Завершен первый этап внедрения DIRECTUM в РУП СПО "Химволокно"

Группа компаний "НОВАКОМ" - партнер компании DIRECTUM в Республике Беларусь – завершила первый этап внедрения системы электронного документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM в РУП "Светлогорское Производственное объединение "Химволокно" (г. Светлогорск, Беларусь).

Республиканское Унитарное Предприятие "Светлогорское производственное Объединение "Химволокно" является одним из крупных многопрофильных предприятий нефтехимического комплекса Республики Беларусь. Продукция, выпускаемая предприятием, пользуется стабильным спросом на внутреннем и внешнем рынках. Предприятие имеет обширные деловые и торговые связи в СНГ и странах дальнего зарубежья. География экспорта продукции охватывает более 32 стран в разных частях света. Качество продукции РУП "СПО "Химволокно" подтверждено сертификатом международного стандарта ИСО 9001 – 2001.

Работа на рынке нефтехимического комплекса подразумевает постоянное совершенствование бизнес-процессов на предприятии. Именно поэтому руководство РУП "СПО "Химволокно" уделяет особое внимание модернизации всех направлений взаимодействия и механизмов быстрого принятия управленческих решений. Ранее на предприятии использовались различные решения для автоматизации внутренних процессов, однако в связи с развитием бизнеса появилась потребность в единой системе, комплексно решающей все задачи взаимодействия.

В 2009 году руководством РУП "СПО "Химволокно" было принято решение о создании на предприятии системы электронного документооборота с помощью ECM-системы DIRECTUM. Критериями выбора системы стали: соответствие существующим на предприятии стандартам и практике работы; широкие функциональные возможности; поддержка территориально-распределенной работы; наличие собственной платформы и среды разработки; возможность интеграции с различными информационными системами.

В проекте внедрения DIRECTUM, который стартовал осенью 2009 года, в РУП "СПО "Химволокно" были определены следующие цели:

1. Формирование системы делопроизводства и документооборота, позволяющей совместить обработку бумажных и электронных документов, с поэтапным переходом на безбумажные технологии.
2. Повышение производительности труда сотрудников за счет автоматизации обработки документов и информации, сокращение сроков доставки документов и поручений до конечных исполнителей.
3. Обеспечение прозрачности и своевременности исполнения поручений, повышается эффективности управления предприятием в целом.

На первоначальном этапе проекта группой внедренцев, в которую вошли эксперты компании "НОВАКОМ" и специалисты заказчика, на основе Базовых модулей и модуля "Канцелярия" были разработаны проектные решения по автоматизации управленческих процессов предприятия. Проведена серия учебных семинаров и персональных консультаций пользователей, разработаны рабочие инструкции для различных категорий пользователей.

В дальнейшем были автоматизированы все ключевые процессы работы с документами предприятия: работа с входящей и исходящей корреспонденцией, печать конвертов, формирование реестра передачи бумажных документов между подразделениями и работа с бланками строгой отчетности. Ранее используемое на предприятии решение по автоматизации учета бланков строгой отчетности (писем, приказов с изображением государственного герба) также было перенесено на платформу системы DIRECTUM. Большие массивы документов переведены на распределенное хранение с помощью служб хранилищ – DIRECTUM Storage Services.

На текущий момент система DIRECTUM внедрена в административных и производственных подразделениях предприятия и с февраля 2010 года используется в режиме промышленной эксплуатации. В системе работают руководители высшего звена и структурных подразделений, организована работа удаленных сотрудников. Всего в системе зарегистрировано около 50 пользователей.

Внедрение DIRECTUM позволило ускорить документооборот на предприятии, организовать надежное хранение и быстрый доступ к необходимым документам, оперативно получать информацию о местонахождении и степени исполнения документов и поручений. Планируется дальнейшее расширение масштабов использования DIRECTUM, освоение новых возможностей, увеличение состава рабочих мест в структурных подразделениях.