Цифровизация работы с клиентами и подрядчиками в АО «Вологдаоблэнерго»

Цели и задачи проекта

АО «Вологдаоблэнерго» (АО «ВОЭК») приступило к цифровизации еще в 2016 году. Благодаря системе Directum компания выстроила бесконтактное взаимодействие с клиентами — юридическими лицами.

В 2021 году заявки на подключение энергии выросли в два раза. Из-за пандемии было невозможно принимать всех клиентов в офисе. Поэтому у «ВОЭК» появилось несколько актуальных задач:

• увеличить скорость обработки обращений, не расширяя штат;
• организовать дистанционную работу с потребителями, в том числе физическими лицами.

Чтобы решить поставленные задачи, компания решила продолжить цифровизацию и определила для себя цели:

1. Внедрить электронный документооборот с физическими лицами.
2. Создать полную прозрачность при взаимодействии с поставщиками и юридическими лицами.
3. Снизить нагрузку сотрудников из-за увеличившегося количества заявок.
4. Обеспечить удаленное взаимодействие всех участников процессов в условиях пандемии.

Адаптацией системы под процессы заказчика занимались специалисты компании «Галактика ИТ», генерального партнера Directum.

Решение задач

Упрощение работы с физическими лицами

До внедрения Directum, когда человек хотел провести электроэнергию на какой-либо объект, нужно было лично подать заявку на технологическое присоединение: отстоять в очереди и заполнить бумажное заявление.

Сейчас физические лица, например, индивидуальные предприниматели, могут отправлять в компанию все документы дистанционно через личный кабинет.

Это стало возможным благодаря подключению простой электронной подписи. Клиент подает заявку и удаленно подписывает документы. Когда «ВОЭК» согласовывает заявление, заказчику приходит СМС-уведомление, и он может в личном кабинете уточнить информацию о ходе работ.

Ускорение документооборота с Гарантирующим поставщиком

Гарантирующий поставщик (ГП) — организация, которая передает электрическую энергию и мощности сетевыми компаниями, согласно заключенному договору.

Чтобы сократить сроки на подписание документов и уйти от бумажного документооборота, АО «ВОЭК» решило перейти на полное юридически значимое дистанционное взаимодействие с ГП.

Во время проекта заключили договор с Гарантирующим поставщиком об использовании личного кабинета. Интегрировали Directum с ИС «1С:Энергетика 2» и ИС «OmniUS».

Прозрачность в работе с подрядчиками

До внедрения системы у компании не было достаточной прозрачности в бизнес-процессах. Для решения этой задачи создали личный кабинет «Подрядчик», а также интегрировали систему Directum c:

• 1С:Государственные и муниципальные закупки.
• 1С:Бухгалтерия.
• 1С:Энергетика 2. Учет технологических присоединений.

Теперь АО «ВОЭК» контролирует сроки выполнения работы подрядчиков и предъявляет нарушения, если обязательства не были выполнены. Также в личном кабинете подрядчики могут предоставлять компании все необходимые документы — это значительно ускоряет работу.

Штрихкоды для порядка в документах

Из-за отсутствия полной интеграции между разными системами в компании периодически появлялись неучтенные документы.

Чтобы упорядочить документооборот, «ВОЭК» решили внедрить штрихкоды и настроить интеграцию между Directum и «1С:Энергетика 2. Учет технического присоединения».

Благодаря штрихкодам система идентифицирует документ и подгружает его в нужную папку. В результате скорость работы увеличилась, появился порядок в документации, а также снизился риск ошибок из-за человеческого фактора.

Результаты

1. За 2021 год количество заявок возросло на 50%, при этом штат сотрудников остался тем же.
2. На 30% снизилось количество нарушений сроков подключения к электро- и теплоэнергии по заявкам потребителей, соответственно, увеличилась скорость подключения. Также снизился риск штрафов от Федеральной антимонопольной службы.
3. За счет полного перевода заявок в электронный вид сократились расходы на бумагу.
4. Упростилась работа сотрудников: в любой момент можно посмотреть, где заявка, вложены ли документы, стоит ли на них подпись. Больше не надо искать бумаги по кабинетам.
5. Увеличилась прозрачность управления, теперь можно отследить каждый этап обработки заявки.

«Здорово получилось. Как раз в эпоху пандемии мы поняли, что потребители остаются на связи благодаря личному кабинету. Нам не надо сидеть всем в одном здании и переносить бумаги. Не надо никуда ходить: просто все документы отправляют и подписывают электронными подписями. Это дорогого стоит».

Алексей Олегович Хмелинин Заместитель Генерального Директора по Информационным Технологиям