Описание проекта внедрения DIRECTUM в Государственном Собрании - Курултае Республики

ООО "Интернет Технологии", Сертифицированный партнер компании DIRECTUM и Центр сертифицированного обучения, завершило проект внедрения системы электронного документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM в Государственном Собрании-Курултае Республики Башкортостан.

Государственное Собрание–Курултай Республики Башкортостан является высшим и единственным законодательным (представительным) органом государственной власти, объединяющий деятельность 120 депутатов. В полномочия законодательного органа государственной власти республики входят принятие Конституции, внесение в нее изменений, осуществление в пределах компетенции законодательного регулирования, толкование законов и ведение контроля за их исполнением.

Как и в любом государственном учреждении, документооборот в Государственном Собрании–Курултае Республики Башкортостан достаточно велик. Основную массу документов составляют законопроекты и письма из разных инстанций, с которыми необходимо работать одновременно нескольким подразделениям.

Ранее для обеспечения работы с документами уже использовалась система автоматизации делопроизводства. Однако в определенный момент она перестала удовлетворять растущим потребностям учреждения, как по производительности, так и по функционалу. Поэтому было принято решение выбора новой системы, которая бы соответствовала повышенным требованиям учреждения в условиях растущей и регулярно меняющейся структуры государственного органа.

В ходе реализации проекта была проведена предварительная оценка предметной области, детальный анализ подлежащих автоматизации процессов и требований к системе, развернута и сконфигурирована система DIRECTUM, произведены настройки системы, более 50 сотрудников без отрыва от производства прошли обучение по основным курсам базовых модулей в центре сертифицированного обучения DIRECTUM компании Интернет Технологии.

В итоге проекта автоматизированы процессы работы с регистрацией входящих документов и вынесение резолюций, регистрация исходящих документов, работа с договорами, ознакомление и контроль исполнения по приказам и распоряжениям, процессы создания, согласования законопроектов и принятия законов, подготовка и проведение совещаний, проведение закупок и организация конкурсов и аукционов, работа с обращениями граждан.

Для руководителей подразделений был внедрен механизм ЭЦП, который позволил полноценно визировать служебные записки и внутренние документы в электронном формате – таким образом, заказчик смог полностью отказаться от некоторых документов на бумаге.

Быстрый перевод документооборота в DIRECTUM был осуществлен благодаря конвертации документов и справочников из предыдущей системы делопроизводства и корпоративного хранилища документов. Благодаря выполненной интеграции системы электронного документооборота DIRECTUM с системой управления сайтом "1С-Битрикс", появилась возможность автоматически публиковать принятые законы на сайт. На основе этого решения также был разработан механизм отслеживания состояния обращений в реальном времени на сайте Государственного Собрания-Курултая Республики Башкортостан.

С 22 декабря 2008 года система электронного документооборота переведена в промышленную эксплуатацию. В настоящий момент в системе единовременно работает около 100 сотрудников Государственного Собрания-Курултая Республики Башкортостан.

В результате внедрения DIRECTUM в учреждении значительно ускорился документооборот, а также сократился поток документов на бумажных носителях и время коллективной работы над документами в части согласования законопроектов. Это в свою очередь позволило Государственному Собранию - Курултаю Республики Башкортостан выйти на новый уровень качества работы и по количеству инноваций стать образцовым государственным учреждением в регионе.