Завершен проект внедрения DIRECTUM в фармацевтической компании «Р-Фарм»

В фармацевтической Группе компаний «Р-Фарм» успешно реализован проект по внедрению ECM-системы DIRECTUM. На настоящий момент в системе зарегистрировано 1300 пользователей, автоматизированы процессы работы с входящим и исходящими письмами, организационно-распорядительными, договорными, а также первичными учетными бухгалтерскими документами. Подрядчиком проекта выступила компания Акелон, генеральный партнер DIRECTUM.

ЗАО «Р-Фарм» – высокотехнологичная российская фармацевтическая компания, основные направления деятельности которой связаны с разработкой, исследованиями, производством препаратов, выводом на рынок современных лекарственных средств, а также обучением и подготовкой специалистов для фарминдустрии и здравоохранения. Компания работает на всей территории Российской Федерации, в странах СНГ, США, Германии, Японии, Турции и Индии. Действует более 50 филиалов и представительств. В структуру холдинга входят фармацевтические комплексы, расположенные в Ярославле, Ростове, Новосибирске, Костромской области, Московской области и в г. Иллертиссен, Бавария (экс-Pfizer Германия).

Активное развитие новых направлений деятельности компании и расширение филиальной сети потребовало оптимизации взаимодействия между сотрудниками, усиления контроля качества и сроков выполняемых работ. Для реализации задачи руководство ЗАО «Р-Фарм» приняло решение о начале проекта по автоматизации документооборота на базе ECM-системы DIRECTUM.

Среди достоинств системы были выделены: ориентация на потребности клиента, большая база готовых бизнес-решений, масштабируемость и гибкость, разнообразие интерфейсов, развитые возможности интеграции с другими информационными системами и приемлемая стоимость. Весь комплекс работ по реализации проекта выполняла компания Акелон – генеральный партнер DIRECTUM.

Проект внедрения стартовал летом 2014 года в штаб-квартире компании «Р-Фарм»
(г. Москва). Перед командой внедрения стояли задачи:

• обеспечить единое структурированное информационное пространство;
• разработать механизмы взаимодействия между сотрудниками компании в процессе работы над документацией с четкой регламентацией сроков исполнения поставленных задач;
• автоматизировать работу с входящей и исходящей корреспонденцией, организационно-распорядительной документаций и доверенностями;
• упростить процесс подготовки отчетности по документообороту и исполнению документов для руководства;
• автоматизировать бизнес-процессы по работе с первичными учетными бухгалтерскими документами;
• упростить, ускорить и регламентировать бизнес-процессы по созданию и согласованию договорных документов;
• обеспечить быстрый поиск документов посредством штрихкодирования документов и использования технологии быстрой идентификации RapID.

Поставленные задачи были решены с использованием базовых модулей DIRECTUM, а также бизнес-решений «Классическое делопроизводство», «Управление договорами», «Управление доверенностями» и «Финансовый архив». Основное внимание в ходе реализации проекта было уделено стандартизации и автоматизации ключевых бизнес-процессов, а также разработке и реализации решений, позволяющих без существенных затрат и доработок наращивать мощность системы и подключать другие филиалы компании. В рамках проекта был осуществлен импорт данных, а также реализована синхронизация и интеграция данных с учетными системами 1С и Microsoft Axapta.

К моменту перевода системы в опытно-промышленную эксплуатацию, преподаватели центра сертифицированного обучения компании Акелон завершили обучение более 400 пользователей. В настоящий момент в системе зарегистрировано 1300 пользователей, создан 2821 документ и отправлено 2084 задачи.

Руководство ЗАО «Р-Фарм» положительно оценивает результаты проекта. Продолжается сотрудничество с компанией Акелон по наращиванию функционала системы.