Более 650 сотрудников Kellogg работают в облаке Directum RX

Как выбирали систему и проверяли безопасность работы?

К выбору системы электронного документооборота руководство «Келлогг Рус» приступило еще в 2017 году. Компания объявила тендер, обозначив требования к будущему решению. Помимо функциональности и производительности платформы, оценивались: возможность работы в облаке, наличие мобильного приложения и решения для межкорпоративного обмена с контрагентами.

По итогам первого этапа тендера был составлен шорт-лист из пяти систем. Окончательное решение принималось после их тестирования на реальных бизнес-задачах компании.

Возможности системы и компетенции специалистов Directum, высокая оценка других заказчиков стали определяющими факторами — выбор был сделан в пользу Directum RX.

«Решение тендерной комиссии — вовсе не последний этап. Компания Directum дополнительно прошла проверку безопасности как вендор, а система Directum RX — процедуру проверки рисков в RSA Archer. Окончательной точкой в вопросе выбора стала защита проекта перед головной организацией в США и их положительное решение».

Тимур Шайхутдинов Руководитель проекта внедрения от компании Directum

От договоров до паспорта готовой продукции — все документы в цифровом виде

Проект стартовал в середине 2018 года. В течение 2 недель специалисты внедрения изучали специфику деятельности компании. Предложенные проектные решения детально описывали цифровые процессы, модификации системы и интеграционные решения. Дополнительно руководству «Келлогг Рус» была представлена подробная информация по архитектуре облачной системы.

В Directum RX планировалось перевести все основные процессы компании. Для каждого из них разрабатывались собственные типы документов, задавались регламенты — учитывались все особенности, чтобы прийти к лучшему результату. Что сделано в рамках проекта:

• вся контрактная политика реализуется в системе: каждый договор и приложения к нему рассматриваются согласующими в порядке, который устанавливают регламенты. Согласование документов ускорилось и стало более управляемым: в любой момент можно проконтролировать, на какой стадии процесс и у кого документ. Для дополнительной защиты от изменений после утверждения документ из формата DOC автоматически преобразуется в PDF.
• для кадровых процессов «Келлогг Рус» разработан модуль «MyHR», который планируется запустить в эксплуатацию в ближайшее время. В перспективе с его помощью будет проще управлять заявками на открытие вакансии и прием сотрудников, оформлять отпуска и увольнения, контролировать изменения графиков работы и переводы с должности на должность.
• планирование мероприятий теперь также в Directum RX: с повесткой в электронном виде гарантированно знакомятся все участники плановой встречи, а каждое выданное поручение можно привязать к конкретному совещанию и контролировать его исполнение.
• технологическая документация в цифровом виде: технологические карты, рабочие и экспериментальные рецептуры, нормы расходов и другие документы хранятся в системе и согласуются по регламентам. Для ограничения доступа сотрудников к информации настраиваются специальные права.
• спецификации и паспорта готовой продукции создаются, согласуются и хранятся в системе. Для подготовки документов используются шаблоны, которые учитывают принятые стандарты. Паспорт готовой продукции оформляется для каждой новой партии изделий. С Directum RX согласование ускоряется, поэтому риск задержать отправку снижается.
• процедура списания основных средств, в частности ИТ-оборудования, стала проще для материально ответственных лиц: прямо в системе пользователь может оформить акт осмотра, используя готовый шаблон, и служебную записку на замену основного средства, например, монитора. Документ согласуется с бухгалтером и ответственными за списание по установленным регламентам в системе — замена оборудования происходит в разы быстрее.
• реализован механизм замещения сотрудников в информационной системе: на время отсутствия сотрудника на рабочем месте по причине отпуска или командировки, все его задачи перенаправляются коллеге — все срочные вопросы гарантированно берутся в работу. Администраторы систем заранее оповещаются, на кого и какой период настроить замещение, чтобы механизм работ с первого дня отсутствия сотрудника.

Модуль «Сервисы компании» для планирования мероприятий, работы с управляющей и технологической документаций, с актами списка и процедурами оценки сырья.

В ходе проекта налажена интеграция Directum RX с учетной системой «Монолит». В систему электронного документооборота из учетной автоматически загружаются данные об организационной структуре компании и информация о контрагентах. В учетную систему передаются договорные документы. Так удалось исключить дублирование информации и настроить процессы в соответствии со всеми регламентами.

Особенности проекта в «Келлогг Рус»

В «Келлогг Рус» развернута облачная система Directum RX, в которой работают 675 человек. Компания выбрала веб-клиент в качестве основного варианта доступа к рабочему пространству. Так систему проще администрировать, а к компьютерам пользователей предъявляются минимальные технические требования.

Осваивать возможности системы помогали онлайн-семинары: всего специалисты Directum провели 17 обучающих вебинаров для сотрудников «Келлогг Рус». Благодаря тому, что пользователи ориентировались в системе с первых дней, результаты проекта не заставили себя ждать.

Только за период опытной эксплуатации в Directum RX было отправлено 893 задачи, из них 458 на согласование. За счет жестко установленных сроков для каждого согласующего и удобной работы с версиями время согласования документов существенно сократилось.

Чтобы процессы не останавливались, когда сотрудник находится в командировке и не имеет возможности полноценно работать в системе, все задания ему приходят на корпоративную почту. Так он может ознакомиться с документом, отредактировать, согласовать или отправить на доработку — каждое действие синхронизируется с системой.

Задание в корпоративной почте сотрудника

Руководители отмечают прозрачность процессов и возможность контролировать загрузку персонала. В системе работают даже топ-менеджеры компании. Для руководителей функциональных направлений Kellogg’s в Москве система электронного документооборота локализована на английский язык.

Еще одна особенность проекта — двухфакторная аутентификация с использованием стандарта SAML (Security Assertion Markup Language). Для усиления аутентификации используется не только логин и пароль пользователя, вводится второй фактор другого типа.

«Второй фактор, реализованный в „Келлогг Рус“, представляет собой список вопросов с ответами. При попытке выполнить аутентификацию требуется ответить на один из вопросов (есть 3 попытки). Таким образом, механизм позволяет повысить безопасность доступа к данным системы».

Тимур Шайхутдинов Руководитель проекта внедрения от компании Directum

Directum RX уже активно используется сотрудниками компании. Специалисты «Келлогг Рус» планируют самостоятельно поддерживать систему и оптимизировать процессы с учетом возможности решений. В планах — переход на цифровой документооборот с контрагентами, а также интеграция с системой SAP.

Результаты проекта в цифрах