Завершилось внедрение DIRECTUM в Астраханском Госуниверситете

Астраханское представительство ОАО "АйСиЭл-КПО ВС" завершило внедрение ECM-системы DIRECTUM в Астраханском государственном университете. В результате внедрения в электронный вид перешли все ключевые процессы взаимодействия вуза.

Астраханский государственный университет (АГУ), основанный в 1932 году, сейчас известен как одно из крупнейших многоцелевых образовательных учреждений в Каспийском регионе. В настоящее время в университете обучаются около 17 000 студентов, 600 аспирантов и докторантов. Вуз обладает сложной организационной структурой, в которую входят 6 самостоятельных институтов и филиал в Знаменске.

Особенности организационного развития вуза всегда определяются сложной структурой процессов взаимодействия - в них вовлечено много различных участников: преподаватели, студенты и аспиранты, административные работники вуза и многие другие. В этих условиях эффективное управление вузом напрямую зависит от правильности выбора технологий взаимодействия.

Летом 2009 руководством вуза был объявлен тендер на поставку и внедрение ECM-решения, которое позволило бы автоматизировать основные бизнес-процессы и перевести документооборот в электронный вид. Были выдвинуты следующие требования к системе: масштабируемость, развитые интеграционные возможности, расширенный функционал и гибкость в настройке. В результате была выбрана ECM-система DIRECTUM, удовлетворившая тендерную комиссию по всем требованиям.

Поставку и внедрение осуществлял бизнес-партнер DIRECTUM - Астраханское представительство ОАО "АйСиЭл-КПО ВС". Работы по внедрению системы начались осенью прошлого года и завершились в начале 2010 года. Внедрение было призвано решить ряд задач, связанных с взаимодействием и документооборотом в университете, - автоматизация делопроизводства и процесса согласования входящей, исходящей и внутренней документации, обеспечение анализа работы с документами, а также согласования кадровых приказов по сотрудникам и приказов по студентам посредством интеграции СЭД DIRECTUM с существующими системами. Важной частью проекта стала интеграция DIRECTUM с двумя системами – ИС "Деканат" и "1С".

Помимо стандартных процессов документооборота (регистрация входящей и исходящей корреспонденции, рассылка и согласование документов, хранение электронных документов) в систему перешли и особенные для университета процессы: согласование приказов по личному составу сотрудников, а также управление приказами по студентам.

Последний процесс реализован на основе интеграции DIRECTUM с ИС "Деканат": приказ, созданный в ИС "Деканат", утверждается деканом с помощью ЭЦП в DIRECTUM и там же, благодаря типовому маршруту, отправляется к исполнителю, результат типового маршрута фиксируется в обеих системах.

Аналогичный процесс согласования приказов по личному составу сотрудников реализован партнерами в интеграционной связке DIRECTUM-1С.

На сегодняшний день автоматизация охватила порядка 30 основных точек документооборота – приемные ректора и проректоров, общий отдел, основные структурные подразделения АГУ, деканаты. В планах на будущее увеличение масштабов автоматизации и докупка лицензий.

Таким образом, благодаря внедрению DIRECTUM, сотрудники АГУ получили комплексную масштабируемую информационную систему, обеспечивающую оптимизацию и гибкую автоматизацию специфических для вуза бизнес-процессов.