Создание бухгалтерского ОЦО и финансового архива в «Биннофарм Групп»

Directum

Расскажите, пожалуйста, немного о специфике компании «Биннофарм Групп».

Станислав

«Биннофарм Группп» — это крупный отечественный производитель медицинских препаратов. Это холдинг, который входит в пятерку крупнейших производителей России, а также является лидером по экспорту лекарственных средств в страны ближнего зарубежья. Холдингу принадлежат пять заводов в трех регионах России. Управляющая компания холдинга находится в Москве. Также мы располагаем собственным R&D-центром. Общая численность сотрудников в группе компаний составляет 3700 человек.

Directum

Как строилась работа в компаниях с документами до того, как решили внедрять электронные?

Станислав

Наш холдинг — это ряд юридических лиц, поэтому работа с документами строилась по-разному. Ряд компаний объединили, сделали централизованную бухгалтерию, внедрили систему 1С КОРП и развили электронный архив на базе документооборота 1С.

Все компании, помимо бумажных документов, традиционно использовали в работе и электронные документы с провайдерами ЭДО. Сначала СБИС, в последние годы — СКБ Контур. Но процесс обработки электронных документов в бухгалтерском учете в компаниях не отличался от процесса обработки бумажных первичных документов. Была разница только в способе получения и отправки.

С клиентами также использовали различные варианты. Клиенты, желающие получать документы электронно, получали их в цифре. Мы создавали документы в интеграции непосредственно из программ семейства 1С в ЭДО Контур.Диадок. В массе своей, конечно, клиенты получали документы в бумажном виде.

Directum

Какие документы острее всего нуждались, чтобы привести в электронный вид?

Станислав

Мы решили, что по приоритетам для нас, конечно, важнее всего внешние первичные учетные документы, то есть входящие и исходящие по взаимоотношениям с контрагентами. Вопрос внутренних документов, создаваемых нами в процессе ведения учета и формирования отчетности, мы отложили на потом.

Directum

Сейчас большая часть холдинга имеет общие сквозные бизнес-процессы и документы хранятся унифицированно?

Станислав

Да, это было нашей целью. Мы уже прошли большую часть этого пути. Скажем, по объему документов более 70% того, что мы хотели, мы уже сделали. Остался у нас следующий шаг. Это в следующем году мы завершим полностью тираж документооборота на весь холдинг. Начали с предприятий, где острее всего стоял вопрос и был наибольший объем документооборота. Мы запустили территориально распределенную ОЦО-бухгалтерию и одинаковый документооборот в двух компаниях с наибольшим количеством входящих и исходящих первичных документов.

Directum

Вы упомянули ОЦО, то есть у вас ОЦО не где-то в одном месте сосредоточен, это тоже распределенный общий центр?

Станислав

Да, ОЦО традиционно создается по принципу наличия уже существующих бухгалтерий. У нас были отдельные бухгалтерии в юридических лицах, и на базе этих бухгалтерий мы создали единый центр. Сотрудники при этом трудоустроены в управляющей компании холдинга и не входят в состав тех компаний, которые обслуживают.

У нас распределена бухгалтерия по функциям, и территориально находится в трех точках. Процессы движения первичных документов мы не меняли, но мы поднимаем вот эту электронную базу. Это не просто хранение, это и движение, согласование документов, их передача в бухгалтерию.

Бухгалтерия работает на базе электронных документов, их скан-копиях, занесенных в систему ЭДО Directum, и хранит в бумажных архивах, которые территориально находятся в тех же самых местах, что и раньше. Но безотносительно к компаниям, которые мы обслуживаем. То есть от любой компании мы принимаем документы в Подмосковье, в Кургане и так далее.

Directum

Давайте поговорим об архиве. Как сейчас, уже после того, как архив стал единым и электронным, вы работаете по истребованиям ФНС?

Станислав

На самом деле не только ФНС. Истребование документов может быть различными службами для различных целей.

Действительно, после того, как мы наполнили базу документами, искать файлы стало намного легче. На сегодня, как я сказал, примерно 70% всех документов холдинга в архивах. Скажем так, 50 тыс. — годовой объем документов, 35 тыс. документов с начала года мы уже внесли в базу.

Есть различные способы подъема документов. Если нужен документ один конкретный, то сотрудник, имеющий доступ в учетную систему, получает по клику по интеграции скан-копию этого документа либо его электронную версию. Это один способ получения.

Другой способ получения — можно делать подборку непосредственно из базы электронного архива, где хранятся документы из Directum. Там это тоже очень удобно организовано. Все, что хранится в базе, сортируется, выводится реестрами по желанию. И можно вывести реестр с прямыми ссылками на каждый документ. Также делаются выгрузки. Вот выгрузками мы пользуемся, в частности, для запросов ФНС, где можно отсортировать по любым параметрам — по виду документа, по контрагенту. И в виде архива документов в формате PDF выгрузка готова к применению. Например, к передаче в ФНС.

Directum

Cколько времени это может занимать?

Станислав

Сама эта выборка, можно сказать, нисколько времени не занимает, то есть достаточно быстро система выгружает. Здесь главное — наполнить базу и, естественно, отслеживать качество наполнения этой базы. Сейчас мы планомерно переходим ко второму этапу. То есть разрабатываем механизмы проверки, контроля, анализа этой базы на полноту, достоверность, качество заполнения. Естественно, все это должно делаться в процессе.

Directum

Есть ли уже отзывы пользователей?

Станислав

В целом отзывы, конечно, положительные. Есть нюанс: в той компании, в которой раньше не было архива, у пользователей появилась необходимость совершать дополнительные действия, если они их не делали.

Но зато потом возникает удобство, отложенный эффект на то, что сокращается время поиска. В большинстве случаев документы сканируются, просто они сканируются не системно, для каких-то других целей, и потом ищутся непонятно как. И вот на фоне этого показать системное хранение пользователям и возможность извлечения оттуда документов помогает убедить пользователей к переходу на такие архивы.

Directum

Можете дать какую-то оценку, как компания выиграла от этого процесса с точки зрения экономики?

Станислав

Проект электронного архива у нас не содержал отдельных экономических KPI. Я не могу сказать про весь проект Directum, потому что это — большая система, там есть модули. Как минимум, это документы, закупки, хранение первичных учетных документов. Мы это реализовали, и я могу только расчетным путем сказать, что мы можем получать на цифровизации архива отложенный эффект в виде экономии времени на поиск каждого документа.

А вот здесь это рассчитывается, да. Экономию можно рассчитать по отдельному документу в каких-то минутах, например, а потом простыми арифметическими действиями вывести эту экономию уже в FTE или PRD, то есть целая штатная единица, годовой оклад. И оказывается, что даже на маленьком объеме мы расчетным путем получаем экономию в несколько FTE, на которые мы не рассчитывали.

И уже для более крупных проектов, кто внедряет на много десятков или сотен тысяч документов в год, такие расчеты делать можно. Тем более, что понятно, что у нас есть и расходы какие-то на внедрение, поэтому нам с нашими масштабами было нецелесообразно делать расчеты по данной экономии, но для других компаний такое применимо.

Отложенный эффект, он присутствует всегда, потому что еще раз скажу, документы ищутся не только по запросам налоговой инспекции, то есть любой менеджер для любых своих целей периодически подбирает документы. И одна ситуация, когда он их ищет внесистемно в каких-то непонятных местах хранения или вообще обращается с запросом в бухгалтерию на поиск в бумажном архиве. Это конечно требует много времени, если он может нажатием кнопки отобрать эти документы в системе электронного архива. Получается существенная экономия рабочего времени всех сотрудников.