Directum RX во Владимирской области: цифровизация, импортозамещение и интеллект

Администрация Губернатора Владимирской области (до реорганизации — Администрация Владимирской области) — исполнительный орган, который обеспечивает работу Губернатора и Правительства Владимирской области.

Подробнее

Цели и задачи

В исполнительных органах власти области электронный документооборот был выстроен на базе Alfresco. За 8 лет использования система была отлажена под потребности сотрудников Правительства Владимирской области, но она не входила и не могла быть включена в реестр отечественного программного обеспечения.

В 2022 году в органах власти региона оформилась потребность перейти на импортонезависимую масштабируемую систему электронного документооборота. При миграции важно было сохранить возможности исторической системы.

Ключевые задачи:

• оптимизировать текущие бизнес-процессы и адаптировать под них программный продукт;
• повысить удобство и оперативность работы с документами для руководителей за счет подключения мобильного приложения Directum Solo;
• реализовать в новой системе то, чего не хватало пользователям в Alfresco;
• сократить бумажный документооборот;
• настроить необходимые интеграции — с МЭДО, OpenLDAP, мессенджером Jabber;
• подключить механизмы искусственного интеллекта Directum Ario к обработке входящих документов.

Решение

Работа с входящей корреспонденцией

В Правительстве области особое внимание уделили сокращению действий регистраторов. Большая часть документов заносится в систему автоматически: поступившие по МЭДО — с помощью решения «Интеграция с МЭДО», а материалы от организаций, подключенных к системе Правительства ВО, — через встроенный механизм обмена внутри Directum RX.

ИИ-сервисы Ario

Входящие письма, поступившие в Администрацию Губернатора на бумаге или по электронной почте, заносятся в систему интеллектуальными механизмами. Бумажные документы сканируются в горячую папку, а электронные письма перенаправляются на служебный почтовый ящик, откуда они захватываются для дальнейшей обработки. Затем документы с предзаполненными карточками получает делопроизводитель. Ему остается дозаполнить карточку и нажать кнопку «Зарегистрировать». Все остальные необходимые действия — установка отметки о поступлении, отправка на рассмотрение, выполнение задания на регистрацию — идут автоматически.

Задание на регистрацию входящего письма в Directum RX

Очень часто корреспонденты прикладывают к письму документы, которые ИИ-сервисы могут классифицировать как входящее письмо, договор, простой документ и т.д. В Правительстве все они считаются приложениями.

Чтобы в один клик преобразовать вложенные документы в приложения, на панель действий добавили кнопку «Сменить тип приложений». Для случаев, когда основным по ошибке определился документ, который по факту является приложением, добавлена кнопка «Изменить ведущий документ».

Дополнительные кнопки для работы с приложениями

Кроме извлечения фактов из входящей корреспонденции, ИИ-механизмы Ario используются для автоматического определения ответственных исполнителей. При отправке документа на рассмотрение Губернатору в задаче автоматически формируется проект резолюции, где уже заполнен определенный системой сотрудник. Исполнители — это 8 работников: заместители Губернатора и руководители подразделений, находящихся в его непосредственном подчинении. Губернатор просматривает предложенную системой резолюцию и корректирует ее при необходимости.

Обучение ИИ-инструментов производилось на 6 тыс. документов. По его результатам удалось достичь корректности определения исполнителя на уровне 90%.

Работа с исходящей корреспонденцией

В органах исполнительной власти региона можно автоматически отправлять электронные документы тремя способами: по МЭДО, электронной почте и через систему Directum RX. Отправка запускается в один клик по кнопке «Отправить адресатам».

Список рассылки исходящего письма в Directum RX

Статусы работы с документом фиксируются на вкладке «Адресаты», благодаря чему отслеживать этапы его жизненного цикла на стороне корреспондента можно прямо в системе.

Исполнение поручений и завершение работы с документом

В Правительстве области доступна опция передачи поручений помощникам: если в качестве исполнителя настроен помощник, он предварительно получит задание на подготовку проекта подчиненного поручения.

Задача на подготовку проекта подчиненного поручения

Как только все поручения по документу выполнены, делопроизводитель или другой ответственный сотрудник (в зависимости от вида документа) получает задание на списание документа в дело.

Задание на списание документа в дело

Если делопроизводителю удобно, чтобы исполненные документы помещались в дело автоматически, он может организовать списание в персональных настройках.

Уведомления и интеграция с Jabber

Благодаря интеграции с Jabber пользователи получают в этом мессенджере уведомления о новых и просроченных заданиях. В ходе проекта команда дополнительно расширила настройки уведомлений. Теперь можно не только выбрать вариант оповещения о новых и просроченных заданиях, но и отказаться от получения некоторых типов уведомлений, изменив персональные настройки в Directum RX.

Управление уведомлениями в Directum RX

Контроль исполнения документов

Ранее, чтобы поставить документ на контроль, сотрудники управления создавали отдельные сущности, например, «Контрольный документ» и «Часть документа». По ним генерировались и отправлялись на исполнение контрольные карты, причем «Контрольный документ» являлся дублем другого документа в системе.

Теперь контрольные карты создаются сразу из карточки документа, поставленного на контроль. Они представляют собой видоизменные поручения с дополнительной вкладкой «Контроль». На ней расположены реквизиты, которые нужны сотрудникам контрольного управления для решения своих задач. Каждой карте при отправке на исполнение автоматически присваивается номер.

Вкладка «Контроль» карточки документа

Сгенерировать отчет об исполнении карты теперь можно в один клик. Документу автоматически назначается регистрационный номер и имя, после чего он вкладывается в задание на исполнение контрольной карты как результат.

Задание на исполнение контрольной карты в Directum RX

Работа с нормативными правовыми актами (НПА)

В системе можно согласовывать проекты НПА в электронном виде как с организациями, подключенными к Directum RX, так и с внешними контрагентами.

Прямо из системы НПА можно публиковать на портале Правительства области, а также рассылать на ознакомление подведомственным организациям. При этом пользователи Directum RX на стороне корреспондента имеют возможность зарегистрировать поступивший документ как входящий.

Вкладка «Согласование» карточки НПА

Обращения граждан

В Directum RX можно перенаправлять обращения граждан согласно компетенции уже на этапе их регистрации:

• на вкладке «Вопросы» напротив соответствующих пунктов указывается признак «Переадресовать» и организация, в которую будет направлено обращение;
• в один клик по настроенным шаблонам формируется сопроводительное письмо и уведомление гражданину.

Карточка обращения гражданина

После этого обращение направляется на рассмотрение адресату. В задание вкладываются сопроводительные документы, созданные регистратором, и автоматически сформированный проект резолюции. При утверждении резолюции сопроводительные документы подписываются электронной подписью.

Интеграция с МЭДО

В органах исполнительной власти области используется 2 экземпляра системы — «Обращения граждан» и «Делопроизводство». Это связано с тем, что для обработки персональных данных аттестовано ограниченное количество рабочих мест. Учитывая это, реализовали механизм «сортировки» между экземплярами входящих пакетов МЭДО, квитанций и уведомлений.

На случай ошибок предусмотрен обмен пакетами между экземплярами: например, если входящее письмо поступило в экземпляр «Делопроизводство», но оказалось обращением гражданина, делопроизводитель может перенаправить его на регистрацию в экземпляр «Обращения граждан». Для этого в задание на регистрацию документа МЭДО добавлена кнопка «Переформировать в обращение».

Задание на регистрацию входящего письма в Directum RX

Пилотирование

Одной из особенностей проекта стал этап пилотирования, когда систему постепенно запустили в Администрации Губернатора и еще в двух министерствах. Пользователи, не отрываясь от основных задач, параллельно стартовали работу с частью документов в Directum RX.

Благодаря такому подходу многие замечания и пожелания работников удалось обработать до начала опытной эксплуатации. Пилотирование помогло проверить выполненные адаптации, провести первое нагрузочное тестирование.

Для настройки интеграции с Интернет-приемной и порталом Правительства области на стороне внешних систем, а также технических работ по установке и настройке экземпляров Directum RX привлекались специалисты компаний Прагматик (г. Иваново) и ЭлРос (г. Владимир).

Результаты

При тесном взаимодействии всех участников удалось достичь основных целей проекта:

1. Оптимизировали текущие процессы, перевели их в Directum RX. Сохранили часть возможностей исторической СЭД, при этом учли большое количество пожеланий пользователей к прежней системе.
2. Подключили мобильное приложение Directum Solo, удобство работы в котором уже оценили некоторые представители Правительства.
3. Значительно сократили бумажный документооборот: ряд руководителей теперь рассматривает документы исключительно в электронном виде, а в большинстве организаций полностью отказались от ведения журналов регистрации на бумаге.

Уже через неделю после начала тиражирования к освоению Directum RX присоединились более 40 организаций, а сейчас их больше 50. Многие сотрудники отмечают высокую скорость процессов.

Сегодня система активно эксплуатируется, ежедневно в ней работают более 800 пользователей, которые создают более 2000 документов.

Планы по развитию

На следующих этапах внедрения Правительство Владимирской области планирует:

• тиражировать систему на муниципальные образования и подведомственные организации, настроить индивидуальные регламенты для Министерств;
• подключить решения Directum «Agile-доски» и «Управление проектами», а также «Договоры» в Министерствах;
• настроить работу с мобильным приложением Directum Jazz и расширить использование сервисов искусственного интеллекта Ario;
• настроить интеграции с сервисами обмена, а также доработать механизм публикации НПА на портале Правительства ВО;
• организовать отказоустойчивые шлюзовые серверы для повышения надежности интеграций, взаимодействующих с VipNet сетью (защищенным контуром).