Электронный документопоток в «Газпром трансгаз Саратов» на базе Directum RX

О компании

ООО «Газпром трансгаз Саратов» специализируется на транспортировке природного газа по магистральным газопроводам с месторождений Центральной Азии, Западной Сибири в центральные районы России, на Северный Кавказ, в страны Европы. В составе общества 21 филиал на территории Саратовской, Тамбовской и Пензенской областей.

Цели и задачи проекта

К 2020 году прежние локальные СЭД перестали отвечать потребностям компании. Предприятию требовалось перейти на импортонезависимую и отказоустойчивую систему для бесперебойной работы компании в разных регионах:

• выстроить прозрачный документооборот внутри общества и оптимизировать работу делопроизводителей;
• повысить уровень исполнительской дисциплины и усилить контроль согласования договорных документов, их сроков действия, исполнения поручений;
• обеспечить безопасное хранение данных и ускорить обработку информации;
• сократить расходы на бумагу и картриджи для печати документов.

Оптимизация делопроизводства

Раньше внутренняя переписка между центральным офисом и филиалами велась в форме обмена официальной корреспонденцией. Для ухода от бумаги и оптимизации работы делопроизводителей формат заменили на служебные записки — им автоматически присваивается номер, исключается двойная регистрация писем как исходящих и входящих.

В системе Directum RX маршрут согласования документов формируется с учетом «иерархии» пользователей. Для каждого филиала — свой регламент и ответственные.

Изменился порядок регистрации документов. За обработку электронных и бумажных экземпляров Администрации отвечает Отдел документационного обеспечения управления (ОДОУ). Документы филиалов берут в работу местные делопроизводители, не перенаправляя в ОДОУ. Такая смешанная регистрация повышает контроль процессов — легче отследить, у какого специалиста находится необходимая документация.

Цифровые договоры

В «Газпром трансгаз Саратов» в электронный формат полностью переведена работа с договорами. Все необходимые виды документов настроены в системе Directum RX:

• договор;
• дополнительное соглашение;
• приложение;
• протокол разногласий;
• протокол урегулирования разногласий.

Договоры согласуются по регламентам компании. В задание на подписание подтягиваются название документа и круг ответственных, срок назначается пользователем. Запросить дополнительную информацию можно в рамках той же задачи, не прекращая ее — процесс остается непрерывным.

Информация об оргструктуре, сотрудниках и контрагентах загружается в Directum RX автоматически из локальных информационно-управляющих систем предприятия. Для интеграции используется односторонний обмен данными через промежуточную («шлюзовую») базу данных.

Результаты

«Газпром трансгаз Саратов» удалось перейти на импортонезависимое ПО с поддержкой СУБД PostgreSQL и ОС Linux. В результате внедрения Directum RX:

1. Повысилась прозрачность документооборота. К работе подключились инициаторы документов. Они самостоятельно запускают согласование, минуя заполнения на бумаге и не нагружая делопроизводителей.
2. Благодаря настроенным маршрутам согласования ускорилась обработка документации.
3. Сократились затраты на бумагу и расходные материалы для печати.
4. Улучшились показатели исполнительской дисциплины благодаря возможности отслеживать, на каком этапе согласования находится документ.

В дальнейшем «Газпром трансгаз Саратов» планирует тиражировать систему на большее число пользователей, перейти на версию Directum RX 4.2, подключить интеллектуальные сервисы Directum Ario и внедрить финансовый архив.