Внедрение DIRECTUM в медиа-холдинге "Агентство Владимира Гревцова"

В медиа-холдинге "Агентство Владимира Гревцова" завершен второй этап внедрения автоматизированной системы электронного документооборота на базе системы DIRECTUM.

Вопрос о внедрении системы электронного документооборота в медиа-холдинге встал в тот момент, когда существующее в компании традиционное бумажное обращение документов перестало удовлетворять растущим требованиям бизнеса.

Основными критериями при выборе системы электронного документооборота были: поддержка сложной организационной структуры холдинга, готовность для работы в территориально-распределенном режиме, возможность перевода в систему и оптимизации сложившихся деловых процессов медиа-холдинга по работе с документами, поручениями, различными видами заявок. Важным фактором при выборе стала гибкость системы, возможность ее адаптации, доработки и интеграции с другими информационными системами холдинга.

В результате анализа представленных на рынке Беларуси систем электронного документооборота была выбрана система электронного документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM, как наиболее полно соответствующая всем требованиям медиа-холдинга. Внедрение и поставку системы проводила компания "Новаком Групп" - белорусский партнер компании DIRECTUM, обладающий всеми необходимыми ресурсами и опытом для внедрения систем электронного документооборота любых масштабов.

На первых этапах проекта было организовано обучение пользователей системы электронного документооборота – руководителей и сотрудников медиа-холдинга, - разработаны необходимые организационные документы, регламентирующие работу с системой.

В ходе дальнейших работ был внедрен ряд специализированных модулей системы DIRECTUM: "Управление договорами" для ведения информации и обработки договорных документов; модуль "Управление совещаниями" для автоматизации подготовки и проведения совещаний, исполнения принятых решений; модуль "Канцелярия" для обработки и исполнения официальных документов медиа-холдинга, файловое хранилище DIRECTUM Storage Services для хранения больших объемов разнообразного корпоративного контента и цифровых медиа-данных.

В результате в медиа-холдинге была создано комплексное решение, позволяющее обрабатывать и бумажные, и электронные документы. Специалистами компании "Новаком Групп" было создано единое хранилище электронных документов, налажены исполнение и контроль поручений на всех уровнях с использованием системы DIRECTUM, разработаны и внедрены процессы автоматизированной обработки ряда документов на безбумажной основе, организован удаленный доступ к системе с использованием web-технологий.

Особенностью проекта стало то, что во время внедрения системы DIRECTUM произошло территориальное разделение медиа-холдинга - часть подразделений переехала в новые офисы в разных районах г. Минска. Но даже в этой ситуации благодаря системе электронного документооборота темп работы сотрудников холдинга не снизился, более того - повысилась эффективность взаимодействия за счет обеспечения доступности корпоративных информационных ресурсов из любого офиса, и сохранилось ощущение целостности организации.

В настоящее время система используется в режиме промышленной эксплуатации, автоматизирована работа с большинством документов, повысилась исполнительская дисциплина, укрепились горизонтальные связи между подразделениями, ускорилась процедура согласования документов, руководители подразделений получили возможность контроля состояния документов.

Планируется дальнейшее развитие системы электронного документооборота и охват новых деловых процессов. Так, например, запланирована интеграция с существующими информационными системами и учетной системой на платформе 1С:Предприятие, а также переход к технологиям юридически значимого электронного документооборота.

О медиа-холдинге "Агентство Владимира Гревцова"
Информационно-издательская компания ООО "АГЕНТСТВО ВЛАДИМИРА ГРЕВЦОВА", входящая в состав крупнейшего медиа-холдинга в Республике Беларусь с частным капиталом, основана в 1992 году.
С 1993 года агентство занимается подготовкой и распространением оперативной экономической информации, с 1997 года издает журнал "Главный Бухгалтер". К 2009 году компания выпускает ряд тематических изданий для юристов, руководителей, бухгалтеров, кадровиков, менеджеров и других специалистов предприятия: бераторы, книги серий "Право и бизнес", "Справочник-ориентир", пятнадцать журналов - пять отраслевых бухгалтерских изданий ("Главный бухгалтер. Строительство", "Главный бухгалтер. Банковская деятельности" и др.), четыре специализированных бухгалтерских издания (Главный бухгалтер. Ценообразование", "Главный бухгалтер. Ревизор"), журналы "Юрист", "Индивидуальный предприниматель", "Главный бухгалтер. Зарплата", "Малые предприятия" и др. ООО "АГЕНТСТВО ВЛАДИМИРА ГРЕВЦОВА" имеет филиалы во всех областных центрах Беларуси.