Импортозамещение и интеллектуальные сервисы Directum в Федеральном центре травматологии, ортопедии и эндопротезирования города Чебоксары

ФГБУ «ФЦТОЭ» Минздрава России (г. Чебоксары) оказывает высокотехнологичную медицинскую помощь при патологиях опорно-двигательного аппарата у взрослых и детей.

Подробнее

Федеральный центр травматологии, ортопедии и эндопротезирования (г. Чебоксары) оказывает высокотехнологичную медицинскую помощь при патологиях опорно-двигательного аппарата у взрослых и детей. В 2022 в центре проведено 9,9 тыс. операций. Каждые 40 минут оперируется новый пациент, каждый травматолог выполняет до 400 операций в год.

Предпосылки проекта

Прежнее ПО морально устарело и перестало отвечать требованиям текущих бизнес-процессов. Руководство центра решило внедрить новый продукт, который будет соответствовать критериям импортозамещения и повысит эффективность работы сотрудников.

Цели проекта

• перейти на импортонезависимую систему Directum RX;
• оптимизировать делопроизводство и управление закупками;
• повысить скорость обработки корреспонденции с помощью интеллектуальных сервисов Directum Ario.

Решение задач

Интеллектуальные механизмы в помощь людям

Входящие документы центра — это бумажная корреспонденция и электронные письма. Раньше делопроизводители вручную регистрировали все входящие письма, в том числе от медучреждений и страховых организаций. Из-за большого потока документы иногда терялись, исполнители забывали об их сроках исполнения, сотрудники тратили много время на поиск документов в системе.

С переходом на Directum RX гарантийные письма от страховых компаний, корреспонденцию, счета на оплату, коммерческие предложения и другую входящую информацию обрабатывают интеллектуальные сервисы.

Искусственный интеллект распознает поля в девяти разных типах гарантийных писем. Он извлекает дату и номер документа, банковские реквизиты, ФИО и дату рождения пациента, наименование медицинской процедуры. Специально для этого сервис классификации Ario обучили на 20-30 примерах каждого типа письма.

Карточка документа заполняется распознанными данными, интеллектуальные сервисы назначают ответственного согласно наименованию страховой компании. Сотрудник верифицирует документ и его карточку, передает задачу по гарантийному письму исполнителю в Directum RX. Документы автоматически заносятся в соответствующий реестр.

Сотрудники центра могут легко добавлять в справочник другие страховые организации и обучать Ario распознавать новый тип гарантийного письма. Так, после внедрения ИИ-сервисов специалисты самостоятельно настроили классификацию документов еще от нескольких компаний.

Прозрачное управление закупками

Раньше бизнес-процесс протекал в бумажном виде: от инициации заявки в служебной записке до согласования итоговой цены за выбранную позицию товара. Закупки долго согласовывались, документы терялись, сотрудники не соблюдали регламенты процесса.

Теперь процедура полностью цифровая: служебная записка оформляется и согласуется в Directum RX. На ее основе создается связанный документ — заявка на закупку. Все коммерческие предложения регистрируются в системе и связываются с релевантной закупкой. ИИ-сервисы обрабатывают письма от поставщиков и пересылают их ответственным.

Сотрудники согласуют договорные документы по закупке в Directum RX, руководство подписывает их с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи.

Пользователи обмениваются с контрагентами счетами, счетами-фактурами, УПД, актами сверки с помощью межкорпоративного электронного документооборота. Благодаря интеграции с Диадок сотрудники отправляют неформализованные документы прямо из интерфейса Directum RX. Рассмотрение, согласование и подписание документов от подрядчиков также проходит в цифровом виде.

Результаты проекта и планы

Сквозная цифровизация повысила эффективность делопроизводства и управления закупками:

• документы от страховых и медицинских организаций заносятся в отдельный реестр,
• интеллектуальные сервисы ускорили обработку входящей корреспонденции;
• повысилась прозрачность процесса закупок;
• в 2 раза увеличилась скорость согласования закупок;
• сотрудники стали эффективнее выполнять задачи.

 

«Directum RX перевел часть бизнес-процессов нашего центра в структурированный вид, облегчил работу с входящими письмами, заявками и договорами. Мы можем контролировать движение документов на любом этапе и отслеживать сроки выполнения поручений.

Разработчики учли наши пожелания и реализовали их. Команда внедрения всегда была на связи и быстро корректировала процесс.

Новая система цифровизировала работу административно-управленческого персонала, облегчила ознакомление с документами и снизила количество бумажного документооборота.

Техподдержка Гарант-Чебоксары оперативно реагирует на инциденты, позволяя не прерывать работу. Мы планируем продолжить сотрудничество и повысить эффективность других бизнес-процессов с помощью системы».

Аранович Анастасия Евгеньевна заместитель главного врача по правовой, кадровой работе и связям с общественностью ФЦТОЭ

В планах центра внедрить Agile-доски для эффективного планирования проектных работ (поставки медицинской техники, строительства нового корпуса) и увеличить охват процессов на базе Directum.

Исполнитель

Компания «Гарант-Чебоксары» более 25 лет специализируется на автоматизации бизнес-процессов и консалтинговой поддержке бизнеса, органов власти и госучреждений. С 2007 года партнёр Directum реализовал множество проектов внедрения на региональном и федеральном уровнях.