Служебные записки без бумаги

Служебная записка — это инструмент внутренней переписки между подразделениями и сотрудниками организации, который должен зафиксировать сам факт, дату и результат взаимодействия.

Служебные записки часто заменяют собой другие документы по управленческой деятельности. Их применение не регламентировано строго, но стандарты делопроизводства включают эти документы в перечень типовых и указывают сроки их хранения.

В крупных компаниях работники старшего возраста отлично знают, как проходит классический процесс направления служебной записки между подразделениями. Для начала нужно подготовить текст, распечатать документ, подписать у непосредственного руководителя, зарегистрировать служебную записку у делопроизводителя (внести в шапку регистрационный номер и дату регистрации). Далее передать в другое подразделение, где записку примет делопроизводитель, затем рассмотрит руководитель, наложит резолюцию и передаст на исполнение. После этого вам осталось только периодически заходить в канцелярию и спрашивать: «Ну, как там дела, кому отписали служебку?».

В бумажном виде этот процесс становится волокитой, нормальное взаимодействие служб невозможно. Молодое поколение вообще не понимает, зачем нужны эти бумажки! С другой стороны, без осмысленного регламента согласования «прилетевшие» запросы от подразделений тоже не понятно, кому выполнять, как планировать работы.

Что делать? Переводим управление служебными записками в цифру

Во многих компаниях существенно упрощают обработку служебных записок за счет цифровизации, и это не противоречит стандартам ГСДОУ.

C внедрением информационных систем для управления бизнес-процессами, служебную записку как документ можно заменить задачами в системе. Это закроет все требования к процессу. Но бывает, что такой переход сложно организовать с учетом консервативности пользователей и корпоративных стандартов, тогда применяют электронные служебные записки.

Цифровой процесс в Directum RX оптимизирует скорость и управляемость взаимодействия подразделений по запросам в виде электронных служебных записок. Избавляет сотрудников от хождений, исключает ожидания действий делопроизводителя и другие этапы. Не нужно искать образцы и задумываться, как правильно оформить служебную записку. Позволяет менеджменту полностью контролировать процесс и сделать его прозрачным, а исполнителям — оценивать свою загрузку.

Процесс работы со служебными записками

Интерфейс задачи на соогласование служебной записки

Плюсы служебных записок (далее СЗ) в цифровом виде:

• не нужно распечатывать и сканировать;
• легко находить информацию по тексту в электронном виде;
• снижается нагрузка на секретаря за счет автоматической нумерации при регистрации;
• электронная подпись оптимизирует работу с документами, при этом они сохраняют юридическую значимость;
• можно рассматривать и подписывать документы удаленно, даже с мобильного приложения;
• использование шаблонов упрощает оформление служебной записки;
• автоматический подбор регламента по типу СЗ снижает ошибки в составе согласующих, утверждающих и позволяет уведомить всех заинтересованных;
• с результатами исполнения легко ознакомиться инициатору и проконтролировать руководителям.

При этом форма служебной записки может выглядеть в привычном виде на фирменном бланке с печатью, точнее с отметкой об электронной подписи. Далее СЗ участвует в других процессах в информационной системе, становится основанием для формирования поручений на контроль, командировок, выдачи доверенности, закупочной деятельности и т.д. При необходимости служебные записки в цифровом виде передаются на долговременное хранение в электронный архив.

Образец служебной записки, заполненной в электронном виде

От части служебных записок можно отказаться полностью, снизить бюрократию и перейти на модель управления внутренними услугами. Обычно это делают для заявок на обслуживание в ИТ-отдел, заявок на транспорт, на пропуск и т.д.

Регламент согласования служебных записок

Правила согласования служебных записок могут быть сложными. На одном этапе процесс должен идти параллельно, например, записку может согласовать любой сотрудник отдела закупок, а следующие этапы пойдут последовательно: руководитель отдела закупок, юрист, директор. Могут быть этапы, где документ не отправится дальше, а возвратится инициатору на доработку.

В Directum RX регламент рассмотрения электронной служебной записки настраивается бизнес-аналитиком в визуальном редакторе. Если документ отправили на доработку на одном из этапов, то после доработки инициатор может отправить на согласование повторно, откорректировать список согласующих.

Процесс согласования служебной записки в  визуальном редакторе

Чтобы экономить время на перечислении сотрудников, достаточно сохранить их в списке ознакомления и рассмотрения.

Определение адресатов для ознакомления и согласования

Что в итоге? Бизнес-результаты автоматизации служебных записок

В результате перевода в цифру работы со служебными записками компания станет более динамичной:

• повысится скорость процессов — согласование и реакция на служебные записи будут оперативными, руководители смогут использовать мобильное приложение, гарантируется своевременная доставка информации адресату;
• улучшится исполнительская дисциплина и взаимодействие: внутренние коммуникации станут более прозрачными, а исполнение поручений — контролируемым;
• снизится расход бумаги, а значит, и затраты на содержание архивов, ведь помимо самих служебных записок к ним, как правило, печатались и приложения;
• повысится корпоративная культура — уменьшится рутина и количество ошибок при оформлении и согласовании, сотрудникам станет комфортнее выполнять свои обязанности.

От бумажных служебных записок уже отказались