Технологии здоровья: внедрение системы Directum в ЗАО «Р-Фарм»

Компания Акелон, генеральный партнер Directum, успешно завершила проект внедрения в фармацевтической компании ЗАО «Р-Фарм». Основное внимание было уделено стандартизации и автоматизации процессов работы с входящими и исходящими письмами, организационно-распорядительными, договорными и первичными учетными бухгалтерскими документами.

ЗАО «Р-Фарм» – российская высокотехнологичная фармацевтическая компания, основные направления деятельности которой связаны с разработкой, исследованиями, производством препаратов, выводом на рынок современных лекарственных средств, а также обучением и подготовкой специалистов для фарминдустрии и здравоохранения. Компания работает на всей территории Российской Федерации, в странах СНГ, США, Германии, Японии, Турции и Индии. В структуру холдинга входят фармацевтические комплексы, расположенные в Ярославле, Ростове, Новосибирске, Костромской области, Московской области и в г. Иллертиссен, Бавария (экс-Pfizer Германия).

Необходимость автоматизации назрела давно

До автоматизации все документы компании хранились неструктурированно на общедоступном сетевом диске. Как следствие, возникали трудности с замещением сотрудников, разграничением прав доступа к информации, невозможно было отследить историю работы с документами. В качестве инструмента согласования использовалась электронная почта, поэтому сам процесс был непрозрачным для руководства. Чтобы ознакомиться с нормативно-справочной информацией сотрудникам приходилось обращаться к учетным системам, в которых записи часто дублировались. Дополнительные трудности возникали из-за удаленности филиалов.

Руководство «Р-Фарм» приняло решение организовать единое информационное пространство для хранения и обмена документами на базе ECM-системы. Необходимо было упростить и ускорить согласование документов, исключить их утерю, а также повысить исполнительность за счет всестороннего контроля над процессами.

При выборе системы в пользу Directum говорили масштабируемость и гибкость платформы, большая база готовых решений, развитые возможности интеграции с другими ИС и приемлемая стоимость. В качестве интегратора была привлечена компания Акелон — генеральный партнер компании Directum, обладающая солидным портфелем крупных успешных внедрений.

Проект внедрения стартовал летом 2014 года в штаб-квартире компании «Р-Фарм» (г. Москва). Перед специалистами компании Акелон стояли задачи:

• обеспечить единое структурированное информационное пространство;
• повысить внутреннюю безопасность работы с конфиденциальными документами;
• разработать механизмы взаимодействия между сотрудниками компании в процессе работы над документацией с четкой регламентацией сроков исполнения поставленных задач;
• автоматизировать работу с входящей и исходящей корреспонденцией, организационно-распорядительной документаций и доверенностями;
• упростить, ускорить и регламентировать бизнес-процессы по созданию и согласованию договорных документов;
• реализовать интеграцию системы Directum и учетной системы Microsoft Dynamics AX в рамках работы с договорными документами и ведения реестра контрагентов.
• автоматизировать бизнес-процессы по работе с первичными учетными бухгалтерскими документами;
• упростить процесс подготовки отчетности по документообороту и исполнению документов для руководства;
• обеспечить быстрый поиск документов посредством штрихкодирования документов и использования технологии быстрой идентификации RapID.

Грамотное управление ключевыми процессами

Делопроизводство

С помощью бизнес-решения Делопроизводство была автоматизирована работа с входящей и исходящей корреспонденцией, а также процессы согласования организационно-распорядительных документов. Для каждого из них был разработан свой типовой маршрут, который позволяет по заложенной логике, автоматически генерировать задания исполнителям, менять стадии жизненного цикла согласуемых документов.

Работа с входящей корреспонденцией осуществляется по сценарию, который позволяет автоматически сканировать пакет входящих писем, связывать их с соответствующими регистрационно-контрольными карточками (РКК) и сразу отправлять на исполнение. Чтобы исходящие письма не шли в обход делопроизводителей, их обработка ведется строго по типовому маршруту. Аналогично строится согласование организационно-распорядительной документации: регистрационные номера и списки согласующих формируются автоматически в зависимости от категории приказа или распоряжения.

Важно, что все типовые маршруты достаточно гибкие, система адаптирована под регулярные процессы, но в тоже время и позволяет обрабатывать исключения из процессов.

Управление доверенностями

В начале каждого календарного года сотрудники делопроизводства сталкиваются с большим объемом работ по переоформлению доверенностей. Бизнес-решение Управление доверенностями включает в себя комплекс справочников, типовых маршрутов и сценариев, которые обеспечивают полный цикл работы с доверенностями. Теперь в системе хранится база типовых доверенностей и предусмотрен механизм для массового копирования типовых документов.

Для облегчения контроля над доверенностями предусмотрен сценарий, который проверяет их актуальность, при это у просроченных документов автоматически изменяется статус на «Истек срок действия».

Поскольку работа с доверенностями пересекается с процессом работы с договорами, предусмотрена связка с бизнес-решением «Управление договорами».

Управление договорами

Процесс согласования договоров в компании был оптимизирован и стандартизован с помощью бизнес-решения Управление договорами, что позволило выработать единый алгоритм согласования для всех договоров компании.

На основании составленных правил и зависимостей был разработан типовой маршрут. Типовые договоры, которые были созданы на основе внесенных в систему шаблонов, согласуются по упрощенной схеме, благодаря чему время согласования подобных документов сократилось практически в 2 раза. В случае согласования нестандартного договора, инициатор и куратор могут добавить дополнительных согласующих. Для основных согласующих маршрут предусматривает возможность делегирования согласования договора подчиненным.

Специально для «Р-Фарм» был разработан механизм, принудительно создающий новую версию для каждого круга согласования, при этом предыдущая версия блокируется. Это позволяет сохранять историю изменения договора по кругам согласования и аккумулировать в единой версии все замечания, вынесенные на одном круге.

Гибкость настройки разработанного решения упрощает его дальнейшее развитие и подключение новых видов документов, запускаемых на согласование.

Финансовый архив

Для формирования первичных документов в «Р-Фарм» используется несколько учетных систем. Например, комплекты документов, сопровождающие отгрузки лекарственных средств и медицинских изделий, формируются в учетной системе, документы, связанные с хозяйственной деятельностью – в 1С, а на заводских площадках используются решения на платформе SAP.

На базе решения Финансовый архив был реализован специальный алгоритм обмена данными, который позволяет минимизировать модификации на стороне учетных систем и обеспечивает единообразие интеграционных механизмов. Таким образом, в Directum информация о распечатанном документе появляется практически моментально, остается только дождаться возврата этого документа от контрагента и занести в систему скан-образ. Для первичных документов в Directum была разработана отдельная карточка, которая заполняется автоматически при синхронизации.

Решение, удовлетворяющее текущим и перспективным потребностям

По завершении проекта внедрения компания «Р-Фарм» получила решение, покрывающее не только текущие, но и перспективные потребности в автоматизации. Поиск информации теперь занимает меньше времени, снизилась вероятность утери документов. Руководители в любой момент могут оценить стадию процесса, проконтролировать выполнение заданий и определить оптимальную загрузку для сотрудников.

Руководство компании «Р-Фарм» заинтересовано в дальнейшем развитии системы. Впоследствии планируется подключение к системе удаленных филиалов для полноценной автоматизации сквозных бизнес-процессов. Кроме того, в перспективе возможна более тесная интеграция с другими информационными системами, которые используются компанией в удаленных подразделениях.