DIRECTUM 5.8: умная ECM для тех, кто ценит время

В новой версии акцент сделан на интеллектуальных сервисах и возможностях для обмена с контрагентами. За счет автоматизации рутинных операций пользователи выполняют меньше действий в системе: реквизиты контрагента заполняются в два клика, а отчеты по командировке — вообще без участия человека. Кроме того, с версией 5.8 увеличилось количество продуктов из Единого реестра российских программ, cовместимых с DIRECTUM.

Без лишних кликов

У организации может быть несколько десятков тысяч контрагентов. Заносить в систему информацию по каждому из них вручную трудоемко.

Автоматическое заполнение основных реквизитов компании — новая функция, доступная в DIRECTUM 5.8. Достаточно ввести ОГРН, ИНН или наименование организации и нажать на кнопку. Так же легко получить оценку надежности контрагента: информацию о владельцах, участии в государственных контрактах и арбитражных делах.

Часто используемые действия можно вынести на панель предпросмотра, чтобы они всегда были под рукой. Например, при обработке сообщений из систем обмена пользователь может в одно нажатие отказать в подписании или перенаправить документ другому сотруднику. За счет этого ускоряется обработка входящих, что актуально для компаний с большим документопотоком.

Отправить документ по почте через контекстное меню теперь возможно и в веб-клиенте. Поддерживаются популярные почтовые клиенты для Windows, Linux и macOS.

Интеграция с офисными приложениями может работать с несколькими системами DIRECTUM. Это упрощает работу в территориально-распределенной среде, когда используются отдельные экземпляры DIRECTUM для разного вида документации или для головного офиса и филиалов.

С помощью интеграции пользователь может выполнять действия с объектами системы прямо из открытого документа: например, сохранить текст письма как документ или отправить его задачей.

Для удобства документы связываются с записями справочников и другими документами системы — так проще найти информацию по интересующему вопросу. С новой версии в истории работы с объектом можно увидеть, кто и когда создал или удалил связь.

Добавлять или удалять связи может только пользователь c правами на изменение документов — это снижает риск случайного связывания объектов. Дополнительно можно запретить изменять связи после проведения документа в учетной системе или отправки его на рассмотрение.

Изменения коснулись и мобильного приложения DIRECTUM Solo. Теперь оно доступно и на смартфонах под управлением iOS и Android. Если ранее вы работали на планшете, то при установке приложения на телефон вам не придется приобретать дополнительную лицензию.

Новые возможности для обмена с контрагентами

DIRECTUM предлагает готовое решение для электронного обмена документами с контрагентами. Сразу после внутреннего согласования и подписания документы отправляются адресату через нужный сервис ЭДО, при этом система контролирует их возврат.

В версии 5.8 поддерживается хранение электронных транспортных накладных. Работая в электронном формате, каждый участник грузоперевозки оперативно получает доступ к необходимой информации, экономит ресурсы на печать и пересылку документов. При этом потеря накладных в дороге полностью исключается.

Компании, работающие с транспортными накладными в сервисе Synerdocs, могут использовать все преимущества системы DIRECTUM: удобный поиск, разграничение прав доступа, выгрузка для отчетности. На любом этапе виден статус документа и информация об электронных подписях.

Штамп оператора ЭДО

Доступна выгрузка документов для ФНС с сохранением структуры папок. Согласно правилам, налогоплательщик должен не только выгрузить документы, но и указать, к какому пункту требований относится каждый из них. В DIRECTUM 5.8 пользователь может сформировать нужную структуру папок с документами в системе, назвать их сообразно пунктам требований и выгрузить с сохранением структуры. В таком виде их удобно передавать в налоговую службу по телекоммуникационным каналам связи (ТКС).

Реализован полный цикл работы с универсальными передаточными документами (УПД) нового формата. Поддерживается формат версии 5.02 для документов о передаче товаров (ДПТ), документов о передаче результатов работ (ДПРР), универсальных передаточных документов (УПД) и универсальных корректировочных документов (УКД).

Все форматы утверждены ФНС России и учитывают изменения в законодательстве.

Искусственный интеллект может больше

Интеллект в ECM — одно из основных направлений развития системы. Вместе с новой версией появились решения, расширяющие возможности DIRECTUM Ario.

«Сравнение документов» сопоставляет две версии и формирует отчет с удобной визуализацией отличий. Документы без текстового слоя (скан-копии) сначала передаются сервисам Ario — они извлекают текст, необходимый для выявления различий. В результате снижаются трудозатраты и риск ошибок при сравнении редакций договора или других важных документов.

«Комплектование и верификация документов» автоматически определяет и отделяет комплекты документации друг от друга. Сотруднику остается только проверить правильность их состава.

Окно комплектования документов

Командировки без бумажной волокиты

Решение «Командироки и авансовые отчеты» оптимизирует оформление, согласование деловых поездок и отчетов по авансовым выплатам, а также формирование комплекта документов по ним. В случае аудиторских или налоговых проверок документы можно быстро выгрузить из системы.

Заявка и приказ на командировку согласуются и утверждаются в системе по регламентам компании, а для отчета по командировочным расходам сотруднику больше не нужно заполнять кипу бумаг. Теперь ему достаточно сфотографировать на телефон документы, подтверждающие траты, и отправить фото на электронный ящик компании.

Остальную работу за человека выполнят сервисы Ario — извлекут и сохранят в системе данные из электронных чеков, авиа- и железнодорожных билетов: даты отправления и прибытия, маршрут, ФИО персоны, информацию о стоимости.

Карточка авансового отчета

По возвращении из деловой поездки сотруднику будет достаточно проверить уже заполненный электронный авансовый отчет и отправить его на согласование.

Работать с авансовыми отчетами можно в рамках любого другого бизнес-процесса организации, который предусматривает авансовые выплаты.

Поддержка импортозамещения

DIRECTUM — полностью российская ECM-система. Ее разработка ведется отечественными специалистами на территории России. Система соответствует требованиям ФСТЭК России и включена в единый реестр отечественного ПО.

В список совместимого с DIRECTUM российского ПО добавлена операционная система РЕД ОС и офисный пакет Р7-Офис. Реализована возможность работы в последних версиях Astra Linux Сommon Edition, ALT Linux и пакета МойОфис.

Кроме того, DIRECTUM 5.8 поддерживает актуальные версии свободно распространяемого ПО: операционной системы Ubuntu и офисных пакетов OpenOffice, LibreOffice. Появилась возможность хранить и редактировать документы приложений ONLYOFFICE.

Новая версия совместима с КриптоПро 5.0, а в веб-клиенте реализована поддержка сертификатов электронной подписи по ГОСТ 34.10-2012.

***

DIRECTUM — мощная ECM-платформа для решения задач крупного бизнеса. Мы развиваем систему в рамках стратегии DigitALL, используя передовые технологии и предвосхищая актуальные потребности бизнеса.

Больше информации о новинках версии читайте на сайте сообщества DIRECTUM Club.