Иркутский государственный университет работает в системе DIRECTUM

В результате проекта внедрения DIRECTUM в Иркутском государственном университете (ИГУ) создана система электронного документооборота, автоматизирующая работу 100 человек. Обеспечена возможность взаимодействия в единой информационной среде как управленческого и преподавательского состава, так и студентов.

Иркутский государственный университет учрежден 27 октября 1918 года. Сегодня это одно из самых крупных образовательных учреждений естественно-научного и гуманитарного профилей в России. Образовательный комплекс включает 5 учебных институтов, 9 факультетов, 2 филиала, научную библиотеку, аспирантуру, магистратуру, докторантуру, а также виртуальный университет – образовательный портал ИГУ, являющийся базовым в регионе. Свыше 18 тысяч студентов осваивают в университете программы 52 специальностей и направлений. Численность профессорско-преподавательского состава – около 900 человек.

При наличии инфраструктуры общего информационного пространства в университете не существовало единой системы управления взаимодействием между подразделениями. Чтобы ликвидировать эту проблему, ректорат ИГУ решил внедрить систему электронного документооборота. По инициативе преподавателей кафедры информационных системы, возглавляемой профессором А.В. Манциводой, университет принял участие в программе «Предоставление DIRECTUM для учебного процесса», в рамках которой преподавательскому составу и студентам была дана возможность познакомиться с ECM-системой DIRECTUM. После изучения и тестирования помощником ректора по информатизации Л.В. Рожиной была проведена сравнительная оценка системы DIRECTUM с другими системами документооборота. На основании анализа руководство ИГУ убедилось, что DIRECTUM не только удобен для обучения, но и может быть применен в качестве платформы СЭД университета, поэтому было принято решение о внедрении системы. Конкурс на внедрение выиграла компания «Сиброн Консалт» – партнер и Центр сертифицированного обучения DIRECTUM в Иркутске. Проект проходил при активной поддержке и участии всего ректората ИГУ, включая ректора университета А.И. Смирнова.

В рамках работ по внедрению, стартовавших в конце 2010 года, решены задачи по стандартизации деятельности всех подразделений ИГУ. Например, при автоматизации документооборота процесса «Управление образовательной деятельностью» были подключены подразделения, непосредственно реализующие учебный процесс: кафедры, факультеты, институты, учебно-методическое управление, управление аспирантуры, приемная комиссия, ректорат. Система охватывает всю структуру, характеризуемую вертикалью деятельности университета: ректорат, институт (факультет), кафедра, сотрудник кафедры.

Проект стартовал с автоматизации классического делопроизводства на основе модуля «Канцелярия». В первую очередь были решены задачи по регистрации документов (входящие, исходящие, внутренние) в соответствии с разработанной номенклатурой дел и кодификацией подразделений.

Модуль «Канцелярия» в полном объеме был использован не только для автоматизации делопроизводства, но и при автоматизации процесса «Управление образовательной деятельностью», поскольку документы учебного процесса также требовали регистрации, контроля местонахождения, ведения номенклатуры дел и т.д.

В вузах множество решений, касающихся организации учебного процесса, принимаются коллегиальными органами – учеными советами, диссертационными советами, комиссиями. При этом возникает большое количество документов, задача регламентации движения которых была актуальной для ИГУ. Для её решения был настроен модуль «Управление совещаниями», который позволил автоматизировать процессы:

• оповещения членов советов;
• ознакомления с повесткой;
• информирования о возможности/невозможности присутствовать на заседании;
• хранения информации обо всех заседаниях и всей документации к ним в электронном виде;
• контроля решений по этим заседаниям и сроков их исполнения.

Для автоматизации процесса «Документооборот научной деятельности» решены задачи по организации коллективной работы над отчетами НИР: формирование групповых заданий, наполнение справочников системы, формирование результирующих документов. Разработка включает технологию гибкой маршрутизации на основе организационной структуры, реализацию цикла управления рекурсивными (каскадными) маршрутами и инструменты для коллективного внесения данных, их обработки и представления. Эта технология позволяет формировать согласованные отчеты по иерархии исполнителей: сотрудник кафедры, кафедра, институт (факультет), ректорат  в соответствии с заданными шаблонами и макетами отчетов.

Большое внимание было уделено разработке корпоративных шаблонов документов и регламентов, разделению ответственности и полномочий сотрудников. Для решения этих задач был задействован функционал Базовых модулей DIRECTUM, модулей «Делопроизводство», «Управление договорами», «Управление совещаниями», «Управление взаимодействием с клиентами». Выбранный функционал стал основой автоматизации делопроизводства, договорной работы, а также документооборота по образовательной деятельности, научной деятельности, бюджетированию. В соответствии со спецификой деятельности университета в рамках проекта была произведена доработка справочников и маршрутов системы.

В электронный вид перешел и процесс выдачи справок студентам и сотрудникам. Корпоративная система электронного документооборота ИГУ обеспечила интеграцию с системой «1С:Предприятие» и системой «Студент».

Система «Студент» является собственной разработкой ИГУ и поддерживает все стадии обучения: абитуриент, студент, специалист, – формирует и ведет базы данных по контингенту студентов, отражает документооборот по стадиям жизненного  цикла студентов: формирование приказов, экзаменационных ведомостей. Компанией «Сиброн Консалт» разработаны структуры справочников, хранимые процедуры для синхронизации данных, что обеспечивает  синхронизацию справочников системы Студент и DIRECTUM, формирование хранилища Приказов по учебно-образовательной деятельности и их маршрутизацию. Сформированные приказы в формате FastReport в БД «Студент» выгружаются в DIRECTUM, где проходит заполнение атрибутов их карточки и маршрутизация с последующим переносом  в файловое хранилище.

В результате проекта были автоматизированы следующие бизнес-процессы ИГУ:

• «Делопроизводство»;
• «Документооборот управления договорами»;
• «Документооборот образовательной деятельности»;
• «Документооборот научной деятельности»;
• «Документооборот бюджетного управления».

и организована работа 100 пользователей.

В университете сформирована команда сертифицированных специалистов, которые продолжают работать в направлении обучения и развития комплексной системы электронного документооборота ИГУ. Теперь в планах ректората – подключить к СЭД научно-техническую библиотеку и удаленные филиалы института.