DIRECTUM будут использовать все сотрудники «ТРИНФИКО Холдингс»

Московский инвестиционный холдинг внедряет DIRECTUM для организации централизованного электронного документооборота и оптимизации взаимодействия сотрудников. Создано хранилище документов, произведена интеграция с учетной системой, налаживается workflow.

ЗАО «ТРИНФИКО Холдингс» объединяет четыре компании, осуществляющие профессиональную деятельность на рынках ценных бумаг и паевых фондов, и компанию, специализирующуюся на проектах в сфере корпоративных финансов. Холдинг предлагает инвесторам интегрированный пакет услуг по доверительному управлению активами, инвестиционному консалтингу и брокерскому обслуживанию.

Для организации электронного документооборота, создания единого хранилища документов, а также оптимизации бизнес-процессов и контроля исполнения задач внутри всей Группы компаний руководством «ТРИНФИКО Холдингс» было решено внедрить ЕСМ-систему.

Для поиска оптимального решения была создана рабочая группа, которая изучила несколько СЭД. На основе отчета группы с описанием систем, их преимуществ и недостатков, руководство сделало выбор в пользу DIRECTUM как гибкого инструмента, подходящего для выстраивания документооборота в рамках холдинговой структуры. Также важными преимуществами DIRECTUM  были признаны наличие конкурентных лицензий и возможность интеграции с учетной системой «Алеф.Бухгалтерия» и продуктами MS Office.

Для удобства и ускорения внедрения и обучения была разработана внутренняя методология работы с DIRECTUM.  В ней описан процесс регистрации всех видов электронных документов для разных точек регистрации. На основании методологии производилась первичная настройка системы, а сейчас она используется как внутренняя инструкция для сотрудников, работающих в DIRECTUM.

Специфика деятельности «ТРИНФИКО Холдингс» обуславливает постоянное пополнение архива. Единый электронный архив решил проблему разрозненного хранения документов. В DIRECTUM перенесли актуальные и необходимые архивные документы, была сформирована база документации.

Для оптимизации работы делопроизводителей организован общий отдел. Благодаря бизнес-решению «Классическое делопроизводство» упрощены процессы регистрации и вынесения резолюций.  Руководители подразделений имеют возможность контроля исполнения поручений.

Ответственные сотрудники получают автоматические уведомления по почте о регистрации новых документов, необходимости обновления документов, а также о том, что контрагентами не предоставлены требуемые оригиналы.

В настоящий момент в системе около 15 000 документов, ежедневно происходит регистрация от 50 до 100 документов. Активными пользователями системы являются специалисты, руководители подразделений и руководители среднего звена. Высшее руководство использует систему для поиска и просмотра документов.

Директор по развитию, руководитель проекта внедрения Екатерина Лопаткина, рассуждает о перспективах: «Мы выбрали DIRECTUM как одно из лучших решений в плане масштабируемости и настройки для обеспечения работы холдинговой структуры. Планируем, что в системе будут работать все сотрудниками компании. Возможно, в дальнейшем, будем производить более полную интеграцию как с внутренней учетной системой, так и со сторонними системами, которыми пользуются компании Группы при взаимодействии с контрагентами».