В СЭД Финансового университета 1300 пользователей

Владимир Соловьев, директор по информационным технологиям Финансового университета при Правительстве РФ, рассказал CNews о проекте по обновлению системы Directum, с помощью которой автоматизирован документооборот учебного заведения. По мнению Владимира Соловьева, в кратчайшие сроки удалось создать масштабируемую систему, к которой подключены как московские, так и региональные подразделения, при этом сохранены все ранее выполненные разработки и модификации.

CNews: Что собой представляет Финансовый университет сегодня?

Владимир Соловьев: Финансовый университет при Правительстве Российской Федерации – один из старейших российских вузов, основанный в 1919 году. Сегодня это ведущий научно-образовательный центр, который включает в себя 13 институтов, 24 факультета, 180 кафедр и 36 филиалов в регионах России.

Чтобы охарактеризовать масштаб деятельность Финансового университета, добавлю, что ежегодно у нас проходят обучение около 90 тысяч человек, а общая численность наших сотрудников, включая профессорско-преподавательский состав, составляет около 8 тысяч человек, в том числе около 500 докторов наук и профессоров, более 2 тысяч кандидатов наук и доцентов.

Только в Москве Финансовый университет занимает 11 учебных кампусов, в которых работают 80 компьютерных классов, около 400 мультимедийных аудиторий, более 4500 персональных компьютеров сотрудников. В ИТ-подразделениях в Москве работает 160 человек, еще примерно 60 ИТ-специалистов трудятся в филиалах.

CNews: Какие задачи решет система Directum, используемая в университете?

Владимир Соловьев: Электронный документооборот на базе системы Directum работает в Финансовом университете с 2009 года (и в Москве, и в региональных филиалах). В системе электронного документооборота регистрируются документы, проводится их централизованная рассылка, согласуются проекты приказов по типовым маршрутам, осуществляется пересылка документов по нестандартным маршрутам, а также контроль исполнения поручений.

Если говорить о значимости системы электронного документооборота и управления взаимодействием, то, как и в любой крупной организации, она позволяет нам значительно сократить время на пересылку и согласование документов между подразделениями. Безусловно, это влияет на скорость принятия управленческих решений и повышает дисциплину подразделений.

Используемые нашими кафедрами, деканатами и другими структурными подразделениями типовые маршруты для согласования приказов в области науки, основного и дополнительного образования, других сфер, с которыми сталкиваются университеты, прошли проверку несколькими годами эксплуатации, приносят ощутимое упорядочение и ускорение работы. Эти маршруты несложно перенести в другие учебные заведения – достаточно назначить пользователям соответствующие роли.

Хотя значимость системы электронного документооборота для университета сложно переоценить. Через четыре года эксплуатации стало понятно, что функционал первоначально внедренной версии системы уже не удовлетворяет нашим потребностям.

CNews: Что изменилось за это время?

Владимир Соловьев: Во-первых, в 2012 году была проведена серьезная реорганизация Финансового университета – к нему присоединились Всероссийский заочный финансово-экономический институт, Всероссийская государственная налоговая академия, Государственный университет Минфина России и ряд других образовательных учреждений. Как результат, общее число студентов возросло в 5 раз – с 18 тысяч до 90 тысяч. Соответственно, увеличились и масштабы ИТ-инфраструктуры, причем мы унаследовали множество разноплатформенных решений. Естественно, возникла необходимость подключения к СЭД Directum новых подразделений, а также ее внедрение в филиалах. Кроме того, существенно выросло и число пользователей, и количество маршрутов и документов.

Во-вторых, в первоначальной версии (4.6) отсутствовал полнофункциональный веб-доступ, например, веб-интерфейс не позволял работникам филиалов инициировать маршруты.

В-третьих, при большом числе подключений нас перестала удовлетворять производительность системы. Наконец, последнее: в прежней версии отсутствовала возможность делегирования прав доступа.

В совокупности все эти факторы повлияли на наше решение обновить систему. Был проведен аукцион, победителем которого стала компания «Центр бизнес-решений «Галактика». С этой компанией, являющейся экспертным центром по работе с вузами в структуре корпорации «Галактика», мы уже успешно прошли ряд этапов развития системы.

CNews: Сколько пользователей работает в системе?

Владимир Соловьев: На сегодня в СЭД Directum зарегистрировано 1300 человек.

Помимо руководства Финансового университета, руководителей структурных подразделений и их заместителей, в системе работают ответственные за делопроизводство специалисты структурных подразделений, а также работники управления делопроизводства и архива, отдела контроля исполнения поручений и другие пользователи.

Многие пользователи выступают инициаторами создания новых маршрутов согласования документов – как типовых, так и нестандартных.

CNews: Новая версия системы создавалась «с нуля», без оглядки на прежние наработки?

Владимир Соловьев: Нет. Перед нами стояла задача по сохранению всех ранее выполненных разработок и «модифицированных компонентов системы». Речь идет о штатных компонентах, которые изменялись с учетом потребностей и особенностей отдельных процессов Финансового университета. Фактически прототип системы создавался с условием обязательного переноса всех «модифицированных компонентов», разработанных ранее.

Работы проводились в несколько этапов. В рамках первого сотрудники управления информационно технологической инфраструктуры подготовили все аппаратное обеспечение, на котором была развернута копия рабочей базы системы. На втором этапе специалисты компании «Галактика» провели полное обновление копии СЭД Directum и на ее основе создали прототип новой системы. Далее работники отдела технической поддержки электронного документооборота, управления делопроизводства и архива и отдела контроля исполнения поручений провели проверку работоспособности и функциональности всех компонентов из старой системы, по результатам которой специалисты компании «Галактика» вносили в прототип системы изменения и дополнения. Каждый из этапов – создание прототипа, отладка и тестовая эксплуатация – длился около недели. Конвертация рабочей базы данных до последней актуальной версии системы (4.9.1) особых сложностей не вызвала.

Основная трудность, с которой столкнулись сотрудники Финансового университета, – это ограничения, связанные с централизованной установки клиентской части, обусловленные инфраструктурными особенностями университетской сети. Стоит отметить, что периода опытно-промышленной эксплуатации новой версии системы как такового не было, сразу началась промышленная эксплуатация, в ходе которой администраторам системы пришлось столкнуться с проблемой смены идеологии разграничения прав доступа. Для освоения новой версии мы провели два семинара для администраторов системы и пользователей.

CNews: Сколько длился проект и каковы его основные результаты?

Владимир Соловьев: Подрядчик, компания «Галактика», продемонстрировал достаточные компетенции. На внедрение обновленной версии потребовалось полтора месяца, в итоге мы получили масштабируемую систему, в которую можно включить какое угодно количество пользователей.

Поддержку СЭД Directum Финансовый университет осуществляет собственными силами, за нее у нас отвечают три человека в отделе технической поддержки электронного документооборота.

Одним словом, цели, поставленные перед проектом модернизации системы электронного документооборота, были достигнуты.

CNews: Каковы перспективы развития СЭД на ближайший год?

Владимир Соловьев: Что касается экстенсивного расширения эксплуатации системы Directum, то мы собираемся и дальше увеличивать число пользователей и, соответственно, количество конкурирующих лицензий. Будут разрабатываться и новые маршруты (в нашем большом университете ежемесячно их появляется до нескольких сотен).

Если же говорить собственно о развитии, то сейчас мы начинаем внедрение мобильного решения Directum, а также собираемся модернизировать систему контроля исполнения поручений.

Источник: CNews