Существуют ли эффективные СЭД для банков? Опыт Сургутнефтегазбанка.

Крупные финансовые структуры с территориально распределенными офисами в последние годы активно инвестируют в автоматизацию своих бизнес-процессов, поскольку пришли к пониманию ценности ИТ. Какое место в общей инфраструктуре может занимать электронный документооборот и насколько высока эффективность таких решений? Опыт «Сургутнефтегазбанка» показывает, что финансовая компания должна давать четкие ответы на эти вопросы на каждом этапе своего развития.

Традиционное «узкое место» любого крупного предприятия, имеющего не только разветвленную структуру департаментов, но и филиальную сеть, находится на стыке зон ответственности локальных подразделений, создающих документы и подписывающих или рецензирующих их для отправки на уровень выше.

Взаимодействие разных отделов чаще всего оказывается нарушенным, если не соблюдается хотя бы один из этапов маршрута прохождения приказа или поручения – отследить это в рамках удаленных офисов без должного уровня контроля исполнительской дисциплины практически нереально. Нереально и выполнение операций контроля, когда счет таким документам идет на тысячи и десятки тысяч в течение отчетного периода. Это и подталкивает финансовые компании – в первую очередь банки, оптимизировать свой документооборот внутри филиальной сети. Тем не менее, каждый банк приходит к этому решению индивидуально, определяя ту границу, перейдя которую его работа становится малоэффективной или парализуется.

В случае с «Сургутнефтегазбанком», имеющим 4 филиала в разных регионах России, а также 13 дополнительных офисов и 8 операционных касс вне кассового узла в Сургутском и Нефтеюганском районе ХМАО, это стало актуальным к 2006 году, когда у руководства появилось стремление сократить затраты и время на прохождение документов и на принятие решений. Для внедрения системы электронного документооборота, которая решила бы эти проблемы, была привлечена компания DIRECTUM – вендор одноименной СЭД, а также интегратор продукта на разных предприятиях, в том числе  финансовой сферы.

Как рассказал CNews руководитель службы ИТ «Сургутнефтегазбанка», система DIRECTUM была выбрана банком по критериям гибкости – в нее заложены такие возможности, как задание маршрутов движения документов, назначение прав доступа, формирование статистических и аналитических отчетов, удаленная работа и другие. «Нас устраивает лицензионная политика – клиентская лицензия конкурентная, т.е. количество приобретенных лицензий определяет количество одновременно работающих в системе работников. Учитывали мы при выборе и достаточное число успешных внедрений в организациях разного профиля».

Специалисты DIRECTUM вместе с представителями банка проанализировали существующую ситуацию в «Сургутнефтегазбанке» и определили для себя фронт работ, разделив его на четыре этапа.  В процессе их реализации ECM-система DIRECTUM внедрялась сначала в пилотном варианте, когда ПО адаптировалось под требования существующих бизнес-процессов организации. После этого к промышленной эксплуатации приступили все работники головного офиса и территориальных подразделений.

От простого к сложному

В мае – июне 2006 года команда специалистов из DIRECTUM и «Сургутнефтегазбанка» провела работы по исследованию имеющихся бизнес-процессов банка, относящихся к документообороту. На основании этого было выработано техническое задание, требованием которого явилось внедрение модулей управления электронными документами, деловыми процессами и канцелярией. Период с июля по сентябрь 2006 года был посвящен адаптации и настройке базовой версии системы DIRECTUM для обеспечения соответствия техническому заданию.

Осенью этого же года DIRECTUM была установлена в головном офисе «Сургутнефтегазбанка», где специальная рабочая группа провела ее тестирование, определила список замечаний и внесла свои предложения по доработке проекта. В результате этого была произведена дополнительная настройка и оптимизация работы системы.

Предпоследним этапом внедрения СЭД стал период с декабря 2006 по январь 2007 года, когда работниками «Сургутнефтегазбанка» были проведены работы по настройке системы на рабочих местах пользователей и решены оставшиеся организационные вопросы. Фактически, по прошествии 10 месяцев с 6 февраля 2007 года все структурные единицы «Сургутнефтегазбанка» приступили к промышленной эксплуатации СЭД.

Изменение количества создаваемых документов по годам

Источник: "Сургутнефтегазбанк", 2012

Изменение  количества создаваемых документов по годам. Источник: «Сургутнефтегазбанк», 2012

Сначала СЭД помогла организовать работу 300 работников банка, которые начали использовать ее для автоматизации работ по канцелярии и организационно-распорядительной документации. В электронную форму были переведены служебные записки, заявки, документы службы внутреннего контроля, приложения к приказам – регламенты, инструкции, положения и правила, а также технические заключения, планы мероприятий и отчеты. Попутно отпала необходимость регистрации служебных записок и заявок в журнале регистрации за счет автоматического присвоения им номера с указанием даты создания документа, и значительно сократилось время создания, рассмотрения и согласования документов. Благодаря этому исключились случаи потери документов и дублирования регистрации корреспондентских писем.

Специалисты также отметили улучшения в области контроля исполнения поручений внутри головного офиса и филиалов, сокращение бумажного документооборота за счет рассылки входящих писем, служебных записок и нормативных документов исполнителям в электронном виде вместо копирования документов. Кроме того, повысился уровень информационной безопасности за счет разграничения и настройки прав доступа к объектам системы, использования электронной подписи для защиты документов.

Выполнение задач на 01.06.2012 за весь период эксплуатации СЭД

Выполнение заданий на 01.06.2012 за весь период эксплуатации СЭД

Источник: «Сургутнефтегазбанк», 2012

Приобретение «конкурентных» лицензий позволило банку объективно оценить  необходимое количество лицензий для организации работы в системе всех подразделений.

Проверенными дорогами

Подобная масштабная автоматизация документооборота в организации рано или поздно потребовала бы расширения числа подконтрольных СЭД бизнес-процессов. С момента промышленной эксплуатации СЭД дальнейшим развитием и расширением функций системы занимаются ИТ-службы Банка. Пройдя соответствующее обучение,  ИТ-специалисты Банка активно расширяют функциональность системы по поступающим от подразделений Банка заявкам. Так, в частности,   было создано  15 типовых маршрутов прохождения корреспонденции (заявки на доступ к информационным ресурсам, документооборот по оформлению доверенностей и прочие),  маршрут для организации контроля исполнения поручений Председателя Правления и универсальный типовой маршрут работы со служебными записками. Это стало необходимым, так как количество работников, использующих СЭД, существенно возросло за это время.

В период с 2007 по 2009 в рамках технической поддержки была произведена миграция на новые версии системы: в конце 2007 года – на версию 4.4.1, в конце 2008 – на версию 4.5, в начале 2009 – на версию 4.5.1, актуальная версия – 4.7.

Интеграция СЭД в бизнес-процессы не ограничилась проведенными DIRECTUM мероприятиями – ИТ-специалисты банка  создали решение для подключения системы к «1С» и разработали два дизайна отчетов: «Схема замещения» (используется для определения прав на документы) и «Права на папки» (выводит права пользователей на вложенные папки), а также доработали макет типового документа-резолюции, добавив новое поле для вывода примечаний к электронной подписи («Согласовано» или «Отказать»). Они отметили богатые возможности СЭД для решения большинства задач, которые поступали в разработку и были включены в план автоматизации. Для их решения потребовались усилия всего двух разработчиков, являющихся администраторами СЭД, а тестирование выполняли непосредственно работники подразделений банка. Это стало возможным, благодаря предоставленным вместе с системой инструментам разработки IS-Builder, что сняло необходимость тратить дополнительные средства на привлечение внешних разработчиков.

Изменение числа созданных задач по годам

Источник: «Сургутнефтегазбанк», 2012

Изменение числа созданных заданий по годам

Источник: «Сургутнефтегазбанк», 2012

Как рассказали CNews в «Сургутнефтегазбанке», прикладное решение «Журнал мониторинга исполнения поручений Председателя Правления» на базе DIRECTUM было создано за 5 рабочих дней и еще 2 дня ушло на тестирование и подготовку документации. В данной разработке реализованы механизмы отправки задач исполнителям, сценарии для предоставления информации по справочнику в формате таблиц MS Excel, а также сценарий для открытия просроченных поручений и просмотра невыполненных заданий. В результате этого нововведения был налажен жесткий контроль над соблюдением сроков исполнения поручений топ-менеджмента банка.

Другим важным для банка решением стала реализация отправки управленческой отчетности в электронном виде. Она интегрирована с 1С и запускается в виде сценария, сохраняющего отчеты в специальной папке, в которую есть доступ из СЭД. Отчеты можно сразу же подписывать для дальнейшей рассылки адресатам.

Сухой остаток

По результатам внедрения СЭД DIRECTUM топ-менеджмент “Сургутнефтегазбанка” отметил повышение эффективности работы банка, что выразилось, в том числе, в снижении материальных и временных затрат на разработку, рассмотрение и согласование документов по различным направлениям его деятельности.

«Руководители высшего и среднего звена полностью работают с системой DIRECTUM: именно через нее ведется согласование локальных нормативных документов и договоров, писем и служебных записок от структурных подразделений; необходимые документы подписываются электронной подписью и отправляются в работу через систему. Наконец, через Directum руководители самостоятельно создают задачи подчиненным структурным подразделениям, устанавливают сроки и отслеживают их выполнение», – сообщил Андрей Король, Председатель Правления «Сургутнефтегазбанка».

С формальной точки зрения был оптимизирован механизм контроля за исполнением заданий руководства банка, автоматизирована работа секретариата и общее делопроизводство, сведен к минимуму бумажный документооборот, а также исключены вероятности потери документов и дублирования информации. Достигнут высокий уровень унификации оформляемых в банке внутренних локальных документов. Установлен четкий порядок рассмотрения и согласования документов в соответствии с присвоенным приоритетом. Сократилось также время на создание документов за счет использования типовых шаблонов и ранее созданных документов. Был значительно упрощен процесс передачи дел в период отпусков за счет использования механизма замещения.

Михаил Демидов / CNews