Внутренний документооборот успешно автоматизирован в «Агентстве по возврату долгов»

Специалисты Акелон за четыре месяца реализовали проект внедрения ECM-системы DIRECTUM в «Агентстве по возврату долгов». В компании повышена оперативность внутренних коммуникаций, значительно снижено время на подготовку и согласование документов.

ООО «Агентство по Возврату Долгов» («АВД») предоставляет коллекторские услуги по возврату долгов в Москве, Санкт-Петербурге, Красноярске, Нижнем Новгороде и многих других городах России. Клиентами компании являются коммерческие банки, страховые компании, операторы связи, предприятия ЖКХ.

По роду деятельности специалисты «АВД» обрабатывают большие объемы документов. Традиционные способы регистрации подготовки, согласования и поиска документов, требующие значительных временных затрат, перестали удовлетворять стандартам эффективной работы. Сложная система хранения и перемещения бумажных документов снижала скорость обмена данными. Разветвленная сеть филиалов, их географическая удаленность от головного офиса приводили к задержкам при согласовании документов.

С целью повышения эффективности внутреннего документооборота и сокращения трудозатрат руководство компании решило оптимизировать бизнес-процессы на основе современной ЕСМ-системы. После сравнения функционалов нескольких СЭД предпочтение было отдано системе DIRECTUM. Проведение консалтинго-внедренческих работ осуществляла компания Акелон (генеральный партнер DIRECTUM). Опыт аналогичных внедрений, наличие положительных отзывов от заказчиков и отработанная технология внедрения в жестко ограниченные сроки сыграли главную роль в выборе интегратора.

Основные задачи проекта включали в себя:

• сокращение бумажного документооборота;
• ускорение согласования внутренних документов – служебных записок, приказов, договорных документов;
• систематизация электронного архива документов компании;
• повышение эффективности работы с официальными документами и поручениями генерального директора «АВД».

Специалисты Акелон реализовали проект внедрения системы с помощью функционала Базовых модулей системы DIRECTUM, а также бизнес-решений «Классическое делопроизводство», «Управление договорами».

Для работы с базовым функционалом системы учебный центр Акелона провел обучение более 40 сотрудников «АВД». Курсы включали в себя практическую составляющую, семинары и индивидуальное обучение для высшего руководства компании.

В результате реализации проекта в «АВД» создано единое информационное пространство, в котором построено хранилище данных, автоматизирована работа по выполнению рутинных операций обработки корреспонденции. Организовано электронное согласование документов с использованием электронной подписи, автоматически заполняются шаблоны. Это позволило значительно снизить временные затраты по ключевым бизнес-процессам компании. Руководство «АВД», в свою очередь, получило эффективный механизм контроля исполнения поручений и оперативный доступ к достоверной и актуальной информации.

На данный момент вся входящая, исходящая корреспонденция и организационно-распорядительная документация заносится в систему, регистрируется в электронных журналах и хранится в DIRECTUM. Поручения генерального директора выдаются исполнителям в электронном виде, контроль над их исполнением осуществляется также в DIRECTUM.

«Внедрение системы DIRECTUM позволило нам не только оптимизировать работу с документами, но и получить высокоэффективный инструмент управления взаимодействием, что, в свою очередь, позволит нам вывести внутренние процессы компании на качественно новый уровень. Хотелось бы также отметить, что благодаря профессионализму специалистов компании Акелон проект был реализован в сжатые сроки – 4 месяца», – говорит Зульфия Кахруманова, начальник ИТ-управления «АВД».

Компания «АВД» проявляет высокую заинтересованность в дальнейшем развитии системы DIRECTUM – расширении ее функционала и автоматизации новых бизнес-процессов. В настоящее время ведутся переговоры по ряду таких перспективных направлений, как внедрение бизнес-решений «Акелон: Управление сервисом», «DIRECTUM: Согласование счетов на оплату».