Управление совещаниями и заседаниями

Менеджер, участвующий в нескольких проектах, проводит на совещаниях большую часть рабочего времени — иногда до 6 часов в день. При этом 20% поручений, выдаваемых после встреч, остаются невыполненными. Решение «Управление совещаниями и заседаниями» позволяет оптимизировать работу с совещаниями:

• на этапе организации — подготовить и согласовать повестку, определить состав приглашенных, время и место совещания, своевременно уведомить заинтересованных лиц, в том числе внешних участников. Интеграция с Microsoft Outlook автоматически формирует письма-приглашения;
• на этапе проведения — зафиксировать принятые решения, сформировать и согласовать протокол, оповестить участников об утверждении протокола;
• на этапе исполнения поручений — разослать поручения сотрудникам, проконтролировать исполнение, сформировать отчет о состоянии исполнения решений по совещаниям.

Решение «Управление совещаниями и заседаниями» также доступно через веб-клиент Directum. Потребуется только доступ в интернет.

Организация совещания

При подготовке встречи организатор создает совещание в системе и заполняет его основные параметры: тему, участников, дату, время, длительность, место проведения совещания.

Основные параметры совещания

Если для решения вопроса по одной тематике проводится несколько совещаний, организатор или секретарь создает повторную встречу в справочнике «Совещания и заседания». В записи справочника можно указать серию совещаний, то есть совещания с одной тематикой. Тогда автоматически заполнятся уже известные данные совещания. Например, тема, инициатор, участники, контролер.

Создание совещания через справочник

Оформление результатов совещания

В ходе встречи организатор или секретарь фиксирует принятые решения и открытые вопросы в карточке совещания. Протокол формируется автоматически на основе данных карточки, шаблон протокола настраивается под стандарты организации.

Протокол совещания

Контроль исполнения поручений и отчетность

После согласования и утверждения протокола система автоматически формирует поручения исполнителям. Контролер совещания отслеживает ход их исполнения через дерево поручений и принимает выполненные работы.

Дерево поручений

По запросу руководства формируются необходимые аналитические отчеты. Например, по проведенным совещаниям или по исполнению поручений.

Отчет о проведенных совещаниях за период

Бизнес-эффект

• В 2-3 раза ускорится согласование протокола совещания;
• На 30-40% уменьшится отмена совещаний из-за отсутствия ключевых участников;
• На 45-75% сократится число невыполненных поручений.