап проекта автоматизации охватил процессы канцелярии. Теперь работа с корреспонденцией и внутренней документацией ведется полностью в электронном виде в ECM-системе DIRECTUM.

Иностранное общество с ограниченной ответственностью (ИООО) «Славкалий» - дочерняя структура GMC Global Energy plc (Великобритания и Северная Ирландия), входит в промышленно-финансовую группу «Сафмар» российского бизнесмена Михаила Гуцериева. Компания реализует строительство Нежинского горно-обогатительного комбината (ГОКа) в Республике Беларусь. Проект предусматривает строительство горнодобывающего комплекса, обогатительной фабрики, газотурбинной электростанции, железнодорожной, автодорожной, жилищной и другой инфраструктуры.

В 2017 году компания «Славкалий» начала работать с решением «DIRECTUM + Prestima», которое обеспечило прозрачность планирования бюджетов и позволило управлять издержками в оперативном режиме. Решение интегрировано с системой 1C, благодаря чему пользователи работают в едином интерфейсе. Этот этап стал первым шагом в отказе от бумаги.

Следующим этапом проекта стала оптимизация процессов канцелярии. Руководство поставило задачу полностью исключить случаи утери писем и дублирования ответов. До автоматизации разные подразделения могли давать противоположные по смыслу ответы на одно и то же письмо.

За счет внедрения решения «Делопроизводство и канцелярия» автоматизированы процессы:

• рассмотрение входящей корреспонденции;
• согласование исходящей и внутренней документации;
• формирование отчетности по документам и поручениям.

Все процедуры делопроизводства опираются на организационную структуру компании, а бюджетирование – на финансовую, где подразделения распределены по центрам финансовой ответственности. То есть для корректного прохождения процессов канцелярии имеющихся справочников оказалось недостаточно. Потребовалось разработать новые – с информацией о подразделениях компании и для фиксации переписки с контрагентами.

Так как «Славкалий» является дочерней структурой иностранной компании и работает с партнерами из других стран, часто требуется перевод документов. Для этого в маршрут согласования добавлен этап перевода текста.

Все процессы после автоматизации заметно ускорились. Даже если руководитель отсутствует на месте и не может подписать документ, вместо него это делает заместитель.

Делопроизводитель сканирует подписанное письмо и заносит его в новую версию в системе. При этом в регистрационной карточке документа можно найти информацию, где находится бумажный экземпляр.

При создании документа из файла в колонтитуле можно вставить штрихкод для проверки соответствия листа согласования и документа. В дальнейшем компания планирует внедрить технологию быстрой идентификации документов RapID и DCTS – набор служб, облегчающих массовый ввод и преобразование документов в DIRECTUM с внешних источников.

Сегодня в процессах канцелярии участвуют более 130 сотрудников «Славкалия». Еще на этапе обучения они оценили, что все документы хранятся в ECM-системе и их легко найти, но самое главное – больше не нужно ходить по подразделениям с кипой бумаг.