Закупки и тендеры

Возможности решения

Бюджетирование закупок

Закупки на предстоящий год обычно планируются в учетных системах. В Directum RX специалисты заносят уже только утвержденную сумму, при этом для каждого проекта или направления деятельности формируется отдельный документ с бюджетом.

Планирование закупки

Инициатор создает в системе заявку, в которой указывает:

• бюджет закупки;
• описание расходов — что конкретно планируется закупить;
• предполагаемого поставщика и обоснование его выбора.

Планируемые расходы указываются в разрезе центров затрат. Если общая сумма превышает остаток бюджета, система выдает предупреждение.

Далее заявка согласуется по утвержденному на предприятии регламенту. Автоматически проверяется вложение необходимых для согласования документов. Например, если категория закупок проводится по тендеру, система запросит его результаты.

Заключение договоров

После утверждения заявки по ней заключаются договоры. В карточке документа указывается, к какой закупке он относится.

На этом этапе система также контролирует лимиты по закупке: если сумма договора превышает остаток по заявке, выдается предупреждение.

Далее договор согласуется по регламенту контрактной политики компании и подписывается.

Оплата счетов по договору

При получении входящего счета исполнитель заносит его в систему, указывает сумму и договор, при этом в карточке первичного документа автоматически отображается заявка на закупку, к которой он привязан. Далее счет направляется на согласование по настроенному маршруту.

Анализ

1. Все закупки доступны в реестре, и их можно гибко фильтровать по различным критериям: по текущему статусу заявки, сумме, категории расходов или поставщику.

2. Вкладка «Лимиты» позволяет в любой момент проверить:

• остаток бюджета закупки с учетом текущей заявки;
  
  
• остаток бюджета заявки с учетом заключенного договора и входящего счета на оплату.
  
  

3. Для анализа остатков лимитов и исполнения всех планов ответственные используют отчеты, чтобы оценить:

• бюджеты закупок, сумму утвержденных по ним заявок и неизрасходованные остатки;
  
  
• принятые счета на оплату с привязкой к заявкам на закупку и бюджетам.
  
  

Directum RX поддерживает прозрачное и структурированное управление закупками с контролем лимитов, привязкой договорных и платежных документов.