Цифровая трансформация в «Газпром добыча Оренбург»:
импортозамещение и отказ от бумаги

Цели и задачи проекта

Системы электронного документооборота, используемые в компании, не отвечали требованиям предприятия по скорости и функциональным возможностям. Чтобы оптимизировать процессы делопроизводства и отказаться от бумаги, руководство решило внедрить современную российскую систему, соответствующую технологическим процессам обработки документов, организации контроля и управления процессами в «Газпром добыча Оренбург».

В качестве решения выбрали отечественную интеллектуальную систему управления цифровыми процессами и документами Directum RX, поддерживающую работу с PostgreSQL на ОС Linux.

Задачи проекта:

• выстроить единое информационное пространство;
• сократить трудоемкость процессов делопроизводства и повысить качество документов;
• уменьшить срок доставки информации;
• внедрить в работу электронную подпись (ЭП) для легитимности электронных документов;
• повысить качество контроля исполнительской дисциплины.

Реализация

Проект стартовал в июле 2021 года. За это время цифровизирована:

• обработка входящей и исходящей корреспонденции, распорядительных и организационных документов;
• договорная и архивная работа;
• работа с протоколами совещаний, доверенностями и служебными записками.

Чтобы выполнить проект в сжатые сроки, команда внедрения взяла за основу шаблонное решение на базе Directum RX, разработанное специально для дочерних обществ ПАО «Газпром», учитывающее специфику процессов предприятий группы.

Взаимодействие между обособленными подразделениями

Ранее внутренняя корреспонденция на предприятии готовилась в бумажном виде и регистрировалась в подразделениях как входящие и исходящие письма. Теперь переписка проходит с помощью служебных записок в системе, которые регистрируются один раз на стороне автора. На этапе подписания система автоматически ставит на документы ЭП.

Входящая корреспонденция

Для сотрудников «Газпром добыча Оренбург» работа с входящими электронными письмами была трудоемкой и неудобной. Делопроизводители вручную пересылали письма на свой почтовый ящик, экспортировали вложенные документы на компьютер, затем импортировали их в СЭД, распечатывали, ставили штамп и передавали в бумажном виде на рассмотрение.

Сейчас система автоматически захватывает входящую корреспонденцию с электронной почты. Directum RX формирует основной документ на основе содержания письма, а вложения связывает с ним как приложения. Делопроизводителю не надо распечатывать документы, руководители рассматривают их в электронном виде, а регистрационный номер можно присвоить в цифровом виде.

Исполнение поручений

Благодаря Directum RX согласование резолюций и передача поручений исполнителям значительно ускорились. Генеральный директор и его заместители рассматривают документы только в электронном виде.

Согласование

Процесс стал проще и быстрее: сотрудникам больше не надо отправлять документы на рассмотрение поочередно каждому пользователю, достаточно один раз настроить маршрут согласования.

Результаты

Цифровизация охватила все подразделения компании. Directum RX используют 100% сотрудников, которые работают с документами. Скорость процессов кратно возросла.

Результаты внедрения:

• снизилась нагрузка на делопроизводителей: команда проекта исключила двойную регистрацию внутренней переписки и реализовала функцию захвата писем с электронной почты;
• уменьшилось количество бумажных документов, а обработка оригиналов стала быстрее: сотрудники создают служебные записки в электронном виде с использованием простой ЭП;
• ускорилось рассмотрение входящих документов;
• увеличилась скорость поиска документов и информации в них;
• выросли показатели исполнительской дисциплины и прозрачность управления;
• снизились расходы на бумагу и товары для печати.

В планах предприятия продолжить курс на импортозамещение, внедрить интеллектуальные сервисы Directum Ario One, решение «Долговременный архив», мобильные приложения Directum Solo и Directum Jazz, а также провести интеграцию с Контур.Диадок, SAP, Галактикой ERP, САД ПАО «Газпром» и интегрированной системой менеджмента.