DirectumRX реализует безбумажное управление первичкой в крупной сети АЗС

Сеть автозаправочных станций «Калининграднефтепродукт» оптимизировала с помощью DirectumRX работу с финансовой документацией. Благодаря электронному архиву компания отказалась от большого объема бумажных документов и ускорила процессы управления первичкой. В планах – интеграция СЭД с учетными системами предприятия.

ООО «Калининграднефтепродукт» – сеть автозаправочных станций «Сургутнефтегаз» в Калининградской области, один из основных поставщиков нефтепродуктов в регион. В активе компании 44 автозаправочные станции (АЗС) и 2 нефтебазы.

Предприятию требовалось сократить затраты на возросший объем первичных учетных документов, упростить их хранение и поиск, а также ускорить обмен между территориально разнесенными точками АЗС. Для этих целей компания решила внедрить систему электронного документооборота.

Из представленных на рынке продуктов была выбрана СЭД DirectumRX, в чью пользу сыграли дружелюбный интерфейс и простота освоения. Сопутствующим фактором стало то, что в ПАО «Сургутнефтегаз» – головной организации предприятия – документооборот ведется в системе DIRECTUM.

Чтобы ускорить обработку первички, в DirectumRX были настроены шаблоны и регламенты для тех видов документов, которые в компании наиболее часто печатаются и перемещаются между нефтебазами, точками АЗС и бухгалтерией.

Порядка 300 сотрудников компании управляют товарными отчетами, товарно-транспортными накладными и другой учетной документацией в DirectumRX:

• формируют документы на основе файлов, выгруженных из систем управления АЗС;
• отправляют их по регламенту на согласование и подписание ответственным;
• передают подписанные электронной подписью документы на проверку и проводку в бухгалтерию.

Также упростилась подготовка к проверкам регуляторов – в DirectumRX настроена массовая выгрузка первички для представления в налоговые органы.

Модуль «Первичная документация»

Итоги проекта комментирует Андрей Куимов, начальник отдела ИТ ООО «Калининграднефтепродукт»:

«Уже спустя месяц после внедрения DirectumRX объем бумажных документов компании уменьшился в несколько раз – сократились площади бумажного архива. Специалисту нефтебазы теперь не нужно печатать по 5 копий товарно-транспортных накладных, товарные операторы и операторы АЗС заполняют не 4-5 документов, а всего 1. Снизились транспортные расходы – пропала необходимость физического перемещения большого числа документов между подразделениями. Полностью исключили риск потери документов во время транспортировки. Подготовка к налоговым и аудиторским проверкам требует в разы меньше времени».

В дальнейшем в компании планируется настроить интеграцию СЭД с учетными системами сети АЗС для исключения двойного ввода информации, автоматизировать новые виды документов и организовать мобильное рабочее место для водителей бензовозов.