Завершено внедрение DIRECTUM в ГУП "Горэлектротранспорт" Нижнекамска

Компания "Проекты и Решения" сообщает о завершении проекта по внедрению системы электронного документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM в ГУП "Горэлектротранспорт" г. Нижнекамска – одном из основных предприятий городского коммунального транспорта.

ГУП "Горэлектротранспорт" в настоящее время осуществляет более 50% городских пассажирских перевозок в Нижнекамске. Крупнейшие предприятия города – "Нижнекамскшина", "Нижнекамскнефтехим", "ТЭЦ-1" - имеют деловые соглашения с ГУП "Горэлектротранспорт" по транспортным услугам.

На предприятии работает около 800 сотрудников. В настоящее время в хозяйстве "Горэлектротранспорта" - 63,5 км трамвайных путей, такая же протяженность контактных сетей, 8 тяговых подстанций, четыре диспетчерских пункта, 8 спецвагонов и 73 трамвайных пассажирских вагонов.

Высокие показатели деятельности предприятия достигнуты во многом благодаря вниманию руководства к вопросам повышения эффективности и прозрачности внутренних процессов организации. До начала внедрения системы документооборота управленческий персонал и высшее руководство предприятия неоднократно сталкивались с проблемами, связанными с большим объемом бумажных документов и процессами их согласования и хранения. При этом существующая на предприятии система менеджмента качества (ГОСТ Р ИСО 9001-2001) обусловила высокие требования к документообороту и процессам взаимодействия.

Поэтому для создания эффективной системы обмена электронными документами и автоматизации взаимодействия руководство предприятия приняло решение о выборе и внедрении системы электронного документооборота. Основными критериями выбора системы являлись:

• широкая функциональность;
• наличие гибкого и хорошо документированного инструментария разработки;
• опыт поставщика услуг (множество успешно выполненных проектов);
• доступность и оперативность технической поддержки;
• доступная цена;
• удобный, эргономичный интерфейс.

Среди предложенных различными поставщиками систем электронного документооборота система DIRECTUM наиболее соответствовала предъявленным требованиям.

Проект внедрения осуществлялся совместными усилиями сотрудников ГУП "Горэлектротранспорт" и бизнес-партнера компании DIRECTUM – ООО "Проекты и Решения". В ходе проекта было проведено обучение ведущих и рядовых пользователей, сформировано и введено в действие "Положение об использовании системы электронного документооборота в организации". Благодаря функционалу Базовых модулей DIRECTUM и модуля "Канцелярия" были полностью автоматизированы следующие процессы:

• регистрация и передача на рассмотрение входящей корреспонденции;
• создание и согласование договоров;
• создание и согласование служебных записок;
• создание и согласование и рассылка приказов по предприятию.

Руководству предприятия были предоставлены сертификаты электронно-цифровой подписи (ЭЦП), и теперь согласование документов осуществляется с обязательным подписанием электронного документа с помощью ЭЦП. Благодаря приложению DIRECTUM OverDoc реализован обмен электронными документами, подписанными ЭЦП между организациями ГУП "Горэлектротранспорт" и ООО "Проекты и Решения".

В настоящее время система DIRECTUM переведена в промышленную эксплуатацию. В системе работают все подразделения предприятия, включая Администрацию, Службу движения, Контрольно-ревизионную службу, Цеха по ремонту и обслуживанию подвижного состава и Гараж.

В результате внедрения системы электронного документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM на предприятии были полностью автоматизированы все процессы, связанные с созданием, поиском и хранением документов. Благодаря этому удалось значительно снизить затраты управленческого времени на согласование документов и контроль ознакомления с документами. Специалисты по управлению качеством получили эффективный инструмент для соблюдения всех процедур, утвержденных стандартами системы менеджмента качества. В дальнейшем решение будет развиваться при поддержке специалистов компании "Проекты и Решения".