Цифровая проверка контрагентов в добывающей компании

О компании

Крупное предприятие в России по добыче и переработке золота. Холдинг имеет широкое географическое распределение и сложную организационную структуру. В компании трудятся более 9000 человек, из них 1500 — офисные сотрудники.

Договорная работа в компаниях велась в системе «1С:Документооборот», а согласование — по электронной почте или на бумаге. В используемых системах не было удобных инструментов для контроля контрактования. Частое затягивание процесса не устраивало руководство, поэтому оно выбрало платформу Directum RX для организации единой системы документооборота и оптимизации бизнес-процессов. Подрядчиком на проекте выступил партнер Directum — компания «Алиал Групп».

Цели проекта

Чтобы не было простоя производства, компании важно своевременно и в полном объеме получать товары и услуги со стороны поставщиков.

Холдинг поставил цель — выстроить процессы так, чтобы заключать договоры только с проверенными контрагентами, которые полностью соответствуют требованиям компании.

Решение задач проекта

Управление досье контрагента

Одна из важнейших задач проекта — сбор досье по контрагентам на базе Directum RX. В системе создан специальный тип документа — «Сведения о контрагенте». Теперь сотрудники из разных подразделений и предприятий Группы могут видеть всю информацию о контрагенте в одном месте. Это помогает оценить риски не только в контексте одной сделки, но и увидеть общую картину благонадежности контрагента.

Пример сведений о контрагенте в системе Directum RX

В досье хранятся все необходимые сведения о контрагенте: его устав, отчет о прибыли и убытках, баланс, доверенности, контактные лица, истории проверок и договорных отношений с ними.

Проверка благонадежности контрагента

Раньше контрагент проверялся службой экономической безопасности при согласовании каждого договорного документа, что затягивало срок утверждения. Сейчас достаточно проверить поставщика один раз при занесении его в систему, а после периодически обновлять сведения.

Результаты проверки контрагента фиксируются в документе подтверждения благонадежности, который действует 6 месяцев. Служба экономической безопасности проверяет контрагента по истечении этого срока и актуализирует сведения.

Документы подтверждения благонадежности контрагента

При создании карточки договора и выборе поставщика система автоматически отслеживает наличие актуального документа проверки. Если контрагент одобрен, то его можно добавить в договор и запустить согласование.

Если документ подтверждения благонадежности просрочен, Directum RX блокирует заключение договора.

Мониторинг состояния ключевых поставщиков

Компания уделяет особое внимание проверке контрагентов. Поэтому в холдинге, помимо собственной службы экономической безопасности, используют сторонние сервисы.

Внешние системы отправляют уведомления об изменении данных контрагента. Такие сообщения заносятся в Directum RX службой ввода документов. После распознавания сообщения в досье контрагента автоматически создается запись, и в службу экономической безопасности уходит задача на внеплановую проверку.

Проверка по дополнительным признакам

Система проверяет контрагентов по различным спискам (черный список, аффилированных лиц и др.). Если поставщик обнаруживается в таком списке, согласование направляется по отдельно настроенному маршруту.

Результаты проекта

1. Договоры закупки заключаются только с проверенными поставщиками.
2. Проверка контрагента занимает 1 день.
3. Досье контрагентов содержат актуальную информацию и хранятся в единой базе.
4. Срок согласования договора сократился до 1 дня за счет исключения лишних процедур проверки.

В планах холдинга снизить объем бумажного документооборота в компании и перевести согласование всех договоров в Directum RX. Трудозатраты сотрудников на обработку документов планируется уменьшить за счет интеграции системы с 1С и Контур.Диадок.

Исполнитель

Алиал Групп— авторизованный партнер компании Directum. Помогают клиентам и партнерам развивать бизнес с помощью программных продуктов Directum и 1C. Проводят анализ существующих процессов и создают новые. Обучают пользователей в рабочей системе.