«КЭДО — возможность дополнительной экономии в условиях кризиса»

В России законодательство разрешает работать с кадровыми документами в электронном виде. В ноябре 2021 г. в Трудовой кодекс добавили новые статьи, и теперь работникам не обязательно подписывать на бумаге трудовые договоры, заявления на увольнения, приказы о переводе, графики отпусков. Электронный документооборот в сфере трудовых отношений (КЭДО) — это создание, подписание, использование и хранение связанных с работой документов в электронном виде. Проекты перехода на КЭДО быстро окупаются. Это происходит за счет снижения затрат на работу с документами. Об особенностях электронного кадрового документооборота рассказал в интервью CNews Артём Пермяков, R&D-директор компании Directum.

«Сегодня крайне актуальна процедура онлайн-приема»

CNews: В соответствии с изменениями в Трудовом кодексе РФ, с этого года работодатели могут внедрять кадровый электронный документооборот (КЭДО), переведя документы в «цифру». Закон (№ 377-ФЗ) позволяет оформлять, хранить и передавать документы сразу в электронном виде. Как эти изменения отразятся или уже отразились на российском рынке? Появления каких новых решений или функций можно ожидать в ближайшее время?

Артём Пермяков: Рынок электронного кадрового документооборота сформировался недавно, как результат эксперимента Минтруда России об использовании электронных документов, связанных с работой (в соответствии с № 122-ФЗ). Как известно, в 2017 г. при министерстве была создана рабочая группа по внедрению в законодательство системы электронного кадрового документооборота. Федеральный закон № 377 закрепил ожидания рынка.

HR-цифровизация предусматривает перевод в электронный вид кадровых документов и процессов. Сам кадровый документооборот — это лишь одна часть, первый шаг, предполагающий переход «в цифру». Рынок самих цифровых HR-процессов существовал и ранее — компании уже автоматизировали управление отпусками, согласование заявок на кандидатов и пр. Отличие от текущей ситуации в том, что до принятия закона документы в конце цифрового процесса распечатывали и подписывали живой подписью. Сегодня работодатели могут автоматизировать процессы от и до, включая подписание электронной подписью, но некоторые компании предпочитают ограничиваться только проставлением ЭП без подключения процессов. Мы приветствуем вариант полноценной цифровизации процессов и документов.

В соответствии с этими ожиданиями компаний-работодателей на рынке определились два больших направления. Первое — это решения для электронного подписания документов (достаточно простая операция). Второе — системы для цифровизации кадровых процессов.

С массовым переходом на дистант у кадровиков фактически появился новый пласт работы — с удаленными сотрудниками. Это дополнительные расходы. Иногда из-за ошибок HR-специалисту приходится отправлять сотруднику документы по пять-шесть раз. Ясно, что в электронном виде это делать гораздо удобнее. КЭДО обеспечивает контроль, прозрачность, исключает риск ошибки.

Разницу можно объяснить на примере заявления на отпуск. Без цифровизации процесса кадровику приходится «вручную» контролировать процедуру: корректно ли составлено заявление, соответствует ли графику отпусков, выпадает ли период на праздники и пр. Когда эти функции автоматизированы, все эти проверки на себя берет система: следит за соответствием сроков, правильностью маршрутов согласования документов, исключает человеческие ошибки. Сотрудники вовремя получают уведомления об отпусках и подписывают документы до наступления кадрового события.

Дальше — больше. Работники планируют даты отпусков параллельно в удобном интерфейсе, вся информация собирается системой и объединяется в предварительный график, на котором руководитель может контролировать все пересечения и при необходимости корректировать периоды. Если отпуск нужно перенести, заявление можно быстро сформировать и отправить по преднастроенному маршруту — без ошибок, переписываний и обращения за помощью к кадровикам.

Как я уже сказал, перевод документов в «цифру» — малая часть цифровизации, следующий шаг — автоматизированные процессы. Такие решения есть на рынке, и они будут развиваться.

CNews: Какие задачи HR сегодня особенно актуальны для российских компаний? Стал ли переход на удаленную работу вызовом для традиционных отделов кадров? Потребовало ли это значительных изменений в их деятельности? Выручает ли в такой ситуации КЭДО?

Артём Пермяков: Перевод кадровых документов в электронный вид — популярное направление. Это соответствует тренду удаленной работы, отвечает потребностям территориально-распределенных компаний. В подтверждение тенденции на трудоустройство удаленных сотрудников и, судя по запросам текущих и потенциальных клиентов Directum, на первый план сегодня вышла организация онлайн-приема работников.

Федеральный закон № 377-ФЗ разрешает подписывать трудовой договор в электронном виде. Минцифры проводит эксперимент по цифровому профилю гражданина, что позволит использовать информацию о сотруднике из инфраструктуры электронного правительства (из Госуслуг). Помимо онлайн-трудоустройства, сегодня важны процедуры развития и адаптации удаленных сотрудников, оценки их профессиональной компетенции.

Еще один популярный блок — это командировки и авансовые отчеты. Во многих компаниях командировки остаются производственной необходимостью. Нужно создавать на них заявки, подписывать приказы о направлении в командировку, прикладывать отчет — всё в электронном виде.

Все эти функции возможно объединить на портале или в личном кабинете для сотрудников. Такой портал позволяет предоставлять сотрудникам корпоративные услуги через единую точку входа, подписывать кадровые документы, отправлять сервисные заявки, получать справки.

«КЭДО ускоряет процессы и исключает риск ошибок»

CNews: Какие выгоды и преимущества получают от КЭДО работники и работодатели?

Артём Пермяков: Работодатель получает выгоду, в первую очередь, за счет ускорения процессов, экономии времени. Отказ от бумажных документов — небольшая доля преимуществ электронного кадрового и организационно-распорядительного документооборота. Хотя в свете последних скачков цен на офисную бумагу отказ от нее трудно назвать малым преимуществом.

Основной эффект дает именно ускорение процессов. В случае бумажных документов сотрудник отрывается от основной работы: он вынужден оформлять документы, подписывать их у руководителя и кадровика, исправлять возможные ошибки в заявлении, переписывать. На всё это тратится очень много времени.

Если исходить из среднего количества кадровых документов на одного сотрудника, а это четырнадцать документов в год, тридцать минут на контроль и подписание каждого из них, то на выходе мы получим семь-восемь часов в год на каждого работника. То есть просто на переводе кадровых документов в «цифру» компания из тысячи человек снижает свои затраты примерно в три-четыре раза.

Если до внедрения электронного кадрового документооборота компания со штатом в одну тыс. сотрудников тратила на работу с бумажными документами около четырех млн руб. в год, то после его внедрения затраты снижаются с четырех до одного млн руб.

Если говорить о сложных процессах вроде организации отпусков, эффект получается еще более значительным — со снижением затрат до десяти раз.

Как устранить бюрократический барьер и повысить престиж компании

CNews: Какой эффект даст онлайн-трудоустройство распределенным компаниям с дистанционными работниками?

Артём Пермяков: Раньше при подключении удаленного сотрудника в другом городе только на подписание документов, которые ему доставлялись курьером, уходило порядка пяти тыс. рублей. Сейчас затраты на подключение сотрудника сводятся к стоимости одной лицензии на программное обеспечение. Обычно это меньше тысячи рублей. Таким образом, только на подписании договора достигается пятикратная экономия.

Сотрудник просто заходит в информационную систему работодателя и подписывает документы. Ему не нужно ехать в офис, ждать, сводится к минимуму вероятность ошибки. Теперь это нормальная практика.

Кроме того, устранение бюрократических барьеров серьезно повышает престиж организации, создается образ современной компании. Все кадровые документы остаются буквально в кармане у сотрудника — они всегда под рукой в мобильном телефоне.

CNews: Какие электронные подписи необходимы для КЭДО? Где допускается применение неквалифицированной электронной подписи? Где получить ЭП для документооборота?

Артём Пермяков: Виды электронных подписей для КЭДО определяет № 377-ФЗ. Работодатель может использовать усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП) — для подписания любых документов. Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП) также может использоваться работодателем для подписания кадровых документов. Но есть важные исключения. Трудовой договор, ученический договор, договор о материальной ответственности, приказ о дисциплинарном взыскании и др. высокорисковые документы могут подписываться только УКЭП. Оба этих вида подписи используют алгоритмы шифрования. Разница в том, что УНЭП выпускается неаккредитованным удостоверяющим центром, и цена такой подписи на порядок ниже, чем цена УКЭП.

Для работника законом определены такие виды подписи: УКЭП (достаточно дорогое удовольствие для массового работника), УНЭП (более доступный вариант), простая ЭП («логин-пароль» — не предполагает использования криптографии и условно бесплатна). ПЭП может использоваться для нерисковых документов — заявлений на отпуск, приказов о работе в выходные дни и пр. ПЭП на госпортале «Работа в России» — подвид простой подписи. Кроме того, сейчас в разгаре эксперимент по использованию государственной подписи Госключ.

CNews: Чем «государственные» подписи отличаются от «канонических» УКЭП и УНЭП?

Артём Пермяков: Давайте разберем, как устроено подписание на «Работе в России». Авторизовавшись через госуслуги, сотрудник может подписывать любые кадровые документы, но только на этом портале. При этом возможности проконтролировать, подписал ли сотрудник документ, у работодателя нет. Кроме того, на этом портале невозможно адаптировать шаблоны документов, автоматизировать процессы, и это еще один интерфейс, который сотрудникам необходимо осваивать. Функциональность его очень ограничена и не закрывает даже минимальных потребностей заказчика.

По поводу «Госключа». Для его использования потребуется установить приложение и получить сертификат для неквалифицированной электронной подписи — её выдает государственный удостоверяющий центр. Как будет выглядеть процесс подписания кадровых документов в этом случае? Документы, сформированные в кадровой системе работодателя, отправляются через СМЭВ в инфраструктуру электронного правительства, после чего пользователь увидит документы в «Госключе» и уже там сможет их подписать. Такое приложение дает только самый минимум необходимых функций, не поддерживает автоматизации процессов.

Тем не менее, мы выступаем за применение различных видов ЭП и интегрируем в свой продукт возможности и портала «Работа в России», и приложения «Госключ», т.к. считаем, что это направление будет развиваться. Но как наиболее оптимальный вариант мы рекомендуем использовать усиленную квалифицированную подпись со стороны работодателя и усиленные неквалифицированные облачные электронные подписи для работников.

Простой интерфейс для цифрового взаимодействия

CNews: Какой методологической подготовки требует внедрение КЭДО? Как вовлечь работников в цифровое взаимодействие, как сделать его легким и удобным?

Артём Пермяков: Сначала нужно определить, что такое электронный кадровый документооборот, какие документы будут использоваться в КЭДО, какие в нем участвуют подразделения, выпустить положение о кадровом электронном документообороте. Дальше это положение необходимо ввести в действие приказом, после чего можно уведомить работников о том, что на предприятии вводится электронный кадровый документооборот. Надо получить согласие сотрудников на электронный документооборот. После этого можно его начинать.

Как эту процедуру можно провести в электронном виде (на примере Directum HR Pro). Сотрудник получает sms или сообщение в мессенджере с предложением зайти в личный кабинет. Там ему предлагается акцептовать оферту — соглашение участников электронного взаимодействия — и согласиться на выдачу облачного сертификата УНЭП. Это нужно для того, чтобы начать использовать подпись. Согласно 63-ФЗ, простую и усиленную неквалифицированную электронную подпись можно применять только при согласии участников электронного взаимодействия.

Сотрудник совершает конклюдентное действие, введя полученный на телефон код. Таким образом он акцептует оферту и выражает согласие на получение сертификата согласно ГК РФ. После этого он может подписывать любые документы УНЭПом. Первое, что он подписывает, — приказ о введении электронного кадрового документооборота, согласие на электронный КЭДО и только затем переходит на документы, связанные с работой.

Чтобы вовлечь работников в цифровое взаимодействие, в первую очередь необходим простой интерфейс — это не многофункциональная перегруженная СЭД, а сфокусированный на потребностях рядового пользователя личный кабинет, который позволяет быстро освоить подписание электронных документов и закрывает потребности сотрудников по получению корпоративных сервисов.

Это своего рода корпоративные «госуслуги». Работника важно информировать о выгодах электронного документооборота, демонстрировать его простоту и удобство. В вовлечении в цифровое взаимодействие может помочь и геймификация.

Собрать свою систему, как конструктор

CNews: Какие основные функции предлагает Directum HR Pro?

Артём Пермяков: Directum HR Pro — это комплексная система, которая закрывает потребности в кадровом документообороте: позволяет перевести в «цифру» как основные документы, связанные с работой, так и все кадровые процессы, снабдить работников облачными УНЭПами, настроить порядок согласования и подписания документов, обеспечить готовую интеграцию с системой 1С и долговременное хранение кадровых документов в соответствии с нормативами.

КЭДО от Directum HR Pro можно быстро развернуть, настроить и подготовить к эксплуатации, перевести документы в «цифру». А дальше — добавлять необходимые процессы. КЭДО — это базовый слой, платформа, на основе которой надстраиваются кадровые процессы. Это движение персонала, онлайн-прием, командировки, отпуска, управление сервисными заявками — все блоки собираются, как конструктор.

Скоро в системе появятся модули по охране труда, выдаче нарядов-допусков на опасные работы. Кадровая сфера — довольно обширная, в ней есть, что цифровизировать.

«Интеграция с учетными системами и госсервисами»

CNews: Какие варианты интеграции КЭДО с другими информационными системами сегодня наиболее востребованы?

Артём Пермяков: Первое и основное — это интеграция с учетными системами. В случае 1С важно сохранить для HR-специалистов привычный стиль работы, и мы можем это сделать. Например, дополнительная кнопка «Отправить документы для подписания» в интерфейсе 1С позволяет не переключаться между системами.

Второй важный блок — интеграция с государственными сервисами, той же «Работой в России». Работник может потребовать от работодателя выгружать документы на этот портал.

Интеграция с удостоверяющими центрами, сервисом облачного подписания, «Госключом» — это основные направления.

Решение должно также встраиваться в существующий у компании-работодателя кадровый/корпоративный портал. В этом случае такой портал может выступать в качестве интерфейса системы.

CNews: Каких результатов можно достичь за счет внедрения КЭДО? Какие могут возникнуть проблемы на этом пути?

Артём Пермяков: Опыт показывает, что КЭДО действительно позволяет ускорить процессы и снять барьеры. «Пробуксовки» могут быть связаны с согласованием локальных нормативных актов в консервативных компаниях — там это достаточно долгий процесс.

Кроме того, часть работников может не иметь доступа к интерфейсу личного кабинета: у них нет смартфонов, и нужен какой-то инструмент для работы с порталом. Некоторые компании используют для этой цели информационные киоски, другие применяют выделенные компьютеры.

Работника важно информировать о выгодах электронного документооборота, демонстрировать его простоту и удобство. В вовлечении в цифровое взаимодействие может помочь и геймификация

С инфокиосками показателен кейс нашего клиента «Тольяттиазот». В компании работают больше четырех тыс. сотрудников. Для удобства в первую очередь рабочих, которые не обеспечены компьютерами и не могут пользоваться мобильными телефонами на производстве, на предприятии развернули личные кабинеты сотрудников в информационных киосках. А сами киоски расставили в наиболее проходимых местах завода. Только за счет того, что рабочему не надо идти через всю территорию производства в кадровую службу, а потом обратно, на одной заявке экономится около сорока минут.

Но в любом случае сотрудникам с низким уровнем компьютерной грамотности тяжелее осваивать новое решение. Поэтому переход в «цифру» должен быть пошаговым. Сначала переводим на КЭДО отдельные подразделения, затем постепенно тиражируем решение на всю компанию.

CNews: Какие требования и какие особенности документов нужно учитывать при создании электронного архива для долговременного хранения электронных кадровых документов?

Артём Пермяков: Самое главное, что нужно понимать при организации долгосрочного хранения электронных кадровых документов, — это чем принципиально отличаются электронные документы от бумажных. Информация в электронных документах отделена от носителя, а для её прочтения нужны специальные средства.

Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи» говорит нам, что юридическую значимость документа подтверждает действующий сертификат ЭП, который применялся в момент проставления подписи. Кроме того, юридическую значимость могут подтвердить неоспоримые доказательства точного времени подписания. Такие доказательства могут предоставить сервисы доверенного времени — они фиксируют достоверность момента проставления подписи.

Для долговременного хранения документов система должна поддерживать процедуру «перештамповки»: она запускается, когда срок действия ЭП истекает (обычно через год) и продлевает действие сертификата на пять лет. Такая процедура позволяет доказать, что на момент перештамповки сертификат был действительным, и тем самым обеспечит юридическую значимость документа.

Многие кадровые документы требуют длительного хранения — в течение 75 лет и более. Это важно продумать при внедрении КЭДО. Ответственность за хранение архива лежит на заказчике. Сам архив может храниться в контуре заказчика или в облаке. Directum помогает своим заказчикам, предлагая свой опыт и методологию, что позволяет упростить процесс внедрения КЭДО и правильно все оформить юридически.

Источник Cnews