Agile-доски: незаменимый инструмент командной работы на крупном ИТ-проекте

Управление несколькими командами требует особого внимания к координации, коммуникации и культуре сотрудничества. На личном примере руководитель проектов внедрения компании Directum Тимур Шайхутдинов расскажет, почему Agile-доски лучше всего подходят для организации работ на крупных ИТ-проектах.

Метод, который работает: как используем Kanban для agile-команд

На крупных ИТ-проектах внедрения с трудоемкостью 10+ тыс. часов и одновременной работой нескольких команд с общим количеством участников от 30 человек мы применяем Kanban-метод. Основные его принципы:

1. Ограничение количества задач в работе.
2. Задачи должны быть видимыми для всех участников проекта.
3. Регулярный анализ и улучшение процесса.

В организационной структуре крупного проекта мы выделяем команды: общего управления, аналитиков, разработчиков и других технических специалистов. Kanban-метод как способ управления несколькими командами наиболее эффективен. Он не предписывает определенный набор практик или ролей. Это позволяет командам постоянно совершенствовать свои рабочие процессы и вносить изменения по мере необходимости.

Главным инструментом метода является Kanban-доска, которая может быть физической или электронной. На этой доске работа представлена в виде карточек (тикетов), распределенных по различным столбцам, каждый из которых показывает отдельный этап рабочего процесса.

5 преимуществ Agile-досок: проверены на практике

Многолетний опыт работы над проектами помог мне выделить ряд ценностей от использования Agile-досок:

1. Масштабирование

Мы обычно создаем несколько досок:

• организационная — для задач команды управления проектом;
• проектирования — для задач аналитиков, чтобы управлять процессами проектирования и работы с требованиями;
• разработки — для задач разработчиков, чтобы вести доработки и настройку системы.

За каждой доской закрепляется ответственный, обычно это тимлид. Он определяет правила работы, которые фиксируются в соответствующем тикете и используются командой — это позволяет избежать ошибок и недопонимания. Если появляется новый участник, он сразу может ознакомиться с правилами работы. Права на просмотр разграничиваются — каждая команда видит только свою, а команда управления — доски всех.

Правила работы на организационной доске

2. Визуализация задач

На крупном проекте количество задач может достигать нескольких тысяч на команду. Agile-доски помогают их визуализировать, чтобы участники могли видеть текущее состояние и планировать свою работу.

Состав колонок на каждой доске настраивается. У нас самая простая — организационная. Она состоит из трех колонок: «Бэклог», «В работе», «Выполнено».

Доски команд аналитиков и разработчиков сложнее. Например, состав колонок для задач проектирования выглядит так: «Бэклог», «Сбор информации и анализ», «Описание», «Рецензирование», «На согласовании у заказчика», «Выполнено».

Интерфейс Agile-доски должен быть понятным и наглядным. Для этого необходимо кратко формулировать задачи в тикетах, указывать ответственных, дедлайны и приоритеты при необходимости. Чтобы быстро ориентироваться на доске, не открывая каждый тикет, мы используем метки. Они выведены на карточку и отражают необходимую информацию, что экономит время команды.

Кроме того, по меткам можно фильтровать и настраивать свимлайны — это горизонтальные дорожки, которые создают визуальное разделение на доске. По ним можно быстро понять, как идет работа.

Пример настройки свимлайнов по метке с названием бизнес-процесса

3. Координация и коммуникация

Управление несколькими командами требует много времени. С Agile-досками работа над проектом становится понятной и прозрачной для каждого участника. При проведении ежедневных митингов мы используем доски команд, на статусной встрече по проекту — организационную доску. Вся актуальная информация фиксируется внутри тикета, в нем же обязательно размещаются ссылки на документы и результаты. Если необходим дополнительный контроль работ по тикету, прямо из него можно создать задачу с конкретным сроком исполнения.

Чтобы держать фокус внимания и избегать перегрузок участников проекта, мы настраиваем на досках WIP-лимиты (Work In Progress Limit). Они показывают предельное количество задач, которые могут находиться в работе одновременно. Лимиты устанавливаются для каждой колонки на Agile-доске, кроме «Бэклог» и «Выполнено». Например, если в колонке «Описание» установлен лимит в 4 задачи, это означает, что их не может быть одновременно в работе больше указанного числа.

Значения для WIP-лимитов мы определяем всей командой, которая работает с доской — это повышает эффективность планирования. По моему опыту, рекомендуемое среднее значение WIP-лимита — 3 тикета на участника команды.

4. Мониторинг прогресса

Митинги и ежедневная актуализация доски участниками команды помогает отслеживать прогресс проекта в реальном времени. На досках мы настраиваем для каждой колонки лимит дней без движения тикетов, благодаря этому можно своевременно выявлять и устранять задержку в рабочем процессе. Обычно устанавливаем значения 2–5 дней, в зависимости от колонки. Если тикет не перемещался в течение обозначенного времени, это сигнализирует о потенциальном риске или проблеме и требует дополнительного внимания.

Количество дней простоя тикета подсвечивается красным цветом

Используя различные фильтры, можно быстро отобрать на доске тикеты со сроком завершения сегодня, завтра, на этой неделе и просроченные. Это помогает оценить объем работы, выполненной командой за определенный период.

Настройка свимлайнов по ответственному помогает увидеть загрузку сотрудников и при необходимости скорректировать её.

Чтобы быть в курсе событий команд, мы настраиваем уведомления, например о назначении исполнителя или добавлении комментария в тикет. Оповещения отображаются в интерфейсе доски, папке «Входящие» и могут отправляться на электронную почту.

5. Мотивация и поддержка

Работа на Agile-досках мотивирует команду двигать задачи к завершению, так как здесь наглядно отображаются прогресс и достижения. Участники команды знают, что они могут влиять на правила работы и оптимизировать процессы команды. На организационной доске проекта есть колонка «Итоги ретроспективы», куда вносятся решения, которые необходимо исполнить.

Такой гибкий инструмент не только способствует организации труда, но и мотивирует команды, создавая культуру сотрудничества и постоянного улучшения. Интеграция Agile-досок в управление проектами помогает достигать высоких результатов и успешно решать сложные задачи в условиях многокомандной работы.

Agile-доски — незаменимый инструмент для эффективного управления крупными ИТ-проектами, который помогает прозрачно координировать командную работу. На них легко визуализировать задачи, планировать и отслеживать прогресс, а также удобно выстраивать коммуникации между участниками. С помощью WIP-лимитов можно выявить узкие места и повысить эффективность рабочих процессов.

Мы на проектах используем решение Agile-доски Directum Projects. Оно содержит все необходимые инструменты для визуализации и структурирования задач. Помогает:

• координировать совместную работу в проекте с несколькими командами;
• в любой момент времени быстро оценить прогресс и риски;
• сделать работу над проектом максимально эффективной.