Интеграция с сервисом «Отправка» Почты России

Ежедневно делопроизводители, занимающиеся отправкой корреспонденции по почте, тратят большое количество времени на подготовку документов к отправке: создание сопутствующей документации и ярлыков, заполнение конвертов, поиск почтовых индексов, исправление ошибок и тд.

Для автоматизации и ускорения процессов, связанных с отправкой документов по почте, разработано техническое решение «Интеграция с сервисом „Отправка“ Почты России», предназначенным для массовых отправителей и позволяющим быстро подготавливать к отправке письма и посылки.

Основные функции сервиса:

• Загрузка информации об отправлениях из собственной системы (CRM, ERP, ECM системы);
• Формирование необходимой документации;
• Отслеживание статуса отправлений по ШПИ (почтовому трек-номеру).

Использование решения позволяет заметно упросить процесс по подготовке отправлений к пересылке. Бланки и конверты больше не требуется заполнять вручную, а при помощи присвоенных ШПИ для заказной корреспонденции можно оперативно отслеживать статусы отправлений.

Возможности

Благодаря настроенной интеграции пользователям стали доступны из интерфейса системы DIRECTUM следующие функции:

• Загрузка информации об отправлениях;
• Автоматическая проверка адреса и подбор корректного почтового индекса;
• Расчет стоимости пересылки;
• Получение и присвоение трек-номера (ШПИ) для каждого регистрируемого отправления;
• Формирование всех необходимых документов и ярлыков.

Бизнес-эффект

Внедрение технического решения позволяет достичь следующих результатов:

• Значительное снижение трудозатрат на подготовку корреспонденции к отправке по почте за счет создания заказов и получения всей необходимой для отправки документации из DIRECTUM;
• Сокращение времени на обработку корреспонденции в отделении, а, следовательно, сокращение времени на передачу корреспонденции в ОПС (отделение почтовой связи) сотрудниками организации;
• Сокращение возвращенных/утерянных отправлений за счет автоматической проверки корректности адресов и характеристик отправлений на стадии создания заказов.

Пример работы

1. Создание заказов

Для отправки информации по корреспонденции на сервис Почты России, в системе DIRECTUM на основании данных по исходящим РКК создаются заказы — записи отдельного справочника, которые содержат в себе детальную информацию с параметрами почтового отправления, а также адрес получателя в установленном формате.

1.1. Заполнение адресов для отправки

Адреса, на которые отправляются документы, указываются в карточках персон или организаций и затем, выбираются в исходящих РКК при создании заказов.

Для минимизации ошибок при обработке адресов, разработан диалог Формирование адреса, при помощи которого заполняются адреса в карточках корреспондентов. Диалог формирует итоговый состав адреса в требуемом формате на основании введенных значений.

1.2. Заполнение параметров отправлений и создание заказов

Для создания заказов по корреспонденции и отправки их на сервис, делопроизводители заполняют основные параметры отправлений в карточках исходящих РКК, а именно:

• Выбирают адреса, на которые необходимо отправить корреспонденцию;
• Указывают вид и категорию РПО;
• Заполняют вес отправления.

После заполнения РКК, пользователи нажимают на кнопку Создать на ленте карточки и дозаполняют расширенные параметры заказов, например, параметры уведомления о вручении. Созданные заказы отправляются на проверку.

2. Нормализация адреса

Для корректной обработки корреспонденции и расчета стоимости пересылки крайне важно, чтобы адрес был указан в определенном формате, который устанавливает сервис Почты России. Для этого, в решении предусмотрена процедура нормализации, которая преобразует переданный отправителем адрес в требуемый формат и определяет индекс места приема.

Нормализация адреса выполняется сервисом «Отправка» при обработке заказа, а также может быть выполнена вручную из карточки корреспондента по соответствующему действию.

В случае, если адрес не удалось нормализовать (переданный адрес не распознан сервисом), ответственные за отправку писем пользователи получают уведомление о необходимости скорректировать адрес. Во вложении уведомления содержится карточка организации или персоны.

Заказы по адресам, успешно прошедшим процедуру нормализации, создаются на сервисе Почты России, в результате чего, в карточки созданных заказов в системе DIRECTUM записывается рассчитанная сервисом информация о стоимости отправления.

3. Создание партии

После успешного создания и обработки заказов, пользователи формируют партии для отправки их в отделение почтовой связи (ОПС) и получения необходимой документации.

Формирование партии выполняется по действию Сформировать в справочнике Заказы.

По переданному списку заказов сервис «Отправка» группирует отправления по виду и категории РПО в одну или несколько партий автоматически, а заказным отправлениям присваивается ШПИ (почтовый трек-номер).

4. Генерация документации к партии

По результатам обработки партии сервисом «Отправка», ответственные за отправку сотрудники организации получают уведомление в DIRECTUM о готовности документов.

Во вложении уведомления содержится полный комплект документации от сервиса, необходимой для передачи в почтовое отделение:

• Заполненная форма 103;
• Конверты с указанием штрихкодов Почты России для трекирования отправлений.

Ответственный сотрудник распечатывает документы и передает их для отправки в ОПС.