Крупная инжиниринговая компания внедрила DIRECTUM

КЭР «Автоматика» оптимизировала процессы работы с входящей корреспонденцией. Сотрудники получили возможность участвовать в бизнес-процессах независимо от присутствия на рабочем месте через электронную почту.

Основными направлениями деятельности «КЭР-Автоматика» (филиал «КЭР-инжиниринг») являются автоматизация производства, оказание электротехнических услуг и производство оборудования. Учебно-тренировочный Центр на базе «КЭР-Автоматика» оказывает также услуги по повышению уровня профессиональной и технической подготовки персонала. Специалистами компании реализовано более 500 проектов в энергетике и промышленности в России, Казахстане, Белоруссии, Пакистане и Ираке.

В 2012 году руководство управляющей компании «КЭР-Инжиниринг» поставило перед IT-подразделением задачу выбора системы электронного документооборота. По итогам анализа СЭД, представленных ведущими производителями, выбор был сделан в пользу DIRECTUM. Главными факторами стали: богатый функционал, удобный интерфейс, возможность реализации любых доработок, а также наличие интеграции с 1С.

Все работы по внедрению осуществлял сертифицированный партнер DIRECTUM – «Проекты и Решения». Компания имеет многолетний опыт работ по реализации успешных проектов, учитывающих специфику работы широкого круга предприятий.

Проект внедрения системы DIRECTUM в «КЭР-Автоматика» стартовал в октябре 2012 года. Преподаватели центра сертифицированного обучения «Проекты и Решения» провели обучение пользователей и администраторов системы. И на текущий момент в опытно-промышленную эксплуатацию уже сданы задачи:

●    Service Desk. Оптимизированы бизнес-процессы учета продукции заказчиков, учета и контроля исполнения заявок на ремонт оборудования, а также планирование работы сотрудников департамента;

●    Работа с входящими письмами, исполнение резолюций. Автоматизированы процедуры работы с входящими документами (регистрация, наложение резолюций, исполнение), поступающими в организацию по почте, факсу, электронной почте, срочным и подлежащим регистрации;

●    Документооборот по проектам и объектам. Ведется общий реестр проектов и объектов по всем подразделениям, в проектный документооборот интегрирована работа с договорными документами, служебными записками и письмами;

●    Работа через «Почтовый клиент». Внедрение специализированного решения позволило сотрудникам вне зависимости от присутствия на рабочем месте не терять связь с бизнес-процессами предприятия. Сотрудники получили возможность работать с заданиями, а также просматривать документы-вложения через «Почтовый клиент», который преобразует задания и уведомления DIRECTUM в сообщения электронной почты, пересылает их удаленному пользователю, а затем обрабатывает полученный ответ и выполняет задания;

Также в ходе проекта завершается разработка технического задания на интеграцию с 1С: Управление производственным предприятием. Ведется работа по задачам рассмотрения заявок – настраиваются типовые маршрутов рассмотрения, согласования, приемки работ и контроля исполнения заявок на обслуживание и ремонт техники. Автоматизируется работа со служебными записками.

В ходе следующих этапов проекта внедрения запланирована автоматизация:

●    работы с исходящими письмами и приказами;

●    согласования допуска на объекты;

●    управления командировками;

●    согласования заявлений;

●    управления совещаниями;

●    управления договорами.

Будет увеличено количество пользователей, в т.ч. из подразделений: Управления, Департамента АСТУП, Департамента «Автоматизация и приводы», Департамента монтажа, ремонта и сервисного обслуживания, Электротехнического департамента, Департамента по внедрению систем оперативного учёта и контроля расхода энергоресурсов. Также будет проведено обучение для руководства.