Вынужденный перевод сотрудников на удаленную работу — это проверка на прочность цифровизации бизнеса. Если вы долгое время вкладываете в ИТ-инфраструктуру, но до сих пор не видите должного эффекта, то стоит пересмотреть процессы — отказаться от лишнего.
В этой статье мы собрали топ-5 трудностей перевода офиса на удаленную работу, с которыми руководители и ИТ-специалисты сталкиваются чаще всего. Покажем, какие возможности открывает текущая ситуация, и расскажем, как использовать скрытые резервы.
Сейчас, как никогда ранее, важны скорость и стоимость удаленного доступа к корпоративной информации. Стоит обратить внимание на облачные системы, для которых не требуется наличие собственных выделенных серверов в компании и штата ИТ-специалистов. А с веб-клиентом сотрудникам не нужно настраивать свое рабочее место, достаточно доступа в интернет и современного браузера. Подготовка состоит из 2 основных этапов:
А в дальнейшем техническое сопровождение может проводиться силами вендора.
Для широкого спектра типовых процессов есть готовые бизнес-решения
Остается только простая настройка сценариев работы с документами — подготовка шаблонов, регламентов (правил) согласования и утверждения.
Чтобы автоматизировать уникальные процессы компании, можно подключить специалистов вендора. Для этого разработаны варианты удаленного внедрения системы или поддержки самостоятельного внедрения, когда бизнес-аналитики и консультанты проводят исследование и помогают оптимизировать процессы. Обучение пользователей можно проводить дистанционно через вебинары.
Дистанционная работа снова обращает внимание на те этапы, которые были недоавтоматизированы. Например, в качестве временной меры было решено, что часть информации переносится вручную из одной системы в другую. Пора пересмотреть порядок организации работ и использовать готовые механизмы интеграции, RPA (роботизированная автоматизация процессов) или интеллектуальные решения, такие как Directum Ario.
Серьезным барьером в переводе на дистанционную работу становится невозможность отказаться от служебных записок (СЗ), которые участвуют во многих процессах компании: обращения во внутренние службы, передача комментариев к рассматриваемому договору, оформление заявления или выдача поручений. На самом деле проблему легко решить, если сосредоточиться не на автоматизации работы со СЗ, а на самих бизнес-процессах.
Такой подход оправдан, так как СЗ не является результатом работы, как договор или дополнительное соглашение, СЗ — это инструмент. Во многих процессах можно отказаться от документа как такового, потому что информационные системы предлагают другие, более удобные, решения для привычных задач:
В результате снижается нагрузка на технических специалистов, а взаимодействие сотрудников становится прозрачнее и эффективнее.
Большинство современных систем документооборота и управления процессами наделены эргономичным интуитивно понятным интерфейсом, поэтому сотрудники без труда начнут работу. Кроме того, для каждой системы выпускаются справочные материалы, например, для продуктов Directum разработана подробная справка с удобной навигацией по основным процессам.
К тому же, при удаленной работе не будет возможности распечатать документ и отнести его коллегам в обход системы, поэтому повысится дисциплина и вовлеченность сотрудников. Они сами будут заинтересованы в использовании всех возможностей системы и максимальном упрощении своей работы.
Если вы давно откладываете переход на безбумажное взаимодействие с партнёрами, поставщиками и другими контрагентами, сейчас самое время договориться с ними о старте цифрового межкорпоративного документооборота. Подключитесь к сервису электронного обмена документами и пригласите контрагентов. Начните с самых крупных компаний, как правило, они уже работают с сервисами внешнего юридически значимого электронного документооборота (ЮЗ ЭДО) и могут предложить вам подключиться к этому же решению на особых условиях — по специальной скидке от вендора. Вы не только восстановите обмен, но и значительно улучшите процесс:
Не подвергайте здоровье сотрудников опасности и сохраняйте привычный темп работы. Удалённая работа в условиях карантина — это повод оптимизировать процессы, исключить ненужные этапы и сократить ручное занесение данных, не ограничиваться полумерами и заставить цифровизацию работать с максимальным эффектом.
Internet Explorer устарел и не соответствует требованиям безопасности
Для корректного отображения информации используйте любой браузер из списка ниже: