Согласовывать договоры в DIRECTUM – удобно и легко

Компания «Онлайн-решения» завершила автоматизацию процесса договорной работы на платформе DIRECTUM в ОАО «Тольяттиазот». В результате внедрения сократились сроки согласования документов, сотрудники получили возможность оперативно узнавать необходимую информацию по договорным документам.

ОАО «Тольяттиазот» – одна из крупнейших компаний России, признанный лидер химической промышленности в нашей стране и за рубежом.

Проект внедрения в компании стартовал в августе 2013 года. К этому моменту договорные процессы уже были оптимизированы, формализованы и регламентированы. Перед рабочей группой, в состав которой входили как специалисты исполнителя, так и сотрудники заказчика, стояла задача автоматизировать процесс согласования договорных документов в системе DIRECTUM. Необходимо было обеспечить прозрачность бизнес-процесса и ускорить его выполнение за счет параллельного согласования и жесткого отслеживания сроков.

Для управления договорными документами в «Тольяттиазот» разработано специализированное решение. Матрица согласования позволяет гибко настраивать состав участников договорного процесса в зависимости от вида и параметров договорного документа. Заказчик может самостоятельно изменять матрицу согласующих, при этом система автоматически определит нужных исполнителей, их последовательность и сроки рассмотрения. Дополнительно была настроена интеграция DIRECTUM с ERP-системой заказчика, выполняющая динамическую синхронизацию данных о контрагентах, договорах и курсах валют. Таким образом, исключается двойной ввод данных в различные информационные системы компании. Также настроен автоматический контроль над иерархией договорных документов и превышением сумм по ним. Из особенностей проекта следует выделить автоматическое оповещение согласующих по СМС в случае поступления на согласование аварийного договора.

На протяжения всего проекта велась активная работа рабочей группы, были внесены серьезные дополнения в первоначально спроектированное решение. Готовое решение было запущено в опытную эксплуатацию в конце ноября 2013 года, в промышленную эксплуатацию перешло уже в апреле 2014 года. С решением работают более 120 участников, в том числе все руководство компании.

Автоматизация договорной работы в системе DIRECTUM помогла повысить эффективность работы с договорными и первичными документами. Существенно сократились сроки согласования документов и время работы с ними, маршруты согласования стали более гибкими и строго регламентируемыми. Сотрудники получили возможность быстро получать всю необходимую информацию по договорным документам.

Новость партнера