DIRECTUM в VBH: эффективное управление бизнес-процессами в компании европейского уровня

Завершено внедрение системы DIRECTUM в российском филиале немецкой компании VBH – одного из мировых лидеров в сфере торговли комплектующими для окон и дверей. Главным итогом внедрения стала полная автоматизация работы с договорными документами и семикратное ускорение обработки входящих счетов.

Филиалы компании VBH (ООО «Фаубеха») представлены более чем в 40 странах мира. Российское представительство имеет более 20 удаленных подразделений, расположенных в крупных городах страны, и головной офис в Санкт-Петербурге. Современные технологии обслуживания клиентов, широкий ассортимент поставляемой продукции и оперативность в выполнении заказов являются отличительными особенностями работы компании.

Руководство предприятия всегда следит за новыми тенденциями в развитии рынка ИТ-решений и обращается к наиболее успешным разработкам с целью повышения качества оказываемых услуг и уровня эффективности работы подразделений. Так, в соответствии с курсом непрерывного совершенствования бизнес-процессов, было принято решение о внедрении ECM-системы как средства формализации и управления взаимодействием между российскими подразделениями компании. Прежде всего, стояла задача оптимизации документооборота между ними, так как сканирование и отправка документов по почте занимали слишком много времени и не предусматривали возможности эффективного контроля за выполнением текущих задач.

В ходе конкурсного отбора, организованного руководством компании, в качестве платформы для реализации электронного документооборота была выбрана ECM-система DIRECTUM, а в качестве поставщика услуг – компания Avis Expert . Свой выбор руководство аргументировало тем, что в данной системе наиболее полно реализованы возможности адаптации к уже сформировавшимся и регламентированным бизнес-процессам компании.

Проект стартовал в конце 2009 г. и осуществлялся в два этапа. На первом этапе было автоматизировано делопроизводство и управление распорядительной документацией. Были разработаны и введены 22 типовых маршрута, среди которых: согласование финансовых приказов и заявок на финансирование, инвестирование, согласование регламентов, положений, доверенностей, претензий от клиентов и претензий между складами.

Кроме того, был настроен ряд сложных сквозных бизнес-процессов: направление сотрудников в командировку, оформление отпусков, увольнение сотрудников, обработка претензий от поставщиков, введение новых артикулов, работа с дебиторской задолженностью, премирование сотрудников, оплата мобильной связи. Для хранения всей документации предприятия был создан специализированный электронный архив.

Для того, чтобы максимально облегчить и ускорить восприятие сотрудниками новых технологий, на самых ранних стадиях осуществления проекта, параллельно с автоматизацией бизнес-процессов проводилось обучение сотрудников в форме семинаров, а также в форме индивидуальных курсов. Были введены Положение об электронном документообороте и Положение об ЭЦП.

На втором этапе, начавшемся в феврале 2010 г., были внедрены модули «Управление взаимодействием с клиентами» и «Управление договорами», а также автоматизирована обработка входящих счетов на базе продуктов DIRECTUM и ABBYY с использованием комбинированного решения «InDocs» – автоматизированный ввод и распознавание документов». Автоматизация работы со счетами позволила пользователям выполнять операции:

• захвата счетов со сканера и электронной почты;
• автоматического распознавания и извлечения реквизитов счета, проверка их корректности;
• импорта документов в электронный архив с автоматическим заполнением карточки счета;
• отправки документов ответственным сотрудникам для дальнейшей работы.

Кроме того, на случай ошибки распознавания реквизитов счета, была предусмотрена отправка документа ответственному сотруднику для ручного ввода данных. В целом обработка с помощью InDocs увеличила скорость ввода счетов в 7 раз, а также значительно сократила процент ошибок ввода. За прошедший год таким образом обработано более 5 000 счетов более чем от 500 поставщиков.

Отличительной особенностью реализации проекта стало взаимодействие сотрудников Avis Expert с программистами заказчика, в рамках которого была осуществлена интеграция ECM-системы с MS Dynamics AX без использования специального коннектора DIRECTUM.

Результатом стал свободный обмен между системами данными о контрагентах, контактных лицах и должностях. В качестве ведущей в данном взаимодействии выступает система Dynamics AX. В настоящее время комплексная система электронного документооборота охватывает все структурные подразделения компании. Фактически весь документооборот полностью переведен в электронный вид.

Число пользователей системы достигло 170 человек. После перевода в промышленную эксплуатацию компания VBH перешла на техническую и сервисную поддержку компанией Avis Expert с целью дальнейшего развития системы. Успех внедрения системы DIRECTUM и решений, разработанных на ее основе, объясняется в первую очередь тем, что они в наибольшей степени соответствовали ожиданиям руководства и рядовых сотрудников компании VBH как успешной и динамично развивающейся организации.

А также возможностью адаптации DIRECTUM к организационным и структурным особенностям организации-заказчика без кардинального изменения бизнес-процессов, налаженных внутри нее, что безусловно является преимуществом, которое обращает на себя внимание при выборе ECM-системы.