Контрольные точки: делаем проектную деятельность предсказуемой и управляемой

Что делает проект управляемым? Не только грамотное планирование или профессиональная команда, но и возможность отследить промежуточные результаты. Истинный контроль рождается там, где есть возможность вовремя остановиться, оглядеться и убедиться, что всё идет по плану. В проектном управлении такие моменты называются контрольными точками (КТ). Менеджер по развитию продукта Directum Projects Константин Капошко помог разобраться, чем отличаются контрольные точки от вех, и как с их помощью выстроить эффективную проектную деятельность.

История возникновения контрольных точек

Идея контролировать ключевые этапы проектов зародилась еще в середине XX века. В эпоху развития инженерных и военных разработок возникла потребность фиксировать значимые моменты в процессе, чтобы не упустить из виду выполнение важных задач. Так появились концепции этапности, а вместе с ними — контрольные точки, которые помогали оценить готовность команды переходить на следующий этап.

Контрольные точки стали обязательным элементом в разных методологиях. PMBoK (Project Management Body of Knowledge) выделяет их как ключевой аспект управления проектами, подчеркивая важность для оценки прогресса и качества промежуточных результатов. В рамках PRINCE2 они стали неотъемлемой частью процесса «этапного контроля», что помогает руководителям проектов и стейкхолдерам принимать обоснованные решения на основе полученной информации.

В Agile-подходах этот инструмент адаптировался к итеративной модели работы. Например, в Scrum они часто связываются со спринтами: в конце каждой итерации проводится ревью, где оцениваются результаты и планируются следующие шаги. В Lean-методологиях контрольные точки используются для устранения узких мест и проверки эффективности процессов.

Чем контрольные точки отличаются от вех?

Многие путают контрольные точки с вехами. Однако это два разных инструмента, которые решают различные задачи. При этом они могут быть связаны между собой. Разберём их основные отличия:

• Веха — это значимое событие в проекте, которое фиксирует факт достижения определённой стадии. Чаще всего завершение важного этапа проекта.
• Контрольная точка — момент проверки проекта в целом и анализа достигнутых результатов на их соответствие целям проекта. КТ помогает понять, можно ли переходить к следующему этапу, и выявить возможные отклонения или риски.

Еще одно отличие заключается в подходе к управлению: вехи фиксируют статичные моменты, а контрольные точки предполагают активное участие команды, сбор данных и принятие решений.

Например, веха «Завершен этап разработки» подтверждает, что работа сделана. Контрольная точка «Анализ завершения этапа разработки» оценивает, соответствует ли результат ожиданиям. Ниже рассмотрим кейсы для разных отраслей.

Кейсы применения контрольных точек в разных отраслях

Строительный проект

Контрольная точка: завершение проектирования.

• Цель: убедиться, что чертежи готовы и согласованы.
• Критерии достижения: наличие подписанных чертежей и утвержденного плана закупок.
• Результат: одобрение заказчиком, разрешение на начало закупки материалов.

IT-проект

Контрольная точка: завершение этапа тестирования.

• Цель: проверить, что все ошибки исправлены и система соответствует требованиям заказчика.
• Критерии достижения: успешное прохождение всех тестовых сценариев и устранение критических ошибок.
• Результат: решение о запуске системы в опытную эксплуатацию.

Инвестиционный проект

Контрольная точка: оценка рентабельности.

• Цель: проанализировать, соответствуют ли ожидаемые финансовые показатели (NPV, IRR) планируемым целям проекта.
• Критерии достижения: наличие полного документа с финансовыми расчетами, стратегическим обоснованием и согласованиями от ключевых лиц.
• Результат: утверждение финансирования следующего этапа или пересмотр стратегии.

Проект НИОКР (Научно-исследовательские и опытно-конструкторские работы)

Контрольная точка:завершение прототипирования.

• Цель: проверить, соответствует ли прототип заявленным требованиям.
• Критерии достижения: наличие работоспособного прототипа, подтвержденного тестами на ключевые функции.
• Результат: принятие решения о продолжении работы с прототипом, его доработке или переходе к следующему этапу.

Преимущества контрольных точек в управлении портфелем

Контрольные точки играют ключевую роль в стратегическом управлении проектами, помогают организовать прозрачность и упростить принятие стратегических решений. Благодаря им можно:

Отслеживать прогресс всех проектов в портфеле. Руководитель вовремя выявляет проблемы и принимает корректирующие меры.

Управлять зависимостями между проектами и устранять конфликтующие взаимосвязи. Например, если успех одного проекта зависит от выполнения задач в другом, КТ помогут своевременно их выполнить.

Оценивать соответствие стратегическим целям: если проект теряет свою актуальность или не приносит ожидаемой ценности на момент оценки, можно принять решение о его приостановке или завершении.

Утверждать бюджет: контрольные точки используются для согласования финансирования новых этапов или исключения нерентабельных проектов.

Подводить итоги — фиксировать достижения портфеля за отчетный период и корректировать стратегию.

Контрольные точки консолидируют важную информацию. Они собирают ключевые данные со всех проектов в портфеле, экономя время сотрудников: по ним сразу видно, что сделано и что нужно делать дальше.

Контрольные точки в Directum Projects

Контрольные точки — это гибкий и полезный инструмент в проектном управлении. Чтобы адаптировать их под специфику проектной деятельности в организации, в Directum Projects можно создавать КТ на уровне проекта, программы или портфеля. При этом сразу определяется ответственный и фиксируются все необходимые критерии для их закрытия.

Руководитель может оперативно определить текущий статус ключевых событий проекта, не открывая план и не погружаясь в детали.

Такой подход называется гейтовой моделью управления проектами — это метод, при котором реализация проекта делится на четко определенные этапы. Каждая фаза завершается «гейтом» или контрольной точкой принятия решений, в момент которых проверяется достижение ключевых результатов и принимается решение о продолжении, изменении или прекращении проекта. Гейтовая модель часто используется для минимизации рисков и оптимизации ресурсов.

Дорожная карта — инструмент стратегической синхронизации

При планировании проекта формируется перечень контрольных точек. Их составляют заказчики проекта, кураторы или руководители портфелей. Далее контрольные точки можно связать с вехами на этапах плана, после чего они вместе со связями и отклонениями отобразятся в отчете «Дорожная карта».

Одну контрольную точку можно связать с несколькими вехами в разных проектах, так проще отслеживать взаимосвязанные проекты и синхронизировать их между собой. Эта связь помогает четко разделить уровни контроля: РП работает с планом проекта — двигает сроки, закрывает вехи, а высшее руководство следит за закрытием контрольных точек на дорожной карте. Благодаря этому механизму «Дорожная карта» в Directum Projects консолидирует самую важную информацию и акцентирует на ней внимание руководства.

С помощью контрольных точек можно синхронизировать и связывать между собой проекты, которые ведутся по Waterfall на диаграмме Ганта и по Agile на досках.

Инструкция: как эффективно использовать контрольные точки

1. Определите ключевые моменты проекта

   Контрольные точки нужно ставить там, где проверка критически важна. Декомпозируйте конечный результат вашего проекта на несколько промежуточных. Например:

   • завершение проектирования;
   • поставка оборудования;
   • успешное окончание тестирования;
   • приёмка результатов заказчиком.

   Важно помнить, что контрольных точек должен быть необходимый минимум. Если их слишком много, процедуры проверки могут занимать слишком много времени, отвлекая команду от выполнения задач. Фокусируйтесь на ключевых моментах, которые действительно влияют на успех проекта.

2. Определите зоны ответственности и регламенты работы с КТ

   На каждом этапе важно обозначить, кто будет проводить проверку и принимать решения. Это может быть руководитель проекта, владелец продукта или экспертная группа.

3. Используйте четкие критерии

   Для каждой контрольной точки определите:

   • какие результаты должны быть достигнуты?
   • какие документы и метрики подтверждают выполнение?
   • какие риски необходимо проконтролировать?

4. Сделайте КТ реалистичными и выполнимыми в рамках бюджета и сроков

   Контрольные точки должны быть выполнимыми в контексте бюджетов и сроков. Для этого:

   • учитывайте реальные возможности команды при планировании критериев проверки;
   • убедитесь, что необходимые ресурсы и информация доступны к моменту проверки;
   • исключайте контрольные точки, которые требуют избыточных усилий или добавляют ненужные этапы.

5. <Будьте гибкими

   Контрольные точки — не догма. Если проект меняется, их можно пересмотреть. Это инструмент, который помогает управлять изменениями, адаптируясь к новым условиям. В следующих проектах вы сможете запланировать более эффективные КТ.

   Внедрение контрольных точек — это шаг к более устойчивому и результативному управлению проектами. При правильном использовании контрольных точек можно создать целую культуру ответственности и сотрудничества.