Командировки и авансовые отчеты
Проблема
Оформление документов для рабочей поездки — долгий и трудоемкий процесс:
- согласование командировки непрозрачно и отнимает время командируемого, его руководителя, бухгалтера;
- нарушаются сроки предоставления авансовых отчетов, так как сотрудники часто забывают заполнять их вовремя;
- бухгалтерия вынуждена тратить время на проверку подтверждающих документов и авансового отчета;
- затянувшееся подписание документов по командировке приводит к проблемам с закрытием отчетного периода.
Решение
Перевести командировки и авансовые отчеты в электронный вид:
- создавать заявки на командировки в пару кликов, согласовывать их по настроенному маршруту;
- оперативно отменять командировку или изменять ее параметры в процессе согласования (например, в случае превышения расходов или переносе сроков);
- автоматически формировать авансовый отчет в системе сразу после подписания приказа на командировку;
- быстро выгружать электронные документы для налоговых и аудиторских проверок, представления в ФНС и другие надзорные органы.
Возможности решения
Оформление командировки
Заявка на командировку создается в пару кликов в системе или в личном кабинете. С ее помощью можно рассчитать суточные и указать планируемые расходы, запросить покупку билетов, добавить комментарий или вложить сопутствующие документы, например, путевой лист.
Инициатор может выбрать несколько пунктов назначения и оформить поездку на личном транспорте, указав марку и номер автомобиля.
Для любых расходов можно устанавливать лимиты. При оформлении заявки сотрудники видят максимальную сумму, которую можно запросить для выбранного типа расхода. Если сумма выходит за рамки лимита, руководитель обратит на это внимание при согласовании.
После создания заявки сотрудник в один клик запускает согласование командировки по предустановленному в системе маршруту. Если руководитель или бухгалтер возвращают заявку на доработку, инициатор меняет параметры командировки. При отсутствии замечаний заявка согласуется, и командируемому перечисляется аванс.
На основе заявки в системе автоматически формируется и регистрируется приказ о командировке. Если сотрудник отправляется на своем автомобиле, дополнительно создается служебная записка о поездке на личном транспорте. Подписание и ознакомление с документами также происходит в электронном виде.
Сотрудник может отменить или изменить параметры командировки, например, если мероприятие перенесли или отменили. А руководитель — отозвать сотрудника из командировки, если возникла производственная необходимость.
Оформление авансового отчета
По возвращении сотрудник заполняет авансовый отчет в системе или в личном кабинете. Табличная часть отчета формируется автоматически еще на этапе утверждения командировки — за основу берутся плановые расходы.
Командируемый проверяет корректность информации и при необходимости дополняет отчет — заносит недостающие документы и указывает фактические расходы из накладных. Фотографии или скан-копии подтверждающих документов достаточно вложить в задание — они привяжутся к авансовому отчету автоматически.
Заполненные данные согласуют бухгалтер и руководитель сотрудника. После согласования сотрудник подписывает отчет и передает бумажные оригиналы подтверждающих документов в бухгалтерию.
Подготовка к проверкам
Решение позволяет выгрузить документы из системы для налоговых и аудиторских проверок, предоставления в ФНС и другие надзорные органы. Для этого бухгалтеру достаточно задать необходимые параметры и в пару кликов выгрузить архив с отчетными документами.
С решением «Командировки и авансовые отчеты» вы получаете оперативное и прозрачное создание, оформление и подписание документов для деловых поездок с соблюдением регламентов компании.
