Документооборот со скоростью ветра: Red Wind B.V. внедрил систему Directum RX

Цели и задачи проекта

Ежедневно сотрудники Red Wind B.V. вручную обрабатывали входящие, исходящие, внутренние и договорные документы. В согласовании участвовало большое число исполнителей, процесс был сложным, непрозрачным, медленным. Высоким был риск утери документов.

Перед стартом проекта внедрения Directum RX особое внимание руководство предприятия уделило следующим моментам:

• Многие должностные лица, принимающие решения, находятся в разных регионах — в компании Red Wind B.V. несколько филиалов.
• Из-за большого количества согласующих повысилась трудоемкость поиска актуальных версий договорных документов.
• В компании сформировался особый процесс учета некоторых финансовых документов. После бумажного согласования первичку вручную заносили в систему 1С.

Ключевая цель и задачи

Заказчику было важно автоматизировать работу сотрудников в части документооборота и договорной деятельности. Для этого требовалось внедрить гибкий механизм согласования, провести интеграцию с учетной системой, начать использование мобильных приложений Directum Jazz и Solo.

Базовые процессы работы с документами предстояло перевести в систему Directum RX и цифровизировать по направлениям: делопроизводство, договоры, финансовый архив, контроль исполнительской дисциплины.

1. Делопроизводство. Сократить время сотрудников на работу с входящей и исходящей документацией, служебными записками, протоколами совещаний, приказами, распоряжениями.
2. Договоры. Уменьшить трудоемкость и сроки обработки заявок на договор/дополнительное соглашение, решений (наблюдательного совета, общего собрания акционеров, управляющего совета).
3. Финансовый архив. Оптимизировать процесс обработки документов, включающий:
   • интеграцию с «1С:ERP Управление предприятием» (обмен данными справочников систем и договорными документами);
   • обмен финансовыми документами (накладными, счетами-фактурами, заявками на оплату, реестрами платежей) через веб-сервисы;
   • обмен информацией по изменениям состояний документов внутри систем через веб-сервисы.
4. Контроль исполнительской дисциплины и управление бизнес-процессами. Организовать удобную работу за счет:
   • автоматизации сервисных заявок;
   • формирования отчетов по контролю сроков исполнения поручений.

Решение задач

Главным исполнителем работ на проекте выступила компания «Акелон», генеральный партнер вендора. Внедрение системы Directum X на предприятии Red Wind B.V. заняло 9 месяцев. В команду проекта вошли 20 специалистов от исполнителя и заказчика.

Команда «Акелон» проанализировала бизнес-процессы клиента и выделила два крупных блока работ. Первый закрывался базовыми возможностями Directum RX, а второй требовал настройки и адаптации как со стороны внедряемой системы, так и со стороны программного обеспечения заказчика.

В ходе цифровизации создано 5 проектных решений по каждому блоку бизнес-процессов и 3 новых модуля. Проведено обучение администраторов, разработчика и рядовых пользователей системы Directum RX.

Наиболее интересными с точки зрения реализации оказались следующие задачи.

Работа с конфиденциальными данными

Если в документе содержится информация, не подлежащая огласке, пользователи могут делать соответствующую отметку прямо в карточке. Доступны следующие грифы секретности: коммерческая тайна, для служебного пользования. Выбор той или иной отметки влияет на:

• уровень доступа к свойствам документа и действия с ним,
• формирование регистрационных данных,
• автоопределение информации о хранении документа.

Гриф секретности

Проставление штампа регистрации

Регистрация входящих писем стала более удобной. Последняя версия документа автоматически преобразуется в PDF и проставляется штамп регистрации.

Штамп регистрации

Заполнение листа согласования

При работе с договорными документами в компании используется двуязычный лист согласования индивидуального формата. В рамках проекта внедрения было автоматизировано его заполнение.

Интеграция с «1С: ERP Управление предприятием 2.4»

Работы по интеграции Directum RX с внешней системой были выстроены в трех разных ключах.

Directum RX sync 1C, или интеграция через коннектор 1С

Среди преимуществ этого варианта взаимодействия — удобная настройка и запуск синхронизации данных по расписанию. В числе сложных моментов — нестандартная конфигурация 1С, из-за которой потребовалось формировать новые правила обмена и искать индивидуальный подход к каждому из объектов синхронизации.

В итоге Directum RX sync 1C используется для синхронизации по объектам: Валюты, Банки, Контрагенты, Договоры и т.д.

WebApi Directum RX

Второй вариант взаимодействия предполагает интеграцию Directum RX с 1С через WebApi. В необходимый момент времени отправляется запрос, и данные двух систем синхронизируются.

Также обмен данными запускается по наступлению определенного события. Например, передача информации и тел первичных учетных документов: накладных, счетов-фактур, актов выполненных работ, входящих счетов и реестров платежей.

Web-сервис 1С

В основе третьего варианта взаимодействия — возможность отправки необходимой информации при срабатывании событий или действий со стороны Directum RX. За счет средств .Net framework организуется передача данных на сторону 1С в случае изменения состояния жизненного цикла или состояния согласования определенных типов документов.

Преимущество этого подхода — организация корректной, быстрой и своевременной синхронизации данных между системами.

Передача тел документов через веб-сервис

Результаты проекта

Существенный объем работы с документами в компании Red Wind B.V. перешел в электронный формат. С помощью Directum RX цифровизированы 17 бизнес-процессов, в их числе:

• регистрация и рассмотрение входящей документации;
• внутреннее согласование и отправка исходящих писем корреспондентам;
• согласование, подписание договорных документов и перевод их в учетную систему;
• согласование финансовых документов и реестров платежей, передача результатов согласования в учетную систему;
• согласование и ознакомление с организационно-распорядительными документами (приказами, распоряжениями, протоколами и решениями).

Кроме того, были внедрены инструменты, позволяющие контролировать эффективность исполнительской дисциплины сотрудников и функциональных подразделений компании.

Цифровизация охватила 300 пользователей, в том числе 50 обученных специалистов, а также 15 топ-менеджеров, которые сегодня работают в Directum RX.

Спустя два месяца с момента запуска системы в компании Red Wind B.V. было создано 15 500 документов, 14 000 задач, из них 2 200 — задачи на согласование по регламенту.

Исполнитель

Акелон— генеральный партнер компании Directum, предоставляющий комплексные услуги в сфере консалтинга и внедрения бизнес-приложений, начиная от управленческого консалтинга и заканчивая автоматизацией конкретных бизнес-процессов.