Запуск кадрового электронного документооборота в «Ленте»

Directum

Оксана, расскажите, пожалуйста, что стало предпосылками цифровизации кадровых процессов, внедрения КЭДО? Как компания к этому пришла?

Оксана

«Лента» — это географически распределенная компания: магазины расположены от Пскова до Иркутска. Штат сотрудников — больше 50 тыс. человек. Достаточно трудоемко стало вести кадровые процессы по делопроизводству. Поэтому мы приняли решение, что пора отказываться от бумаги и полностью переходить на электронный документооборот.

Directum

Как выбирали систему? На какие критерии опирались?

Оксана

Учитывая нашу численность, решение должно быть масштабируемым, надежным, чтобы мы могли подключать всех сотрудников, в том числе без автоматизированных рабочих мест. Чтобы и сотрудники магазинов, и распределительных центров — продавцы, водители — все могли подписывать электронные документы.

Кроме того, у нас большое количество кадровых документов и локально-нормативных актов (ЛНА). Нам хотелось бы, чтобы система поддерживала все наши процессы.

Мы провели ряд пилотов с несколькими решениями. И в результате этих пилотов выбрали Directum.

Directum

Как организован процесс сейчас? Как сотрудники подписывают электронные документы?

Оксана

В нашей компании используется мобильное приложение «Лента Спутник». И вход в личный кабинет Directum HR Pro реализован через это приложение. У нас практически все сотрудники имеют к нему доступ, поэтому трудностей с подписанием кадровых документов нет.

Directum

Скажите, какие процессы вообще на этом этапе работают в цифровом виде?

Оксана

У нас работает подписание ряда заявлений и приказов на отпуск, на различные отсутствия, отгулы.

Сейчас мы реализуем процесс совмещения: инициирующее событие будет запускаться в Directum. Это служебная записка. Далее через интеграцию данные будут передаваться в Core HR-систему, там будет проводиться мероприятие. И пакет сформированных документов — дополнительного соглашения, ЛНА — придет обратно в Directum уже на подпись сотруднику.

Directum

Какие сложности проекта можете назвать? Что было непросто?

Оксана

Непростой вопрос был с инфраструктурой. У нас был итерационный подход, выделены небольшие мощности. Поэтому иногда бывали проблемы с запуском каких-то процессов, связанных с производительностью системы. Это, наверное, основная сложность.

Directum

Какой-то эффект уже заметили? Что можете оценить?

Оксана

Да, бизнес-эффекты есть. Мы получаем обратную связь от конечных пользователей — наших сотрудников. Все довольны использованием системы: отмечают, что теперь подписание кадровых документов стало очень быстрым.

Directum

А что говорят кадровые специалисты? Для них работа упростилась?

Оксана

Конечно. На первом этапе, когда мы только подключали решение, у HR-специалистов были вопросы и сложности. Нужно было объяснять сотрудникам, что это такое, как подключиться, организовать доступ в личный кабинет. Со временем специалисты набили руку, и сейчас делают это достаточно быстро.

Благодаря внедрению системы спала и огромная работа по формированию заявлений на отпуска и отслеживанию, что все документы подписаны вовремя. Очень трудоемкий процесс был в части подписания ЛНА. На данный момент практически все делается в автоматическом режиме.

Directum

А для пользователей проводили какое-то специальное обучение?

Оксана

Для HR-специалистов мы проводили ряд обучений, вебинаров, также подготавливали инструкции. А уже конечных пользователей — сотрудников — отдел персонала обучал на местах во время подключения к личному кабинету.

Также был разработан специальный лендинг, где рассказывалось о преимуществах КЭДО. Всех сотрудников очень активно завлекали на участие в этом проекте. Все остались довольны.

Directum

Сколько процентов персонала сейчас работает в КЭДО?

Оксана

К системе подключена 31 тыс. сотрудников — это примерно половина персонала. Мы используем поэтапный запуск: в апреле стартует следующая волна из 20 тыс. сотрудников. Цель — до конца лета перевести всех на КЭДО всех специалистов.

Directum

Есть ли у вас планы на дальнейшую цифровизацию?

Оксана

Да, мы сейчас внедряем, можно так сказать, базовые кадровые документы и ЛНА. В планах у нас —интеграция системы и workforce-менеджмента для подписания гибких графиков, документов по командировкам и связанных с охраной труда (карты соут и профриски), а также организационно-распорядительный документации. Мы планируем развивать КЭДО как продукт.

Directum

Спасибо большое за рассказ и удачи вам в дальнейшей цифровизации!

Елена

Спасибо большое. Надеюсь на вашу поддержку.